a4. Parámetros generales

Apertura de terceros

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Los terceros son todas aquellas compañías o personas naturales con las cuales la empresa registra transacciones comerciales y otro tipo de operaciones como las realizadas con fondos de salud, pensión, entidades financieras, entre otras.

Para ingresar a crear terceros puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Contabilidad – Administración de terceros – Apertura de terceros.

Para crear el tercero, diligencias los siguientes datos:

  • Nit: código de identificación tributaria, se digita sin puntos ni caracteres especiales y sin el digito de verificación.

Importante: si ingresas el NIT de un empleado, te genera mensaje indicando que la información básica del empleado no se puede modificar por esta opción, debes ir al catálogo de empleados.

  • Maneja sucursales / sucursal: seleccionas si este NIT maneja facturación por sedes (mismo NIT, con diferentes direcciones). 
  • Tipo: se escoge el tipo de documento del tercero.  

  • Digito de verificación: el sistema lo calcula automáticamente.

Importante: para aquellos terceros que están marcados como empleados no se permite el manejo de sucursales, esto con el fin que no afecte los procesos de nómina y generación de la planilla. Si lo llegas a marcar, genera el siguiente mensaje:

  • Nombre: razón social o nombre del tercero. Puedes ingresar en el nombre hasta 150 caracteres.

A partir que digitas el Nit, puedes acceder a consultar los movimientos del tercero, así como también el balance por cuenta.

Movimiento: cuando das clic en el link de movimiento, se mostrará la cuenta, comprobante, fecha, descripción, centro de costos, si el movimiento es débito o crédito (D/C) y el valor. Puedes dar en el botón finalizar, la tecla Esc, o el ícono , puedes salir del informe y continuar la navegación del tercero.

Balance por cuenta: en el link de balance por cuenta te mostrará la información de los saldos débito y crédito, nuevo saldo y los totales. Con la tecla Esc o el ícono  o botón finalizar, puedes salir del informe y continuar con los parámetros del tercero. 

A continuación se habilita una nueva ventana, donde seleccionas:

  • Datos de información exógena: esta ventana tiene como finalidad registrar datos esenciales de los terceros los cuales se reflejarán en el archivo de presentación con la información medios magnéticos y está compuesta por los siguientes datos:
    • Razón Social: aplica únicamente para personas jurídicas.
    • Persona Natural: cuando es una persona natural y se habilitan los campos: Nombre 1 – Nombre 2 – Apellido 1 – Apellido 2, estos campos se diligencian, son obligatorios el Nombre 1 y el Apellido 1.

    • Número de identificación del extranjero: permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior.
    • Código identificación fiscal: solo se habilita si se ha seleccionado el campo anterior, es necesario digitar el número del registro fiscal del país de residencia o domicilio del tercero.
  • Nombre comercial: campo que llenas, solicitado en facturación electrónica.
  • Contacto: se puede agregar la persona con la que se tiene contacto principal en la empresa que se crea. El sistema trae por defecto el nombre del tercero.
  • Tipo de empresa: tiene como objetivo marcar los terceros que son exentos de IVA.

A continuación, te solicita los datos básicos del tercero:

  • Dirección – País – Ciudad – Teléfonos – Teléfono Celular: datos importantes que el sistema solicita para reportarlos en el archivo que contiene la información para la DIAN de Medios Magnéticos.
  • Fax – A.A. – Sexo – cumpleaños.
  • Tipo de Persona: el sistema lo toma de la marcación que se hizo en los datos de información exógena.
  • E-mail: campo también obligatorio para facturación electrónica.
  • Clasificación: se marca que clasificación tiene el tercero, si es C – Cliente, P – proveedor, O – Otros.

Si se tiene marcación de manejo de múltiples retenciones, se habilita la siguiente ventana:

  • Tarifas de Rteiva y Reteica.

Para todos los terceros habilita una nueva ventana para datos de facturación electrónica:

El código postal no es obligatorio, pero si lo quieres colocar puedes dar clic en el link “Ver códigos postales” y te lleva a la página donde lo puedes buscar.

Seguidamente al marcar en responsabilidades fiscales, se abre una nueva ventana donde puedes seleccionar.

Después al marcar tributos, otra ventana para seleccionar.

