c5. Parámetros generales

Apertura de cuentas contables

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Las cuentas contables contienen la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de operación y de Orden.

En Siigo el catálogo de cuentas representa el eje principal de la información de todos los módulos que la componen.

Para crear cuentas contables es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad – Administración de cuentas contables – Apertura de cuentas contables.

Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

  • Grupo – Cuenta – Subcuenta: Códigos acorde con las normas contables de acuerdo al Decreto 2650 de 1993.
  • Auxiliar y Sub – auxiliar: Se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía.

Desde esta apertura de cuentas se pueda consultar diferentes informes de la cuenta, después de dar enter en el último nivel en que se tenga configurada la cuenta contable, se mostrarán los informes de: Movimiento, Balance de prueba, Terceros, Balance centro de costo y presupuesto.

Movimiento:  al dar clic en el link de movimiento  se mostrara el código de la cuenta, nombre, saldo anterior y el detalle de cada uno de los movimientos de la cuenta. damos Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.

Balance de prueba: cuando das clic, en el link balance de prueba, se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los meses del movimiento de la cuenta. das Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.

Terceros: al dar clic en el link terceros y se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los terceros del movimiento de la cuenta. Al dar Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.

Balance centro de costo: Cuando das clic, en el link balance centro de costo se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los meses del movimiento de la cuenta y el centro de costo. Puedes dar Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.

Presupuesto: Cuando das clic, en el link presupuesto se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los meses que se presupuestaron de la cuenta y el centro de costo. al dar Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.

Enlace con otros módulos

  • Inventario: El sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de líneas y grupos de inventarios.
  • Activo: El sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de grupos de activos.
  • Aplica como diferencia NIIF: Todas las cuentas que vayas a manejar para contabilizar las estimaciones que realices en NIIF debes marcarla.

  • Detalles: (No detalla – Por cobrar – Por pagar). El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es elaborar documentos cruce (Factura de venta, Recibo de caja – Factura de compra y Comprobante de egreso; al igual que generar listados en los módulos de Cartera y Cuentas por pagar detallando los valores por cada tercero.
  • Módulo de Cuentas por Cobrar:

  • Módulo de Cuentas por Pagar:

  • Terceros: (Si tercero – Retención – No Tercero).

El efecto de marcar una cuenta con estas características es:

  • Si tercero: Permite que la contabilización de valores se pueda discriminar por cada tercero (Cliente –  Proveedor – Otro).
  • Retención: Permite generar los certificados de retención y las bases para los mismos, de igual forma al tener esta marcación en la parte final de la pantalla el sistema solicita el porcentaje de retención.
  • No tercero: Cuando no se requiere ningún tipo de enlace.
  • Centros de costos: Permite generar informes financieros por cada uno de los centros de costos que maneja la empresa siempre y cuando todas las cuentas que se tengan creadas posean esta marcación.
  • Cuenta de reteiva: Se realiza esta marcación para aquellas cuentas que contabilizaran la retención de IVA al régimen simplificado (IVA teórico).
  • Ajustable: Realizar esta marcación en los casos de cuentas contables no monetarias que son ajustables por inflación.

Importante: recordar que los ajustes por inflación fueron derogados en Colombia a partir de enero de 2007.

  • Moneda extranjera / Desea ajustar extranjera: Marcar estos campos si la empresa registra transacciones en moneda diferente a la local, este detalle se realiza sobre cada una de las cuentas que requieren esta contabilización.
  • Tipo de cuenta: Permite registrar la clasificación de la cuenta contable dada a nivel normativo
  • Naturaleza: Esta información se presenta a nivel normativo, donde cita que las cuentas pueden ser de naturaleza débito o crédito

  • Es cuenta de IVA: Esta marcación permite que al momento de elaborar facturas de ventas con cuentas contables no marcadas como inventarios, el sistema sugiera un porcentaje de IVA en el tercer cargo. Si la cuenta utilizada se encuentra asociada a una tabla de inventario, el porcentaje que sugiere el programa en el tercer cargo es el porcentaje de IVA del catálogo del producto.
  • Cuenta de bancos: Esta marcación de realiza a las cuentas contables de Bancos en las cuales la empresa maneja sus cuentas bancarias corrientes, los datos que allí el sistema solicita corresponden a la entidad financiera.
  • Nro. cheque inicial – Nro. cheque final: En estos campos se digita el rango del número de los cheques asignado en la chequera que la entidad bancaria entrego a la empresa.

