Para cumplir con la normatividad colombiana se ha implementado el cálculo de las vacaciones consolidadas en la nómina electrónica Pyme, permitiendo que puedas enviar las vacaciones consolidadas al final del año y así la empresa logre generar el descuento en impuesto de renta.
¿Qué normatividad sustenta el reporte de las vacaciones consolidadas en la nómina electrónica?
En los oficios No 912416 de 2021, 901476 de 2022 y 100202208-08 de 2022 se reitera que la razón de ser de la nómina electrónica es el soportar los costos, deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el IVA por parte de los contribuyentes de renta. Para los obligados a llevar contabilidad se reitera que está sujeto al pago o abono en cuenta en concordancia con lo establecido en los artículos 59 y 105 del estatuto tributario, por tanto, son los valores devengados los que deben incluirse en la nómina electrónica desde el momento en que se da el abono en cuenta o el pago por tales conceptos, lo que ocurra primero.
Las vacaciones, al ser una retribución que se deriva de una relación laboral, legal o reglamentaria, se deben reportar como una obligación consolidada cuando surge el derecho a tomarlas como deducibles, aun cuando no se hayan pagado. Consolidación que ocurre de manera anual, independientemente de las provisiones contables que se efectúan mensualmente. Puedes verlo en el siguiente link: Compilación Jurídica de la DIAN – Oficio 901476 de 2022 DIAN.
¿Qué cálculos se realizan en el sistema?
El primer cálculo realizado es el que corresponde al número de días pendientes de vacaciones, y el segundo realizado es valor de las vacaciones; estos se realizan de siguiente manera:
- Cálculo de número de días pendientes
Toma del catálogo de empleados, sección períodos pendientes, allí colocas los períodos disfrutados, y el sistema genera la diferencia con la fecha de ingreso.
Si el número de días es mayor a 15, se deja 15 como total de días (1 período). Igualmente, el sistema verifica con el libro de vacaciones, que se encuentra en la ruta: Nómina Pyme electrónica – Manejo y liquidación de novedades – Histórico de novedades de vacaciones – Libro de vacaciones.
- Cálculo del valor a reportar
El sistema toma como base el sueldo del empleado. Valor de las vacaciones = base / 30 * número de días calculados. El valor que resulte es el que será reportado.
¿Qué cambios podrás notar en la presentación de la Nómina electrónica?
En la grilla de envío de nómina electrónica, el valor de las vacaciones consolidadas se muestra en la columna de ingresos.
En el informe de nómina electrónica, el valor se muestra como ingreso. Si no hay concepto de nómina asociado al concepto 21 de la DIAN, no se muestra en la descripción, pero si existe el concepto se mostraría.
Si envío el consolidado a 31 de diciembre pero una persona sale a vacaciones en enero y corresponde al periodo del año anterior, debo reportar en la nomina de enero las vacaciones nuevamente? si es asi que concepto debo usar?
13 febrero, 2024 at 5:52 pmHola Yuli, la información que envía la nómina mensualmente, son los pagos efectivamente realizados a los empleados, así que cuando lo registras el sistema lo tiene en cuenta para el envío y se hace como normalmente lo venían haciendo.
14 febrero, 2024 at 8:59 amBuenos días
16 enero, 2024 at 10:22 amCual seria el concepto de la Dian para emitir las vacaciones consolidadas?
Hola Nicol, el sistema internamente le coloca el número del concepto. No es necesario crear un concepto nuevo.
16 enero, 2024 at 11:30 amBuenos dias, si por mi parte manejo un libro de vacaciones y no el de siigo como puedo cambiar los valores a enviar? Lo que realmente quiero enviar me presenta diferencia frente a lo que me calcula el sistema. Hay forma de realizar los ajustes?
15 enero, 2024 at 2:56 pmHola Santiago, el sistema genera el valor de los períodos pendientes que tiene el empleado en el catálogo, por el momento no tenemos opción de cambiar los valores automáticos que saca el sistema.
15 enero, 2024 at 5:30 pmBuenos días, tengo una duda si se realizo el envió de las provisiones mensualmente, de igual forma tengo que realizar este envió consolidado, o por lo contrario al realizar el envió mensualmente ya no tengo que realizar este proceso.
13 enero, 2024 at 10:21 amHola Camilo, te respondí en el comentario anterior.
15 enero, 2024 at 9:21 amHola buenas tardes,
En el momento de ingresar los días disfrutados de vacaciones por el personal debe ser hábiles o calendario.
Muchas gracias !
12 enero, 2024 at 4:26 pmHola Maria, ingresas es el número de períodos disfrutados, no días sino de acuerdo a la fecha de ingreso, cuantos períodos ya disfruto el empleado.
15 enero, 2024 at 9:18 amBuenas tardes, Tengo una duda si yo envié las provisiones de nomina mensualmente, de igual forma tengo que realizar este proceso, o al realizar el proceso mensualmente ya me evita tener que realizar este envió consolidado.
12 enero, 2024 at 3:48 pmHola Camilo, el sistema automáticamente envía este proceso, de acuerdo a los períodos pendientes que se ingresan en el catálogo de empleados.
15 enero, 2024 at 9:15 amlas vacaciones consolidadas me las está tomando como base solo el salario mínimo y t no empleados con salarios más altos . que debo hacer?
15 enero, 2024 at 3:12 pmHola Julieth, en el momento el sistema solo toma los valores del salario básico del empleado, ya que no tiene la opción de formulación. Puedes agregar la diferencia como una nota de ajuste.
15 enero, 2024 at 5:40 pmhola buenos días.
11 enero, 2024 at 10:33 amEn el momento de ingresar al tercero no me aparece el ítem de periodo disfrutado de vacaciones.
gracias.
Hola Karol, este campo se encuentra en la creación de los empleados, en el catálogo por el módulo de Nómina.
11 enero, 2024 at 11:34 am