b1. Otros procesos de facturación electrónica

A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.

Las empresas de transporte reportarán la expedición de la factura electrónica de carga a través del sistema de información Registro Nacional de Despachos de Carga – RDNC, y de acuerdo con la normatividad del Ministerio de Transporte, para la factura electrónica, los usuarios identificados con actividad económica 4923 “Transporte de carga por carretera”, adicional a los datos necesarios para la facturación electrónica, deben enviar los datos correspondientes al flete, como son:

1. Número de radicado remesa
2. Número de remesa
3. Cantidad transportada
4. Unidad de medida
5. Valor flete
6. Tipo de servicio

Para elaborar una factura de venta electrónica para transporte de carga, es necesario tener en cuenta:

1. Registro de control: en el registro de control, verificas que esté marcado manejo de retención de ICA, y el código de actividad 4923 “Transporte de carga por carretera”.

2. Apertura de terceros: en la creación de los terceros, marcas en el campo de retención de Ica, que aplica retención de ICA en facturas de venta/devolución de venta.

3. Elaboración e impresión de los documentos: después de realizadas estas marcaciones, el sistema te mostrará el campo para ingresar la información necesaria, al realizar el documento electrónico.

Vas por la ruta: Documentos electrónicos – Facturación electrónica – Elabora tu factura de venta electrónica

Importante: al ingresar, si tu resolución de la DIAN está por vencer, el sistema te comienza a mostrar el mensaje informativo con 10 días de anticipación e iniciará un conteo regresivo hasta 0 días.

Si la resolución no se actualiza y se vence, te muestra el mensaje que la fecha está fuera del rango de la numeración autorizada y no te deja continuar:

Al ingresar el NIT del tercero, el sistema realiza la validación si tiene la marcación de aplicar retención de ICA en factura de venta. Si no la tiene, genera un mensaje, indicando que no tiene la marca, pero desde aquí se puede realizar la marcación:

Continuas el proceso de elaboración de la factura como lo venías realizando y al seleccionar los productos, puedes utilizar la función F7 para cambiar la selección de código de producto, a referencia, código de barras, o por cuenta, después de ingresar los cargos y descuentos el sistema te abrirá una nueva ventana:

Esta ventana aparecerá después de diligenciar los descuentos y cargos de cada ítem registrado, o sea que cada vez que se llame un ítem, podrás diligenciar los datos solicitados por el Anexo técnico Versión 1.8; y tienes la posibilidad de dejar dichos campos en blanco y aun así poder proseguir con la facturación electrónica.

Importante: estos datos no se verán impresos en la representación gráfica, ya que solo estarán presentes en el XML para efectos de la DIAN.

4. Interface desde Excel 

Si vas a subir en forma masiva las facturas electrónicas de venta cuando manejas información del sector transporte, puedes generar la plantilla para la importación desde Excel. tanto en el modelo general como en el modelo básico, donde encuentra las columnas necesarias para la creación de la factura de venta como son: 

• Número de radicado de aceptación de la remesa
• Número de remesa
• Cantidad transportada
• Unidad de medida
• Valor flete
• Tipo servicio

Esto lo realizas por la ruta: Interfaces – Importaciones desde Excel – Movimiento Contable – Generar modelo para importar movimiento Contable.- Modelo General seleccionando el campo. 

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