c7. Nómina y RRHH electrónica

Creación tablas de formulación – Nómina y RRHH

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La formulación de bases nos permite definir la base que aplicara a los conceptos que requieren de una formulación especial y/o se desee tomar una diferente al sueldo del empleado, mediante la operación de distintas variables, como conceptos, valores, o constantes, cuando así se requiere.

Los conceptos que se formulan, generalmente, son aquellos en los cuales, para su cálculo, se debe tener en cuenta más de una variable aparte del sueldo (Aporte de Salud, Pensión, Prima de Servicios, Cesantías, etc.) las cuales en su sumatoria dan como resultado un valor base para la liquidación del mismo. (Base para liquidación salud pensión: sumatoria de salario + horas extras + recargos + vacaciones, etc.).

A través de esta opción, podrás parametrizar una serie de tablas que posteriormente serán asociadas al concepto de nómina. Vas por la Ruta: Nómina y RRHH electrónica – Parámetros – Catálogos – Formulación bases para conceptos.

1. Formulación

Para formular una base se incluyen todos los conceptos que se desean aplicar, en el caso de primas, Cesantías, seguridad social, etc., se relacionan todos los conceptos que son base salarial relacionados entres si por un operador.

Para la creación de las tablas para conceptos, el sistema solicitará la siguiente Información:

  • Tabla: código con el cual se identifica la tabla. El sistema permite crear hasta 999 tablas de conceptos.
  • Comentarios: observaciones que identifican la tabla que se está creando.
  • Porcentaje: el porcentaje que se adiciona en este campo es aplicado al valor del cálculo obtenido en la formulación base. Más adelante se explica en más detalle.
  • Ítems de la Tabla: en esta parte de la pantalla el sistema te permite adicionar cada uno de los conceptos o variables a tener en cuenta para hallar el valor de la base. 

    • Tipo: tipo de variable que se va a usar para la formulación, en esta se pueden manejar los siguientes:

      • Conceptos: hace referencia a un concepto de Nómina en un tiempo determinado.
      • Operador: se escoge de acuerdo a la operación que se requiere utilizar.
      • Valor: permite escribir un valor para ser tomado directamente como base.
      • Constante: relaciona en la formulación una constante grabada en un catálogo, a continuación, se relaciona la descripción de las constantes posibles. 
      • Operador: te permite ligar los conceptos o las variables utilizadas en el tipo de formulación, sumando (+) o restando (-), en la aplicación del operador el sistema no tiene en cuenta la naturaleza contable del concepto (Ingreso o deducción) que se desea sumar o restar, por consiguiente, el sistema no válida la naturaleza del valor.    
  • Porcentaje: aplicación de un porcentaje al ÍTEM el cual se está formulando.
  • Cálculo: puedes asociar o definir el cálculo sobre el cual aplique el concepto o variable asignada, los tipos de cálculos existentes son:

A – Nómina actual: toma el valor del concepto en la nómina que se esté trabajando. 

B – Mes actual: toma el valor del concepto en la nómina que se está trabajando y adiciona el valor del mismo en los acumulados del mes activo (mes de la nómina).

C – Acumulado de meses: son los valores del concepto en los diferentes meses que se definan en el rango. 

D – Acumulado año actual: valor del concepto en los períodos corridos hasta un mes posterior a la fecha de corte (si se liquida en junio tomará desde mayo hacia atrás).

E – Acumulado año anterior: tomará los valores del concepto en los períodos generados en el año anterior. 

G – Acumulado de meses, incluido mes actual: tiene en cuenta los valores del concepto en los períodos corridos hasta la fecha de corte, incluyendo la nómina que se encuentra liquidando. 

H – Semestre actual: ubica el semestre actual y determinan el valor del concepto corrido en los períodos a la fecha de corte (puede ser desde enero o julio).

Después solicita:

    • Pro: Opción de promedio del concepto que se seleccionó, al dar esta marcación el sistema promediara de acuerdo al número de meses que se digite.
    • Cant: Hace referencia a la cantidad de meses que desea relacionar, a acumular y/o promediar.
    • Sal: Aplica A – Salario Fijo o Variable, F- Salario Fijo, V- Salario Variable. 

Las formulaciones son optativas, sin embargo, deben crearse tres tablas de formulación:

  • Para el cálculo de base de retención (tabla 97).
  • Base de salud y pensión (98).
  • Conceptos de pensión descontables de retefuente (tabla 99).

El sistema, por defecto, siempre leerá esas tablas en el momento de liquidar la nómina.

2. Observaciones

1. Para las tablas obligatorias, deben manejarse siempre como calculo el tipo B Mes Actual.

2. Los conceptos que tienen relación directa con estas formulaciones son Retención en la fuente, aporte salud, aporte pensión, aporte fondo de solidaridad pensional. Estos conceptos, generalmente, no se enlazan con las tablas de formulación, pues el sistema por defecto los toma, siempre y cuando el concepto tenga marcado correctamente el cálculo automático. (S-salud, P-Pensión, FSP-etc.).

3. Un concepto que no se encuentre formulado, siempre tomara como base para liquidación el valor del salario del catálogo de empleados y le aplicara la fórmula (de estar marcada en el concepto).

