a6. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota crédito electrónica

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La nota crédito electrónica se registra como resultado de descuentos, anulaciones, devoluciones parciales o totales, entre otros de la información registrada en la factura de venta electrónica.

Estas notas se encuentran asociadas a la factura de venta electrónica mediante el Código Único de Factura Electrónica – CUFE. Al realizarla se genera el CUDE – Código Único de Documento Electrónico, el cual corresponde a un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca a dicho documento.

Para elaborar las notas crédito electrónicas ingresas por la ruta: Facturación electrónica – Elabora Notas crédito electrónicas.

Al momento de ingresar a elaborar este documento el sistema te solicita los siguientes datos:

1. Datos documento cruce:

En esta ventana es necesario que digites el tipo y número de la Factura de Venta electrónica previamente contabilizada a la cual se le aplicara la Nota Crédito.

Al seleccionar la factura el sistema te traerá por defecto el CUFE de la factura electrónica.

Luego el sistema te solicita confirmación para traer en pantalla toda la información previamente incorporada en la factura electrónica.

Si al momento de elaborar la nota crédito, estás en una fecha diferente a la del calendario o fecha del equipo, el programa te informa sobre la fecha de elaboración:

  • Al dar el botón Si, continuara con la elaboración de la nota.
  • Al dar el botón No, a los usuarios que tienen permisos de cambiar fecha, los dejara en la fecha de elaboración, y a los usuarios que no tienen permisos de cambiar fecha, los dejara fuera de la elaboración de la Nota Crédito.

2. Datos generales o de encabezado:

A continuación, visualizas la fecha de elaboración y los datos de información del tercero sobre el cual se contabilizo la factura electrónica.

Importante: para avanzar es necesario que todos estos campos se repasan con la tecla “Enter” y el sistema trae en forma automática la información digitada en la Factura de venta electrónica.

3. Datos de transacciones:

En esta pantalla se visualizarán cada uno de los productos y/o servicios facturados, de igual forma por cada uno de ellos es necesario seleccionar el motivo por el cual se está realizando la nota crédito.

Una vez seleccionado el motivo de devolución el sistema permitirá modificar el número de unidades y/o los valores.

Tan pronto termines de incorporar todas las secuencias a modificar es necesario dar clic en la tecla de función F1 o en el icono   para continuar.

4. Cargos y descuentos por transacción:

Es posible repasar estos campos con Enter y el sistema en forma automática actualiza los valores de los impuestos de acuerdo al número de unidades sobre las cuales se está realizando la devolución.

5. Vencimientos y formas de pago:

Luego se visualizará la pantalla donde se confirma la forma de pago y el valor total con el cual será contabilizada la nota crédito.

Importante: estos valores serán descontados de la cuenta por cobrar.

Por último, el sistema realiza la contabilización del documento, permitiendo visualizar en pantalla el tipo y consecutivo del documento registrado.

6. Impresión

Una vez el documento es contabilizado en el programa, será posible verlo por vista previa , antes de enviarlo electrónicamente.

Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviara informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.

Al momento de dar clic sobre el icono  se realizará el envío de la nota crédito a la DIAN y al adquiriente, cumpliendo con todos los requisitos legales.

Importante: si al hacer el envío, se genera error regla 90 se mostrara un mensaje que te indicará que debes esperar y volver a enviar el documento por impresión de previos, esta situación se presenta debido a inconvenientes en la página de la DIAN.

Importante: puedes tambien realizar nota crédito electrónica a la facturación de propiedad horizontal.

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10 Comments
  • estela aguirre says:

    Buen dia, como se hace para crear un motivo de devolución, ya que las opciones que vienen hay algunas que si uno las escoje dice que no existe y pregunta que si desea crearlas?

    23 agosto, 2021 at 8:48 am
  • kerly varón says:

    Buenas tardes, como anulo el descuento automático que siigo hace, es decir voy a realizar la devolución de una factura con la cuenta de devolución 4175, pero siigo me contabiliza un 16% más del valor original de la factura. cómo anulo este iva que me está sumando?

    7 julio, 2021 at 2:02 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Kerly, el sistema no tiene un descuento automático, a no ser que se haya parametrizado en el tercero, verifica si allí lo tiene, también revisa que al momento de elaborar el documento al pasar por el campo del iva, el sistema no este trayendo ese valor automáticamente, revisa también que la cuenta del iva no este marcada como retención. Y si manejas múltiples retenciones que la cuenta 4175 no este marcada como sujeto de retención.

      7 julio, 2021 at 3:02 pm
  • Daniela says:

    Como se hace una nota credito que en realidad no es ningun producto si no un descuento POS

    30 junio, 2021 at 12:11 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Daniela, realizas la nota crédito por cuenta y colocas la cuenta del descuento, sin afectar productos. Y si tiene descuento en los impuestos colocas el porcentaje del iva. pero tocaria manual, llamando la factura a la que le vas a aplicar el descuento.

      1 julio, 2021 at 8:25 am
  • Johanna Villarreal says:

    Hola buenas tardes,
    Como puedo identificar en el formato XML el motivo de devolución en la nota crédito? es que antes salía factura devuelta relacionada y ahora solo sale factura de referencia y no especifica en si porque se hace la nota crédito para que el adquiriente entienda

    18 junio, 2021 at 2:35 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Johana, para esto si es mejor por favor que te comuniques con la línea de atencion para que un asesor te colabore revisando el formato. Bogotá (1)5802606 – Barranquilla (5)322 5103 – Bucaramanga (7)685 5056 Medellín (4)590 5989 – Cali (2)398 9476 – Ibagué (8)273 9852 – Otras ciudades 3168476623.

      21 junio, 2021 at 9:13 am
  • Emilse diaz says:

    Como se hace cuando la nota es devolucion de impuestos,ejemplo una retencion que no se practico

    15 junio, 2021 at 12:26 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Emilce, cuando realizas la nota de devolución puede ser por el producto o por los impuestos, puedes hacer una devolución de todo el documento y luego volver a facturar o solo por cuenta contable el dato del impuesto indicando la factura.

      15 junio, 2021 at 7:24 pm