a6. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota débito electrónica

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La nota débito electrónica se registra como resultado de un aumento en el valor de la deuda registrada previamente en la factura de venta electrónica.

Estas notas se encuentran asociadas a la factura electrónica de venta mediante el Código Único de Factura Electrónica – CUFE y al elaborarla genera el CUDE – Código Único de Documento Electrónico, el cual corresponde a un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca a dicho documento.

Para elaborar las notas débito electrónicas puedes ingresar por la ruta: Facturación electrónica – Elabora Notas débito electrónicas.

Al momento de ingresar a elaborar este documento el sistema te solicita los siguientes datos:

1. Datos documento cruce

En esta ventana es necesario que digites el tipo y número de la Factura de venta electrónica previamente contabilizada a la cual se le aplicara la Nota Débito.

Posteriormente el sistema te traerá por defecto el CUFE de la factura electrónica.

Luego el sistema te solicita confirmación para traer en pantalla toda la información previamente incorporada en la factura electrónica.

Si al momento de elaborar la nota débito, estás en una fecha diferente a la del calendario o fecha del equipo, el programa informa sobre la fecha de elaboración:

  • Al dar el botón Si, continuara con la elaboración de la nota.
  • Al dar el botón No, a los usuarios que tienen permisos de cambiar fecha, los dejara en la fecha de elaboración, y a los usuarios que no tienen permisos de cambiar fecha, los dejara fuera de la elaboración de la Nota Débito.

2. Datos generales o de encabezado

A continuación, visualizas la fecha de elaboración y los datos e información del tercero sobre el cual se contabilizo la factura electrónica. Adicional es necesario confirmar cual es el motivo por el cual se esta realizando la nota débito y es necesario seleccionar de la lista uno de ellos.

Importante: para avanzar es necesario que todos estos campos se repasan con la tecla “Enter” y el sistema trae en forma automática la información digitada en la Factura de venta electrónica.

3. Datos de transacciones

En esta pantalla se visualizarán cada uno de los productos y/o servicios facturados, para realizar los ajustes o modificaciones correspondientes en cantidades y/o los valores.

Tan pronto termines de incorporar todas las secuencias a modificar es necesario que des clic en la tecla de función F1 o en el icono  para continuar.

4. Cargos y descuentos por transacción

Es posible repasar estos campos con Enter y el sistema en forma automática actualiza los valores de los impuestos de acuerdo al número de unidades y los valores unitarios digitados.

Importante: Si manejas múltiples retenciones por documentos, la retención en la fuente no se mostrará en esta ventana.

5. Vencimientos y formas de pago

Luego visualizarás la pantalla donde se confirma la forma de pago y el valor total con el cual será contabilizada la nota débito.

Importante: estos valores serán aumentados en la cuenta por cobrar.

Por último, el sistema realiza la contabilización del documento, permitiendo visualizar en pantalla el tipo y consecutivo del documento registrado.

6. Impresión

Una vez el documento es contabilizado en el programa, será posible la impresión del mismo.

Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviara informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.

De igual forma al momento de dar clic sobre el icono  se realizara el envío de la nota débito electrónica a la DAN y al adquiriente, cumpliendo con todos los requisitos legales. Incluye también número de ítems, total de ítems y si la cantidad es menor a la unidad.

Importante: Si al hacer el envío, se genera error regla 90 se mostrara un mensaje que te indicará que debes esperar y volver a enviar el documento por impresión de previos, esta situación se presenta debido a inconvenientes en la página de la DIAN.

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