A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar la primera factura de venta electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.
Para comenzar con este proceso, vas por la ruta: Documentos electrónicos – Facturación electrónica – Inicia tu proceso de facturación electrónica.
Al ingresar ya vas al paso 6: Iniciar a facturar electrónicamente.
En caso que ingreses desde plataforma tecnológica por la ruta: Facturación electrónica – Iniciar a facturar electrónicamente, el sistema confirma que este proceso se debe realizar directamente desde Siigo pyme.
Al dar clic en la opción llamada Iniciar a facturar electrónicamente, te habilita la ventana en la cual se confirma que se va a iniciar con la elaboración de facturación electrónica seleccionando la opción “Aceptar”.
Importante: una vez ingreses a manejar facturación electrónica NO es posible quitar esta marcación.
Luego seleccionas el tipo de factura configurado para el manejo de facturación electrónica e incorporar toda la información que el sistema requiere del cliente y los productos o servicios a comercializar.
Una vez seleccionado el tipo de factura electrónica a elaborar y solamente en los primeros registros se habilita la siguiente ventana informando que en facturación electrónica a nivel normativo solicita el manejo de dos decimales.
Si estás en una fecha diferente a la del calendario, el programa te informa sobre la fecha de elaboración, recordando que a la Dian debes enviar los documentos en forma cronológica:
- Al dar el botón Sí, continuara con la elaboración de la factura.
- Al dar el botón No, a los usuarios que tienen permisos de cambiar fecha, los dejara en la fecha de elaboración, y a los usuarios que no tienen permisos de cambiar fecha, los dejara fuera de la elaboración de la factura.
Importante: después de ya estar facturando, si tu resolución de la Dian está por vencer el sistema te muestra el mensaje informativo con 10 días de anticipación e iniciará un conteo regresivo hasta 0 días.
Si la resolución no se actualiza y se vence, te muestra el mensaje que la fecha está fuera del rango de la numeración autorizada y no te deja continuar:
Importante: Los datos de los terceros pueden ser incorporados desde la elaboración de la factura electrónica y quedarán almacenados en el programa para que al momento de volver a facturar a ese tercero el sistema no te solicite nuevamente la información.
Después de ingresar la información del tercero, se habilita una nueva ventana que traerá los campos adicionales que se parametrizaron en la definición del documento por defecto, el denominado Order Reference / Orden de compra, el cual corresponde al número de documento que solicita el cliente para el envío de la factura, este campo es usado al vender a grandes superficies, no es obligatorio, al no requerirlo se puede quitar la marcación en el parámetro de la factura para que no lo solicite. Si no se requiere, se puede quitar la marcación en el parámetro de la factura para que no lo solicite. Si por error ingresas una información que no debe ir o la quieres cambiar, puedes utilizar el ícono 
para borrarla.
Importante: en caso de utilizar órdenes de entrega, puedes capturar hasta 5 en los campos adicionales de facturación electrónica y también los verás al momento de imprimir el documento.
Importante: en caso de utilizar órdenes de entrega, puedes capturar hasta 5 en los campos adicionales de facturación electrónica y también los verás al momento de imprimir el documento.
Si el tercero no tiene los datos completos para facturación electrónica, el sistema habilita una nueva ventana para poder llenar la información faltante.
A continuación es necesario que selecciones el o los productos y/o servicios a facturar:
Únicamente, si manejas facturas del exterior, el sistema solicita de manera obligatoria los datos de Código arancelario, marca y modelo; una vez incorporados estos datos, el sistema los almacena para que al momento de volver a facturar esta información no sea nuevamente solicitada.
Si la elaboración de la factura se realiza por cuenta contable y se pretende utilizar una cuenta que está en la parametrización de la factura en el campo de cargos y descuentos, se mostrará un mensaje informativo indicando que esa cuenta no se puede utilizar:
A continuación, en la ventana de transacciones el sistema validará los datos de impuestos:
- Retenciones: podrás realizar la factura de venta con las retenciones en la fuente, retención de IVA e ICA, los cuales si se encuentran parametrizados, el sistema hará el cálculo automáticamente.
- Tercer cargo (IVA): el sistema validará que la tarifa de IVA asignada en el catálogo sea vigente.
Los demás campos de la factura de venta se mantienen igual a como se venían manejando, por lo cual el siguiente paso es terminar de ingresar las formas de pago y grabar la factura; ahora en este último paso el sistema mostrará lo siguiente:
Donde al dar clic en el ícono 
se realizará el envío de la factura electrónica al cliente y a la DIAN, también se ve un link para realizar seguimiento a las facturas de venta electrónicas. Por la opción, ver resumen de transacciones de comprobantes y lleva a la página del proveedor tecnológico donde se mostrara el resumen de las transacciones de comprobantes y resumen de compras realizadas.
