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Novedad de incapacidad – Nómina y RRHH

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Se debe tener en cuenta que las incapacidades por accidente de trabajo son las Únicas que por norma las asumen las Aseguradoras de Riesgos profesionales (ARL).

Para realizar la captura de novedades de incapacidades se deben realizar los siguientes pasos:

1. Se debe crear un concepto de nómina para cada una de las Incapacidades, con su respectiva formulación.

2. Luego se debe ingresar por la ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Incapacidad.

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades para los empleados activos de la compañía por concepto de Incapacidades, así mismo la consulta de las mismas.

Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se digitará el número de documento de identidad del empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el icono  o las teclas de función F2 Búsqueda alfabética (nombre) o F3 Búsqueda numérica (Numero de documento).

Así mismo, se habilita el icono (Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de incapacidades que tiene creadas el empleado seleccionado. 

Seguido en pantalla se deben digitar los datos de la información relacionada con la novedad generada; como se presenta a continuación:

  • Concepto: código del concepto por el cual se registrará la novedad en la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Incapacidades, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
  • Tipo: es el tipo de incapacidad, según la legislación laboral: Enfermedad General – Enfermedad General / Hospitalización, Licencia de Maternidad, Accidente de Trabajo / Enfermedad Profesional.
  • Centro de Costo y Grupo Contable: correspondiente a el empleado en el momento de la incapacidad.
  • Fecha Inicial: fecha a partir de la cual se genera la incapacidad.
  • Días de Incapacidad: número de días de duración de la incapacidad.
  • Fecha Final: la fecha en que termina la incapacidad, el sistema la calcula automáticamente.
  • Prórroga: indicar si es prórroga de una capacidad anterior a la que se está registrando.
  • Días Empleador: el número de días que pagara el empleador por el concepto de incapacidad.
  • Días E.P.S / A.R.P: número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S. Según la normatividad la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los tres (3) días, dato que el sistema calcula dependiendo el número de días que se asuma el empleador en la incapacidad.
  • Concepto Días E.P.S / A.R.P: permite seleccionar el concepto de incapacidad al cual se llevarán el cálculo de los días los cuales cubre el empleador.
  • Observaciones: comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba.
  • Nro. Documento: número del documento de la incapacidad. Se da ENTER y el sistema actualiza el registro de la novedad de Incapacidad.

Importante:

Para el cálculo de incapacidades de ¾ para empleados con Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) se toma: Valor del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente * 66.66% = Valor de la Incapacidad de las 3/4 partes. Por tanto, el valor diario de las 3/4 es inferior a un Salario mínimo legal vigente, por norma se debe cotizar sobre salario mínimo, no se puede hacer cotizaciones por debajo de salario mínimo a no ser que exista una novedad de ingreso o de retiro.

Cuando se tengan empleados aprendices del SENA el sistema genera el valor de la incapacidad no en base a la cuota de sostenimiento del aprendiz, sino en base al salario mínimo, generando esto que se pague más de lo que corresponde. De acuerdo a la norma, las incapacidades deben liquidarse como mínimo al SMMLV, no puede ser inferior a ese valor así sean aprendices.

 

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