4. En la formulación de concepto de pensión Retención en la fuente, No se debe relacionar el concepto AFC (Aporte Fomento Construcción), pues este valor lo toma del catálogo del empleado directamente, de lo contrario, tomara este valor doble.

5. Tablas de formulación con operadores paréntesis: Se debe tener en cuenta que cuando hay varios conceptos restando en una tabla de formulación, la forma correcta de asignarlos es incluyéndolos con un paréntesis.

6. Con el fin de no tener que parametrizar las tablas de formulación para conceptos en una empresa donde se manejen los mismos códigos de conceptos de otra; se podrán copiar entre empresas dichas tablas.

7. Realizar copia de seguridad de la empresa de donde se van a copiar dichas tablas como de la empresa de donde se van a copiar los archivos.

  • Tener en cuenta que los códigos de los conceptos deben ser iguales en ambas empresas.
  • De la carpeta SIIWI## de la empresa de donde se desea copiar dichas tablas, seleccionar el archivo FORH y FORH.idx y copiarlo en la carpeta SIIWI## de la empresa donde se desean ver reflejadas las tablas de formulación para conceptos.

8. Para la liquidación de Cesantías, se utilizan todos aquellos conceptos que se tendrán en cuenta para generar la base de liquidación de las Cesantías. Para ello se debe crear la formulación indicando el tipo de cálculo D – Acumulado del año actual, cantidad 12 y debe ir marcado el check de promedio.

9. La base se calcula sobre el concepto que se usa para Cesantías y a partir de esta se calcula el interés de Cesantías, por esta razón no necesita formularse el concepto de Intereses de Cesantías.

10. Para el caso de la prima de servicios, se debe crear la formulación con cada uno de los conceptos que hacen base para calcular prima, indicando que acumule seis (6) meses con el tipo de cálculo H- Sem Actual, pero no se promedia, ya que este tipo de cálculo promedia internamente y si se marca esta opción promediará diferente el cual tomara el acumulado de los  meses seleccionados más el mes actual.

11. Para generar la Proyección de Primas, debes crear una tabla de formulación donde se asocie los ítems Tipo Constante B-Sueldo Empleado Día y D- Subsidio Transporte Día con Cantidad (1).

12. Para Vacaciones, en esta tabla vamos a incluir todos los conceptos que hacen base para este cálculo, teniendo en cuenta no incluir conceptos que afecten días. Y se recomienda que el concepto de salario, vaya como una constante. Los demás conceptos con cálculo G-Acum mes IMA, promedio 12 meses.

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10 Comments
  • LIZHET says:

    CUANDO DE SEALIZA EL PROCESO DE PROVISION NO ME ESTA TENIENDO EN CUENTA EL TOTAL DEL AUXILIO DE TRANSPORTE EN LOS CASOS DE INCAPACIDAD

    30 mayo, 2023 at 2:40 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lizhet, si estás realizando el proceso de provisión, el sistema tiene en cuenta los conceptos que agregaste en la tabla de formulación y toma los valores que efectivamente se contabilizaron como pagados al empleado en cada concepto. Y efectivamente el sistema para el cálculo de incapacidades no tiene en cuenta el auxilio de transporte, lo hace proporcional a los días trabajados.

      31 mayo, 2023 at 8:48 am
  • camilo sanchez says:

    como quedaria la prametrizacion de las tablas con hay incapacidad, ya que me calcula los dias de incapacidad y me calcula el resto por el total

    11 febrero, 2023 at 2:24 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Camilo, esto depende de qué tabla estés utilizando, pero si, cuando hay incapacidad suma los valores de esta mas los días trabajados, pero si tienes la tabla con el concepto salario como constante, entonces no es necesario ingresar el concepto de incapacidad o vacaciones. Pero se puede colocar el salario como concepto y el coloca los días laborados y los días de la incapacidad.

      20 febrero, 2023 at 8:13 am
  • Sandra Zapata Mejia says:

    Buenos días, deseo saber donde encuentro una descripción mas detalla de los diferentes tipos de calculos que se manejan en las tablas de formulacion y para que sirve cada uno de ellos. Gracias

    1 marzo, 2022 at 10:42 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Sandra, en la guía que estas revisando, esta la información de los campos que tiene la funcionalidad de las tablas de formulación. de acuerdo a esos parámetros el sistema realiza los cálculos.

      3 marzo, 2022 at 8:37 am
      • camilo sanchez says:

        las señora consulta es por saber qeu valor toma los diferentes tipo de calculo, A: mes actua, B: nomina actual a eso hace referecia

        11 febrero, 2023 at 3:39 pm
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Camilo, de acuerdo a esa marcación, toma los valores, ejemplo A – nómina actual, toma los valores del concepto en esa nómina que se está liquidando, B- Mes actual, los valores del concepto en la nómina que se está realizando más el valor de los otros períodos que se hayan liquidado en el mes en que se está trabajando. Agradecemos tu comentario, ya se actualizó esta información en la guía.

        20 febrero, 2023 at 9:21 am
  • Alix Serrano says:

    Seria conveniente con ejemplos aclarar que hace cada tipo de calculo en la tabla.
    Gracias.

    26 enero, 2021 at 2:08 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Alix, gracias por ver nuestros contenidos y tendremos en cuenta tu sugerencia para mejorar, muchas gracias. Feliz tarde.

      26 enero, 2021 at 4:14 pm