Al realizar el envío por el ícono el sistema te mostrará la siguiente pantalla:
1. Puedes confirmar si la factura se enviará al adquiriente (Cliente), en caso de enviarse se confirmará el nombre del contacto y el correo electrónico para realizar el envío.
2. Puedes adjuntar archivos adicionales a la factura para tu cliente.
Una vez seleccionado el tipo de envío es necesario dar clic en el ícono 
o seleccionar la tecla de función F1.
Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviará informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.
! Para tener en cuenta!
- Si en la creación de la factura electrónica se indicó que al imprimir el sistema mostrará el formato de factura de acuerdo al modelo asociado en el tipo de impresión y reflejara el QR y el CUFE. Igualmente, el número de ítems, total de ítems y si la cantidad es menor a la unidad.
- Si en la parametrización se indicó que incluyera campos adicionales como la orden de compra y/o la orden de entrega, al enviar en el XML e imprimir, estos campos adicionales se reflejaran en la factura electrónica.
- Mostrará las autorretenciones que le aplica de acuerdo a su actividad y de acuerdo a lo parametrizado en el registro de control.
- Si se indicó enviar la factura al adquiriente (Cliente), este recibirá un correo notificando que le han expedido una factura. y los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN.
Al dar clic en Ver factura, el sistema mostrará la factura así:
Donde se habilitarán los botones:
- Rechazar: cuando se da clic en el botón Rechazar mostrará un mensaje donde indica que si desea rechazarla se comunique con el facturador para explicarle el motivo y pueda realizar el respectivo proceso.
- Aceptar: al dar clic en el botón Aceptar se mostrará un mensaje donde indica que acaba de confirmar la aceptación.
Importante: si al hacer el envío, se genera error regla 90 se mostrara un mensaje que te indicará que debes esperar y volver a enviar el documento por impresión de previos, esta situación se presenta debido a inconvenientes en la página de la DIAN.
Importante
Después de realizados todos los pasos, ya iniciaste a facturar electrónicamente, puedes seguir elaborando tu factura de venta electrónica.
BUENAS TARDES QUÉ PASA SI EN EL ERROR DICE QUE NO TIENE XML ???
15 marzo, 2023 at 10:43 amHola Diana, revisa por favor si es la primera que estás generando, verifica que todos los pasos para comenzar estén realizados. Si es solo una de las enviadas, puedes intentar reenviarla, o verificar si el error se debe a parámetros errados de los terceros. Si continúa la inconsistencia, por favor comunícate al call center para que un asesor revise contigo el proceso.
16 marzo, 2023 at 4:24 pmBuenas tardes, como le agrego una observación a la factura
12 octubre, 2022 at 9:01 amHola Karina, cuando al finalizar la factura el sistema guarda, abre una ventana para colocar las observaciones adicionales, igualmente si vas a reenviar un documento o reimprimirlo te abre esa ventana para colocar observaciones.
12 octubre, 2022 at 12:58 pmBuenas tardes
En los campos Datos principales del comprobante
Código del comprobante
24 septiembre, 2022 at 3:11 pmNombre del comprobante
que se pone?
Hola Diana, eso depende que proceso estás realizando, si usas cruce de documentos como remisión, nota de salida, el sistema te está pidiendo el código del comprobante que se creó y el número del número que vas a cruzar, puedes buscarlo con la lupita que tiene en la parte superior el cuadro. si no manejas cruces, entonces te esta pidiendo en código del tipo de factura creada, igual puedes revisar con el ícono de búsqueda.
26 septiembre, 2022 at 8:40 amBuenos días,
¿Puedo hacer envío a 2 correos al mismo tiempo?
16 agosto, 2022 at 11:29 amHola Johny, al tiempo no sr, solo te permite enviar a un correo, luego puedes por impresión de documentos previos o por reenvío o reimpresión de documentos previos, enviarlo a otro correo.
16 agosto, 2022 at 11:43 amBuenas tardes
Al generar la factura electrónica se genera el siguiente error;
[“Error al guardar el documento 56e8f653-f4b3-403a-acd2-19dffe865b87: “]
Se genero error en Siigo provedor de factura electrónica. Verifique el error y corrija
Que se debe realizar en este caso?
23 junio, 2022 at 2:46 pmHola Maria Camila, si el error es en el proveedor tecnológico puede deberse a lentitud o problemas en la página, espera unos minutos y reenvías la factura, si continua esperas un poco mas, ya que dentro del programa no tendrías que hacer ningún proceso.
23 junio, 2022 at 5:07 pmBuenas tardes, el día de ayer envíe electrónicamente unas facturas pero no se obtuvo respuesta de la DIAN, por lo tanto no se recibió código CUFE. El mensaje de información dice que las envié nuevamente, pero al enviarlas hoy, me sale un error porque supera los 10 días calendario. Que debo hacer si por una parte no me deja modificar ni la fecha, ni realizar nota porque no se genero CUFE?
