b1. Otros procesos de facturación electrónica

Facturación electrónica con AIU por producto

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A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.

Para el manejo de facturación electrónica con el manejo del A.I.U, es necesario definir previamente algunos parámetros, los cuales se describen a continuación:

1. Registro de Control:

Allí es necesario marcar la casilla llamada “Maneja AIU“.

Importante: para que el sistema tome los cambios realizados se recomienda terminar de repasar todos los datos del registro de control, salir e ingresar nuevamente al programa.   

2. Catálogo de cuentas contables:

Luego es necesario ingresar a la apertura de las cuentas contables de ventas y devoluciones en ventas que se encuentran relacionadas en las líneas y grupos de inventarios marcadas como servicios y allí seleccionar la casilla “Maneja AIU” al igual que completar algunos datos complementarios que el sistema solicita.

El detalle de esta información se describe a continuación:

  • Maneja AIU: esta marcación aplica para las cuentas contables de ventas y devolución en ventas utilizadas en la elaboración de la factura de venta electrónica (Documento Tipo F) y la nota crédito electrónica (Documento Tipo J) y que serán tomadas como base para liquidar el porcentaje de A.I.U
  • Porcentaje base para IVA, Retefuente y Autorrenta: asignar los porcentajes que se tomaran como base sobre el valor de la venta por ítem para que posteriormente esta sea la base del cálculo.

Importante: los porcentajes que aquí se digitan son sugeridos y al momento de elaborar el documento este número se puede modificar.

  • Cuenta IVA: digita o haz la búsqueda de la cuenta contable en la cual se va a contabilizar el valor de este impuesto AIU, debe ser una cuenta diferente a la del IVA que es utilizada normalmente; esta cuenta al momento de su creación debe:

* Estar marcada como SI TERCERO

* Tener la marca de CUENTA DE IVA con su respectivo porcentaje.

  • Porcentaje de IVA: digitar el porcentaje de IVA a utilizar sobre la venta o devolución.

Una vez se definan los parámetros es posible elaborar documentos electrónicos con el manejo del impuesto del A.I.U.

3.  Elaborar facturas de venta electrónica por producto

Para ello es necesario:

a. Ingresar por la ruta: Documentos electrónicos – Facturación electrónica – Elabora tu factura de venta electrónica

Importante: después de ya estar facturando, al ingresar, si tu resolución de la Dian está por vencer, el sistema te comienza a mostrar el mensaje informativo con 10 días de anticipación e iniciará un conteo regresivo hasta 0 días.

Si la resolución no se actualiza y se vence, te muestra el mensaje que la fecha está fuera del rango de la numeración autorizada y no te deja continuar:

b. Allí seleccionar el tipo de factura a elaborar y luego será necesario ingresar en el encabezado, los datos del cliente al cual se le va a facturar.

Importante: ten en cuenta que a partir del 2 de febrero de 2024, las facturas de venta electrónicas deben ser enviadas a la DIAN el mismo día en que se elaboran.

Después se habilita el campo denominado Order Reference / Orden de compra, el cual corresponde al número de documento que solicita el cliente para el envío de la factura, este campo es usado al vender a grandes superficies – No es obligatorio. Si no se requiere, se puede quitar la marcación en el parámetro de la factura para que no lo solicite. Si por error ingresas una información que no debe ir o la quieres cambiar, puedes utilizar el ícono  para borrarla.

 Importante: en caso de utilizar órdenes de entrega al elaborar tu factura de venta electrónica, puedes capturar hasta 5 en los campos adicionales de facturación electrónica y también los verás al momento de imprimir el documento. 

c. Al llegar a la ventana de transacciones se realiza la búsqueda del producto (servicio) a facturar, puedes utilizar la función F7 para cambiar la selección de código de producto, a referencia, código de barras, o por cuenta, el cual tiene la marcación de manejo de A.I.U. en las cuentas de ventas y devolución en ventas relacionadas en las líneas y grupos de inventario.

d. Luego el sistema habilitara una ventana emergente con el porcentaje y Base de A.I.U.

Importante: desde esta ventana el porcentaje y valor para la aplicación del A.I.U. se pueden modificar de acuerdo a las políticas y necesidades de la empresa.

e. Seguido se confirma el valor de los otros impuestos a aplicar

Ejemplo.

Se facturó un servicio por valor de $ 1.000.000 y el cálculo del IVA del 19% genera un valor de $19.000; este valor se genera del siguiente cálculo:

f. Los demás campos de la factura de venta se mantienen igual a como se elabora la factura, por lo cual el siguiente paso es terminar de ingresar las formas de pago y contabilizar la factura

g. Una vez el documento es contabilizado en el programa, será posible la impresión del mismo.

h. Al momento de dar clic sobre el ícono se realizará el envío de la factura electrónica de venta con el impuesto del A.I.U a la DIAN y al adquiriente, cumpliendo con todos los requisitos legales.

i. La contabilización de la factura quedará así:

Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviará informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.

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