c5. Parámetros generales

Apertura de terceros

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Los terceros son todas aquellas empresas o personas naturales con los cuales la empresa registra transacciones comerciales y otro tipo de operaciones como las realizadas con fondos de salud, pensión, entidades financieras, entre otras.

Para ingresar a crear terceros puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura de Terceros.

Al ingresar para crear el tercero, diligencias los siguientes datos:

  • Nit: código de identificación tributaria, se digita sin puntos, ni caracteres especiales y sin el digito de verificación.
  • Maneja sucursales / sucursal: seleccionas si este NIT maneja facturación por sedes (Mismo NIT, con diferentes direcciones). 
  • Tipo: se escoge el tipo de documento del Tercero.  
  • Digito de verificación: el sistema lo calcula automáticamente.

Importante: para aquellos terceros que están marcados como empleados no se permite el manejo de sucursales, esto con el fin que no le afecte los procesos de nómina y generación de la planilla. Si lo llegas a marcar, genera el siguiente mensaje:

  • Nombre: razón social o nombre del tercero.

A partir que digitas el Nit, puedes acceder a consultar los movimientos del tercero, así como también el balance por cuenta.

Movimiento: cuando das clic en el link de movimiento, se mostrará la cuenta, comprobante, fecha, descripción, centro de costos, si el movimiento es debito o crédito (D/C) y el valor. Puedes dar en el botón Finalizar, la tecla Esc, o el icono  puedes salir del informe y continuar la navegación del tercero.

Balance por cuenta: al dar clic en el link de balance por cuenta y se mostrará la cuenta, descripción, centro de costos, saldo anterior, debito, crédito, nuevo saldo y los totales. con la tecla Esc, el icono  o botón finalizar, puedes salir del informe y continuar con los parámetros del tercero. 

Después de digitar el Nit del tercero, al dar enter se habilita una nueva ventana, donde debes seleccionar:

  • Datos de información exógena: esta ventana tiene como finalidad registrar datos esenciales de los terceros los cuales se reflejarán en el archivo de presentación con la información medios magnéticos y está compuesta por los siguientes datos:
    • Razón Social: aplica únicamente para personas jurídicas.
    • Persona Natural: cuando es una persona natural y se habilitan los campos: Nombre 1 – Nombre 2 – Apellido 1 – Apellido 2, estos campos se diligencian, son obligatorios el Nombre 1 y el Apellido 1.
    • Número de Identificación del Extranjero: Permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior.
    • Código Identificación fiscal: Solo se habilita si se ha seleccionado el campo anterior, es necesario digitar el número del registro fiscal del país de residencia o domicilio del tercero.

  • Nombre comercial: campo que se debe llenar, solicitado en Facturación electrónica.
  • Contacto: se puede agregar la persona con la que se tiene contacto principal en la empresa que se crea. El sistema trae por defecto el nombre del tercero.
  • Tipo de empresa: tiene como objetivo marcar los terceros que son exentos de IVA.

A continuación, te solicita los datos básicos del Tercero:

  • Dirección – País – Ciudad – Teléfonos – Teléfono Celular: Datos importantes que el sistema solicita para reportarlos en el archivo que contiene la información para la DIAN de Medios Magnéticos.
  • Fax – A.A. – Sexo – cumpleaños.
  • Tipo de Persona: el sistema lo toma de la marcación que se hizo en los datos de información exógena.
  • E-mail: campo también obligatorio para facturación electrónica.
  • Clasificación: Se debe marcar que Clasificación tiene el tercero, si es C – Cliente, P – proveedor, O – Otros.

Si se tiene marcación de manejo de múltiples retenciones, se habilita la siguiente ventana:

  • Tarifas de Rteiva y Reteica.

Para todos los terceros habilita una nueva ventana para datos de Facturación Electrónica:

El código postal no es obligatorio, pero si lo quieres colocar puedes dar clic en el link “Ver códigos postales” y te lleva a la página donde lo puedes buscar.

Seguidamente al marcar en responsabilidades fiscales, se abre una nueva ventana donde puedes seleccionar.

Después al marcar tributos, otra ventana para seleccionar.

En caso de haber marcado en clasificación: C- cliente, pide datos adicionales como:

Clientes

Es una persona natural o jurídica que adquiere un producto o servicio, al momento de la creación en Siigo el sistema solicita datos adicionales de comercialización, entre los más importantes se encuentran:

  • Cupo de crédito: este parámetro te permite controlar no vender por encima de un monto establecido.
  • Lista de precio: es posible seleccionar entre 1 y 12 de las listas de precios vigentes en el catálogo de productos, o asignar el número 13 para que el sistema muestre todas las listas de precios definidas para el producto al momento de facturar.
  • Forma de pago: seleccionas la forma que corresponda de las previamente creadas en el sistema (Contado – Crédito, Anticipos, entre otros).
  • Calificación: característica que se asigna de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial del tercero. Ejemplo: Excelente – Bueno – Regular y Malo. Si en el momento de crear al cliente no se tiene creada la calificación o se desea crear una nueva, se puede colocar el código y el sistema genera un mensaje y desde allí se puede crear:

        También se puede crear este parámetro por el módulo de Gestión de Recaudo.

  • Clasificación: tipo de contribuyente fiscal de la empresa (Gran contribuyente, régimen común, régimen simplificado, entre otros).
  • Actividad económica: corresponde al código de actividad de industria y comercio (ICA) que tiene asignada el tercero.

Importante: en Siigo es obligatorio crear un vendedor y un cobrador como principal.

  • Vendedor – Cobrador: es necesario asignar el código de un vendedor y de un cobrador para cada uno de los clientes.
  • Descuento en ventas: digitas el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente.
  • Período de pago: corresponde al número de días en el cual el cliente normalmente realizara sus pagos, permite al momento de elaborar la factura de venta el sistema calcule las fechas de pago.

Proveedores

En esta clasificación se encuentran los mismos datos que en la categoría clientes y como campo adicional:

  • Información bancaria: Afecta directamente el módulo de tesorería para realizar pago a proveedores por transferencia electrónica. Al marcar este campo el sistema solicita datos adicionales de la entidad financiera y de la cuenta en la cual es posible realizar el pago al proveedor.

Importante: La apertura de terceros, se puede repasar cuentas veces desee y actualizar la información de ser necesario. Con el botón , al realizar en cualquier campo una modificación, permite grabar sin tener que repasar todo el catálogo.

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2 Comments
  • kevin charfuelan riascos says:

    que hacer cuando se borran los terceros y no habilita esa opcion para escoger entre proveedores y clientes

    23 abril, 2021 at 6:11 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Kevin, primero por favor me confirmas como estas borrando los terceros, para poder identificar porque no te habilita o donde no te habilita la opción, porque los terceros si no tienen movimiento te los deja borrar pero te toca uno por uno desde la apertura. Y allí puedes que tipo son.

      26 abril, 2021 at 9:44 am