En caso de haber marcado en clasificación: C- cliente, pide datos adicionales como:

Clientes

Es una persona natural o jurídica que adquiere un producto o servicio, al momento de la creación en Siigo el sistema solicita datos adicionales de comercialización, entre los más importantes se encuentran:

  • Cupo de crédito: este parámetro te permite controlar no vender por encima de un monto establecido.
  • Lista de precio: es posible seleccionar entre 1 y 12 de las listas de precios vigentes en el catálogo de productos, o asignar el número 13 para que el sistema muestre todas las listas de precios definidas para el producto al momento de facturar. Lo puedes buscar con el ícono .

  • Forma de pago: seleccionas la forma que corresponda de las previamente creadas en el sistema (Contado – Crédito, Anticipos, entre otros).
  • Calificación: característica que se asigna de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial del tercero. Ejemplo: Excelente – Bueno – Regular y Malo. Si en el momento de crear al cliente no se tiene creada la calificación o se desea crear una nueva, se puede colocar el código y el sistema genera un mensaje y desde allí se puede crear:

        También se puede crear este parámetro por el módulo de Gestión de Recaudo.

  • Clasificación: tipo de contribuyente fiscal de la empresa (Gran contribuyente, régimen común, régimen simplificado, entre otros).
  • Actividad económica: corresponde al código de actividad de industria y comercio (ICA) que tiene asignada el tercero.

Importante: en Siigo es obligatorio crear un vendedor y un cobrador como principal.

  • Vendedor – Cobrador: es necesario asignar el código de un vendedor y de un cobrador para cada uno de los clientes.
  • Descuento en ventas: digitas el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente.
  • Período de pago: corresponde al número de días en el cual el cliente normalmente realizara sus pagos, permite al momento de elaborar la factura de venta el sistema calcule las fechas de pago.

Proveedores

En esta clasificación se encuentran los mismos datos que en la categoría clientes y como campo adicional:

  • Información bancaria: afecta directamente el módulo de tesorería para realizar pago a proveedores por transferencia electrónica. Al marcar este campo el sistema solicita datos adicionales de la entidad financiera y de la cuenta en la cual es posible realizar el pago al proveedor.

Importante: La apertura de terceros, se puede repasar cuentas veces desee y actualizar la información de ser necesario. Con el botón , al realizar en cualquier campo una modificación, permite grabar sin tener que repasar todo el catálogo.

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28 Comments
  • VALENTINA says:

    Hola como puedo editar el NIT de un tercero que quedo mal creado?

    6 junio, 2022 at 10:41 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Valentina, ingresa por la creación del tercero y repasas los datos, todos se pueden modificar, el único que no se deja modificar es el Nit, si ese fue el que te quedo con error, puedes crear el nuevo tercero y si no tiene movimiento, borras el tercero que estaba mal. Si ya tiene movimiento, puedes utilizar el proceso mantenimiento de terceros que te pasa toda la información al nuevo nit corregido.

      6 junio, 2022 at 3:07 pm
      • Valentina says:

        Hola intenté modificarla pero me sale esta ventanita “No se puede realizar mantenimiento con este tipo de comprobante ya que es electrónico”. No puedo enviar esas facturas así… el cliente no me las recibe por que el NIT tiene un número de más… no hay forma de editar el NIT manualmente?

        17 junio, 2022 at 4:39 pm
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Valentina, el número del Nit no se puede modificar, tendrías que crear el nuevo Nit, hacer una nota crédito para eliminar esa factura que tiene el tercero errado y realizar la nueva factura con el Nit correcto.

        21 junio, 2022 at 10:56 am
  • Cristina Montes says:

    Hola Alexandra, ¿se pueden colocar alarmas para saber cuándo le debemos pagar a los clientes o proveedores?

    26 marzo, 2022 at 10:50 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Cristina, el sistema no te genera una a alarma como tal, pero si puedes generar un informe de proyección de vencimientos de proveedores, con las fechas a vencer y así tenerlos en cuenta. También existe uno para Cartera.

      28 marzo, 2022 at 8:08 am
  • Oriana says:

    Como registro los datos de la empresa en Siigo. Por que intente generar un certificado de retención de ica, pero las casillas estaban vacías.

    9 marzo, 2022 at 2:22 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Oriana, lo primero que debes verificar es que el cálculo de los impuestos sea automático, o sea que el sistema mismo los genere y así los lleve a los certificados. Verifica como han estado ingresando la información. Igualmente verifica nuestros instructivos de la parametrización y registro de los documentos afectando los impuestos.

      10 marzo, 2022 at 8:37 am
  • Lina says:

    Hola

    Una pregunta, y la retención en la fuente? como puedo seleccionar la retención en la fuente a practicar?