29 octubre, 2021 at 1:17 pmHola Karen, si son realizadas el día de ayer, tienen fecha del 28 las dejaría enviar hoy, verifica la fecha que tienen, si continua el error, comunicate con la línea de callcenter para que te colaboren con la revisión directamente en tus datos.
29 octubre, 2021 at 1:36 pmLa factura no se me genera, que puedo hacer al respecto? Como hago para que me aparezca?
23 septiembre, 2021 at 12:05 amHola Maria, cuando dices que no se te genera, es porque te sale algún error? se queda bloqueado? o no te la contabiliza? porque también puede contabilizarla pero no enviarla, por favor comunicate al call center para que un asesor vera tu caso puntuar porque no se genera la factura. Bogotá: 60(1) 5802606, Barranquilla: 60(5) 3225103, Bucaramanga: 60(7) 6855056, Cali: 60(2) 3989476, Ibagué: 60(8) 2739852, Medellín: 60(4) 5905989, Atención a nivel nacional (Colombia): 60 3168476623
23 septiembre, 2021 at 11:08 amBuen Día, Si un usuario da clic en el botón “RECHAZAR” la factura queda rechazada? ya que genera un mensaje que me indica que debo comunicar con el facturador y solicitar nota crédito, pero en el registro no aparece rechazada ni en la DIAN tampoco, que se puede hacer? o solo se da por rechazada si ellos envían la nota crédito?
14 septiembre, 2021 at 1:39 pmHola Fernanda, si tu cliente rechazo la factura, debes hacer nota crédito y volver a facturar corrigiendo lo que el cliente dice que no estaba bien. Solo cuando hagas la nota crédito enviará a la Dian y hará cruce con la factura.
14 septiembre, 2021 at 5:45 pmcomo modifico la tarifa ica y la actividad económica en el encabezado de la factura
29 junio, 2021 at 5:20 pmHola Carlos, eso lo puedes modificar en el modulo de parmetrización por la opción registro de control, Registro de control
30 junio, 2021 at 8:44 amBuenos días. Si un usuario da clic en el botón “RECHAZAR” la factura queda rechazada en firme ante la DIAN? Lo pregunto por que el mensaje que aparece no indica como tal que el rechazo se hizo efectivo, sino que indica que se debe comunicar con el facturador y solicitar nota crédito.
2 junio, 2021 at 8:40 amHola Elsa, cuando hay rechazo si queda el registro, pero para que quede en firme en la Dian si debes realizar la nota crédito.
3 junio, 2021 at 11:19 amBuen día cuando elaboro una factura me dice que este documento no tiene pdf que debo hacer? gracias por contestar
22 abril, 2021 at 11:27 amHola Martha, el documento ya fue enviado a la Dian?, verifica que tengas todos los datos actualizados y que otro mensaje te sale antes de decir que no tiene pdf, si después de reenviar te sigue saliendo el mensaje por favor comunicate al call center para que un asesor tome tus datos y te colabore de una vez. Bogotá (1)5802606 – Barranquilla (5)322 5103 – Bucaramanga (7)685 5056 Medellín (4)590 5989 – Cali (2)398 9476 – Ibagué (8)273 9852 – Otras ciudades 3168476623.
22 abril, 2021 at 3:53 pmBuenas Tardes. Si la empresa es una comercializadora, ¿necesariamente deben tener el inventario al día para poder emitir factura electrónica desde Siigo?
30 noviembre, 2020 at 2:42 pmHola Andrea, gracias por consultar, para emitir facturas no es obligatorio tener el inventario al día, este es un manejo interno de la empresa, el sistema permite que facturen dejando el inventario negativo, debes tener en cuenta para el costeo del inventario manejar en Bach que te permite organizar para final de mes y así llevar correcta la valorización. Ejecución del costeo
30 noviembre, 2020 at 3:49 pmBuenas tardes, como se hace para agregar a la factura el nombre de la persona que la elabora
9 noviembre, 2020 at 5:19 pmHola Zoraida, gracias por consultar, el sistema trae un formato predefinido, y manualmente a ese tipo de variables no se les puede hacer el cambio. Pero por favor comunícate al call center para que te colaboren, algunos cambios al formato tienen costo adicional.
11 noviembre, 2020 at 10:38 amBuenos días
29 octubre, 2020 at 11:44 amAl generar una factura electrónica hubo un error y quedó sin grabar, cómo procedo para subsanar esta situación en cuanto al consecutivo, porque ese consecutivo no está catalogado.
Muchas gracias
Hola Diney, debes verificar que en la Dian tampoco aparece, y si es así puedes volver a usar ese consecutivo pero ten en cuenta que debe ser con fecha actual.
