Para cumplir con la normatividad colombiana se ha implementado el cálculo de las vacaciones consolidadas en la nómina electrónica y RRHH, permitiendo que puedas enviar las vacaciones consolidadas al final del año y así la empresa logre generar el descuento en impuesto de renta.
¿Qué normatividad sustenta el reporte de las vacaciones consolidadas en la nómina electrónica?
En los oficios No 912416 de 2021, 901476 de 2022 y 100202208-08 de 2022 se reitera que la razón de ser de la nómina electrónica es el soportar los costos, deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el IVA por parte de los contribuyentes de renta. Para los obligados a llevar contabilidad se reitera que está sujeto al pago o abono en cuenta en concordancia con lo establecido en los artículos 59 y 105 del estatuto tributario, por tanto, son los valores devengados los que deben incluirse en la nómina electrónica desde el momento en que se da el abono en cuenta o el pago por tales conceptos, lo que ocurra primero.
Las vacaciones, al ser una retribución que se deriva de una relación laboral, legal o reglamentaria, se deben reportar como una obligación consolidada cuando surge el derecho a tomarlas como deducibles, aun cuando no se hayan pagado. Consolidación que ocurre de manera anual independientemente de las provisiones contables que se efectúan mensualmente. Puedes ver el oficio de la DIAN en el siguiente link: Compilación Jurídica de la DIAN – Oficio 901476 de 2022 DIAN.
¿Qué cálculos se realizan en el sistema?
El primer cálculo realizado es el que corresponde al número de días pendientes de vacaciones, y el segundo realizado es valor de las vacaciones; estos se realizan de siguiente manera:
- Cálculo del número de días trabajados:
La fecha de ingreso se compara con el 31 de diciembre del año a reportar. Se calculan los días a los que tiene derecho de vacaciones. Se restan los días que ha tomado de vacaciones. Si la diferencia es mayor a 15, se deja 15 como total de días. Esta información el sistema la busca en el libro de vacaciones, que se encuentra en la ruta: Recursos humanos – Históricos – Libro de vacaciones.
- Cálculo a reportar:
Se toma el primer concepto marcado en liquidación como vacaciones en el catálogo de conceptos.
Si el concepto tiene fórmula, que es donde van todos los conceptos que hacen parte de la base a tomar, se aplica la fórmula. Esta fórmula se crea por la ruta: Nómina y RRHH electrónica – Parámetros – Catálogos – Formulación de base para conceptos.
En esta formulación agregas todos los conceptos que para tu empresa son base la liquidación de las vacaciones, ejemplo:
Si la base que calcula es cero, se toma el valor del sueldo. Si el concepto no tiene fórmula, la base es el sueldo. Valor a reportar = base / 30 * número de días calculados.
¿Qué cambios podrás notar en la presentación de la Nómina electrónica?
En la grilla de envío de nómina electrónica, el valor de las vacaciones consolidadas se muestra en la columna de ingresos.
En el informe de nómina electrónica, el valor se muestra como ingreso. Si no hay concepto de nómina asociado al concepto 21 de la DIAN, no se muestra en la descripción, pero si existe el concepto se mostraría.
