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Elaboración nota crédito electrónica – Propiedad horizontal

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La nota crédito electrónica se realiza en los casos de dar de descuentos, hacer anulaciones, devoluciones parciales o totales, entre otros, de la información registrada en la factura de venta electrónica. Estas notas se encuentran asociadas a la factura de venta electrónica mediante el Código Único de Factura Electrónica – CUFE. Al realizarla se genera el CUDE – Código Único de Documento Electrónico, el cual corresponde a un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca a dicho documento.

Para elaborar las notas crédito electrónicas ingresas por la ruta: Facturación electrónica – Elabora Notas crédito electrónicas.

Al momento de ingresar a elaborar este documento el sistema te solicita los siguientes datos:

1. Datos documento cruce:

En esta ventana es necesario que digites el tipo y número de la Factura de Venta electrónica previamente contabilizada a la cual se le aplicara la Nota Crédito.

Al seleccionar la factura el sistema te traerá por defecto el CUFE de la factura electrónica.

Luego el sistema te solicita confirmación para traer en pantalla toda la información previamente incorporada en la factura electrónica.

Al dar clic en si, el sistema verifica que tengas creado en el concepto de facturación la cuenta de devolución, si no se agrego te genera el mensaje:

Al dar aceptar el sistema te permite continuar y si al momento de elaborar la nota crédito, estás en una fecha diferente a la del calendario o fecha del equipo, el programa te informa sobre la fecha de elaboración:

  • Al dar el botón Si, continuara con la elaboración de la nota.
  • Al dar el botón No, a los usuarios que tienen permisos de cambiar fecha, los dejara en la fecha de elaboración, y a los usuarios que no tienen permisos de cambiar fecha, los dejara fuera de la elaboración de la Nota Crédito.

2. Datos generales o de encabezado:

A continuación, visualizas la fecha de elaboración y los datos de información del tercero sobre el cual se contabilizo la factura electrónica.

Importante: para avanzar es necesario que todos estos campos se repasan con la tecla “Enter” y el sistema trae en forma automática la información digitada en la Factura de venta electrónica.

3. Datos de transacciones:

En esta pantalla si viene por defecto código de producto, puedes cambiarte a cuenta contable con la tecla F7 y el sistema te trae por defecto la cuenta del ingreso que esta en el concepto, puedes modificarla. Si en la creación del concepto de facturación se agrego la cuenta de devolución traerá esa cuenta. 

Después de seleccionar la cuenta, el sistema te confirma el tercero y solicita el motivo de la devolución:

Que puedes seleccionarlo de las siguientes opciones, de acuerdo a lo definido por la Dian: 

Tan pronto termines de incorporar todas las secuencias a devolver es necesario dar clic en la tecla de función F1 o en el icono   para continuar.

4. Cargos y descuentos por transacción:

Es posible repasar estos campos con Enter y el sistema en forma automática actualiza los valores si hubo cargos adicionales o impuesto.

5. Vencimientos y formas de pago:

Luego se visualizará la pantalla donde se confirma la forma de pago y el valor total con el cual será contabilizada la nota crédito.

Importante: estos valores serán descontados de la cuenta por cobrar.

Por último, el sistema realiza la contabilización del documento, permitiendo visualizar en pantalla el tipo y consecutivo del documento registrado.

6. Impresión

Una vez el documento es contabilizado en el programa, será posible verlo por vista previa , antes de enviarlo electrónicamente.

Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviara informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.

Después de verla por vista prelimiar si no se envia electrónicamente el sistema te muestra el mensaje para recordarte:

Al momento de dar clic sobre el icono  se realizará el envío de la nota crédito a la DIAN y al adquiriente, cumpliendo con todos los requisitos legales.

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