    22 febrero, 2022 at 3:39 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lina, la retención en la fuente no se le parametriza en el tercero, si es un empleado, en el módulo de nómina en el catálogo se agregan algunos campos que hacen el proceso. Si es para clientes y proveedores, esta se parametriza en las cuentas contables, puedes guiarte por el siguiente instructivo para el manejo de múltiples retenciones..

      23 febrero, 2022 at 7:26 am
  • DIANA RAMIREZ says:

    como activo un tercero que me aparece inactivo?

    1 febrero, 2022 at 11:27 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Diana, si el tercero esta inactivo, puedes ingresar por la apertura de terceros, en el módulo de contabilidad, por administración de terceros, al ingresar escribes el nit del tercero y lo repasas hasta llegar a la opción de activo y le das clic, después repasas todos los campos dando enter hasta salir de la ventana, para que quede grabado.

      1 febrero, 2022 at 12:06 pm
  • Lalys says:

    al momento de crear la cuenta del banco, el codigo interno cambia ?

    28 enero, 2022 at 11:39 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lalys, el código interno debes averiguarlo con el banco, ellos te confirman si es el mismo siempre o cambia de acuerdo tambíen a la sucursal.

      31 enero, 2022 at 9:35 am
  • RICARDO REINA says:

    Buenas tardes, si el tercero es NO RESPONSABLE DE IVA, lo que anteriormente era régimen simplificado y no tiene ninguna obligación con tributos, que casilla debo marcar para la terminación de este??? muchas gracias

    23 agosto, 2021 at 2:09 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Ricardo, en este caso puedes dejar marcada la que viene por defecto de otros, y en la de tributos, desmarcas la del iva, el sistema igual automáticamente verifica la marcación de no responsable.

      23 agosto, 2021 at 4:01 pm
  • VALENTINA says:

    Hola.
    Como se activa en clasificación la “opción no causa” por favor.
    Gracias

    20 agosto, 2021 at 12:38 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Valentina, cuando indicas opción no causa, es que no causas iva?, en este caso esta la opción no responsable de iva, pero verifica por favor si es a esto que te refieres.

      20 agosto, 2021 at 5:19 pm
  • JACKELYNE says:

    Como puedo bloquear un cliente con cartera vencida para que no se le pueda facturar a crédito pero si de contado.

    10 agosto, 2021 at 3:42 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jackeline, el sistema te permite marcar en la clave del que factura, que no venda a clientes en mora, pero lo bloquearía para cualquier venta, podrías en esa clave colocar la opción que solicite una clave diferente para autorizar la venta a ese cliente en mora, autorizar la venta cada vez que sea de contado.

      11 agosto, 2021 at 9:00 am
  • JACKELYNE says:

    PARA QUE SIRVEN LAS CASILLAS DE DIA OPTIMISTA Y DIA PESISMISTA

    10 agosto, 2021 at 3:38 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jackeline, La fecha optimista y pesimista se puede definir si se tiene instalado el modulo de Tesorería, y permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede ejecutar el recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo disponible en caja.

      11 agosto, 2021 at 8:52 am
  • Daniel says:

    Hola,
    Cómo se agregan fotografías de los clientes o los logos de las empresas creadas como terceros?
    Gracia

    17 junio, 2021 at 10:54 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Daniel, para esto debes colocar la foto del tercero en la carpeta que se llama terceros en la ruta donde tengas la carpeta de los datos: SIIWI01\IMAGENES\TERCEROS, la foto debe estar en formato BMP, y el nombre de la imagen se compone de 15 dígitos, dos para la moneda y trece para el nit del tercero sin digito de verificación, si no maneja moneda extranjera debe ir con ceros.

      18 junio, 2021 at 10:37 am
  • DANIEL says:

    Hola,
    Por favor, me pueden explicar como se agregan varios correos electrónicos a un cliente.
    Gracias.

    27 mayo, 2021 at 5:59 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Daniel, en el catalogo de los terceros solo existe un campo para el correo, podrías agregar otro de manera informativa en el campo de observaciones.

      28 mayo, 2021 at 8:37 am
  • kevin charfuelan riascos says:

    que hacer cuando se borran los terceros y no habilita esa opcion para escoger entre proveedores y clientes

    23 abril, 2021 at 6:11 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Kevin, primero por favor me confirmas como estas borrando los terceros, para poder identificar porque no te habilita o donde no te habilita la opción, porque los terceros si no tienen movimiento te los deja borrar pero te toca uno por uno desde la apertura. Y allí puedes que tipo son.

      26 abril, 2021 at 9:44 am