Para tener en cuenta

1. El sistema permite cambiar las características de las cuentas no solo en el año donde se realiza el cambio sino también en años anteriores, este proceso permite que la información sea consistente en todos los años. Las características que se pueden cambiar a las cuentas contables son:

  •  Auxiliar.
  •  Sub auxiliar.
  •  Tercero (Si tercero).
  •  Detalles (Por cobrar – Por pagar).
  •  Centro de costos.

2. Los aspectos más importantes al momento de cambiar estas características son:

  • Para cada una de ellas el sistema efectuara el proceso de marcación o demarcación en todos los años comenzando en la fecha en que se hace el cambio hacia atrás.
  • En todos los años donde actualmente se tenga la marcación que se indicó, el sistema respetara esa marcación y continuara con los años donde no tenga la marcación.
  • Al efectuar algún cambio en las marcaciones de las cuentas contables, el sistema mostrará un mensaje informando que el cambio afectará la información en el año en que se encuentra y los años anteriores.

3. Se incluyeron mensajes en algunas cuentas de ingresos marcadas como sujeto retención, si tratan de parametrizar alguna cuenta contable que esté vinculado en algún otro impuesto o documento.

     a. Cuenta parametrizada como retención de IVA

      b. Cuenta parametrizada como Impuesto al consumo en el documento F-001

    c. Cuenta parametrizada en la tabla de ICA por ciudad

 

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10 Comments
  • EDUARDO MONTENEGRO says:

    hola quiero cambiar el nombre de unas cuentas pero no quiero hacerlo año por año que debo hacer

    17 abril, 2021 at 10:59 am
  • Alejandra Gutiérrez says:

    Por mala creación de una cuenta contable, se necesita inhabilitar para evitar que hayan más errores en los registros. Cómo se hace el proceso?

    16 marzo, 2021 at 4:42 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Alejandra, lo primero que debes hacer es un ajuste dejando esa cuenta en cero, reclasificando el valor en la cuenta correcta, y como la cuenta tiene movimiento no se puede borrar ni hay opción de inactivarla, pero puedes por el módulo de Auditoría – Analisis financiero – Control de cuentas contables – bloqueo de cuentas a una fecha determinada, allí ingresas el código de la cuenta y le das una fecha hasta cuando va a estar bloqueada. Puedes darle uno o dos años, y después analizar si se va a volver a usar.
      También si fuerón pocos los registros, se puede ingresar al documento y modificarla por la correcta y cuando ya no tenga registros borrar esa cuenta.

      16 marzo, 2021 at 5:23 pm
  • Rosa says:

    Que pasa si yo no quiero que me marque los años anteriores pero ya se marco

    5 marzo, 2021 at 1:20 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Rosa, por la consistencia de la información el sistema siempre te va a solicitar que las cuentas conserven la misma marcación de los años anteriores y del actual en adelante. y si quieres desmarcar todos, ingresas a la creación de la cuenta y desmarcas y el lo hace para todos los años anteriores.

      8 marzo, 2021 at 10:31 am
  • Fabio says:

    Buen día. ¿Para que sirve la casilla “Caracteristica” con opciones como gravada, exenta, excluida etc.?

    16 febrero, 2021 at 9:37 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fabio, esta opción de Caracteristica se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas se vea reflejado en los informes tributarios del módulo del Auditor.

      17 febrero, 2021 at 10:29 am
  • Briony Ovalle says:

    Buenos días. Una consulta en la creación de cuentas de retenciones en la fuente a practicar a los proveedores, se debe marcar en el ítem detalla: no detalla o pagar?. En tercero se debe marcar como retención o si tercero? en característica se marca la opción ninguna?

    14 enero, 2021 at 10:48 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Briony, estas cuentas de retenciones solo se deben marcar en la opciones de terceros como de retencion, no detallan y en caracteristicas si la dejas como ninguna.

      15 enero, 2021 at 9:26 am