c9. Parámetros de documentos

Documentos tipo J – Nota de devolución

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El documento Tipo J – Nota de Devolución lo puedes utiliza para contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en las factura de venta no electrónicas, también devoluciones de solo valores, dentro del mismo periodo contable.

Para ingresar a parametrizar este documento puedes hacer uso del buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de documentos.

Allí el sistema te despliega una ventana con todos los documentos que maneja Siigo, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su correspondiente nombre. 

Importante: es necesario que los parámetros del documento Tipo J sean iguales a los del documento Tipo F; para que al momento de elaborar una devolución el sistema afecte de manera automática las mismas cuentas contables utilizadas en la factura de venta.

En los documentos existen campos genéricos que tienen la misma funcionalidad para todos y también existen otros campos que son específicos para cada documento, entre ellos estan:

1. Campos genéricos:

  • Tipo: la letra que identifica el documento que se requiere definir.
  • Comprobante: dentro de un tipo de documento puedes definir hasta 999 diferentes con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
  • Descripción: corresponde a un nombre corto que identifica el tipo de contabilización que realizara el documento.
  • Documento inactivo: esta opción permite inhabilitar el documento para no ser visualizado al momento de elaborar documentos.
  • Desea modificar descripciones de las secuencias: te permite al momento de elaborar un documento modificar el nombre o las observaciones en cada transacción.
  • Numeración automática: seleccionas cuando la empresa requiere que al momento de grabar un documento el programa asigne el número con el cual se contabilizara el comprobante en Siigo.
  • Número de ítems: digita el número de secuencias que se pueden incluir al momento de elaborar un comprobante, Siigo máximo permite incluir 250 ítems.

Importante: es necesario que los parámetros del documento tipo J sean iguales a los del documento Tipo F; para que al momento de elaborar una devolución el sistema afecte de manera automática las mismas cuentas contables utilizadas en la factura de venta.

  • Tipo de impresión: combo que te permite seleccionar como requieres la impresión del documento:

  • Formato para la impresión: este campo solo se habilita si en la anterior casilla fue seleccionado el formato moderno y te permite asociar en cuál de ellos se realizará la impresión.

En el botón de Configuración es posible cambiar el orden, eliminar o incluir los campos que se desean visualizar en el detalle del documento.

  • Título: digitas el nombre del documento el cual se visualizará al momento de realizar la impresión.
  • Utiliza cantidades de producto con dos decimales – Utiliza precio unitario con dos decimales: al seleccionar estas opciones el sistema imprime en cantidades y/o valores dos decimales de lo contrario imprimirá cinco decimales.

2. Campos específicos

En el documento Tipo J – Nota de devolución se habilitan los siguientes campos específicos:

  • Solicita motivo de devolución: marcas este campo si se requiere que en el momento de elaborar el documento que causa la devolución de la venta el sistema solicite incluir la razón por la cual el cliente está realizando la devolución de la mercancía, esto permite generar en el módulo de ventas un informe detallando por cada motivo los documentos Tipo C y Tipo J que utilizaron este campo.

  • Actualiza inventario: seleccionas la casilla para que al momento de elaborar una devolución a una factura se cargan las unidades de productos devueltos en el inventario.
  • Cuentas retención de IVA: aplica para la contabilización del IVA a régimen simplificado.
  • Cargos y Descuentos: en cada columna se pueden incluir hasta tres conceptos, es de aclarar que Siigo realiza en forma correcta el cálculo de Retención en la Fuente cuando la cuenta contable se asigna en el tercer descuento y de igual forma para el impuesto a las ventas (IVA) la cuenta contable es necesario que se encuentre en el tercer cargo.

  • Cuentas Autorretención: el sistema habilita la ventana para incluir las cuentas débito y crédito para la contabilización de la autorretención en renta y del CREE (Decreto 2201), esta ventana únicamente se habilita si en los parámetros del registro de control se marcó el uso de estas autorretenciones.

Después de configurado el documento y si deseas crear uno nuevo con las mismas características, puedes realizarlo desde el botón . El sistema sugiere el siguiente consecutivo, sin embargo, con la lupa puedes visualizar el número al cual se desea copiar y que no que no este parametrizado. Si seleccionas un comprobante existente, genera un mensaje de advertencia “Documento ya existe”

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