30 octubre, 2020 at 5:03 pmQue pasa si ese consecutivo se deja sin grabar
11 marzo, 2021 at 3:32 pmHola Yury, no necesitas dejar un consecutivo sin grabar, si borraste un documento no electrónico, puedes ir a la parametrización del documento y devolver el consecutivo, si es un documento electrónico que no se borra, haces una nota crédito. Pero si hiciste un documento electrónico y no lo enviasta aún a la Dian y lo borras, igual puedes ir a devolver el consecutivo para hacer el nuevo en el mismo número y ahí si enviarlo a la Dian, después de enviados no se pueden borrar.
12 marzo, 2021 at 2:04 pmBuenas Tardes llevamos varios dias presentando un error en regla 90 z-150t siigo nos da tiket de vertificacion pero nada que nos solucionan
27 octubre, 2020 at 4:55 pmHola, gracias por consultar, revisando su historial indica que el día 26 hablaron con el sr Darío y le dieron las recomendaciones a tener en cuenta para solucionar el error
29 octubre, 2020 at 4:22 pm“Se habla con el Sr Darío se indica recomendación
1. No puede solicitar resoluciones sin prefijos, genera notificación en la Dian
2. No utilizar prefijos con números al final
3. No se puede reutilizar el prefijo y consecutivo
en ese caso generar una nueva resolución y probar el envío con esta nueva indica que lo realizara pedirá nueva resolución y lo validara.”
Buenos días, me pueden informar cuales son los requisitos para subir documento anexo con la factura de venta
27 octubre, 2020 at 10:10 amHola Paula, gracias por consultar, el sistema hasta el momento no tiene algún requisito especial para subir anexos, simplemente seleccionas en la parte de abajo el icono de adjuntar archivo y el sistema abre la ventana para que selecciones el documento y al dar abrir el lo adjunta.
29 octubre, 2020 at 4:16 pmEse documento adjunto, se envía al cliente al momento de enviar la notificación de factura electrónica?
3 diciembre, 2020 at 1:55 pmHola Alexander, en el caso de la facturación electrónica el sistema al enviar la factura a la Dian, también envía un correo al cliente, notificando que le han expedido una factura y los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN. Van como un documento adjunto.
4 diciembre, 2020 at 4:21 pmBuenos dias, nosotros facturamos el iva con base al AIU, pero este debe verse reflejado en la representación gráfica de la factura. como debe ser la incorporación de ese calculo en la plantilla de excel ya que las facturas se importan desde allí porque son mas de 900 facturas que debemos realizar. ??
24 octubre, 2020 at 9:37 amBuenos días Alejandra, gracias por consultar. Ten en cuenta en la generación del modelo tener marcado el campo de impuesto este trae la columnas para colocar la base del AIU y el valor, en el excel se llenarían. con esto debería salir en la factura, si tienes marcado en el registro de control que manejas AIU y las cuentas parametrizadas, de acuerdo Manejo de Aiu por cuenta o Manejo de Aiu por producto.
26 octubre, 2020 at 10:17 amBuen dia, un cliente nos solicita que en el XML le lleguen unos requisitos como orden de compra. en la definición de documentos con la actualización abre la opción de orden de pedido y orden de entrega pero no lo vemos visualizado en el XML.
16 octubre, 2020 at 12:08 pmHola Jenny, gracias por consultar, con las ultimas actualizaciones los requerimientos para el XML ya están, si te falta alguno, por favor comunícate al call center para que un asesor te oriente y verifique si es la versión del programa o alguna parametrización.
16 octubre, 2020 at 4:30 pmPodria subir las facturas por interfaz en excel y despues completar el proceso de emision?
16 octubre, 2020 at 11:57 amHola Andrés, gracias por consultar, si sr puedes subir tus facturas por interfaces, puedes guiarte por Importaciones desde excel movimiento . y después para enviarlas a la Dian vas por impresión de documentos previos.
16 octubre, 2020 at 4:28 pmNecesito adjuntar los soportes pero no me deja dice que el nombre del archivo no debe tener espacios, se arregla y tampoco deja hacer el proceso….. como puedo hacer? es urgente y no me han dado con el chiste
24 septiembre, 2020 at 1:09 pmAdriana, gracias por hacer uso de nuestros contenidos
25 septiembre, 2020 at 10:02 amPara adjuntar documentos es correcto, el nombre del archivo no debe tener espacios ni caracteres especiales, de igual forma debe ser un nombre corto
Nuestra empresa realiza algunas facturas con Iva del 19% sobre Utilidad, y nuestros clientes nos solicitan que en el cuerpo de la factura se informe la discriminación del AIU, ¿esto es posible con su facturación electrónica?
16 julio, 2020 at 4:43 pmHola Bibiana, claro que si; al manejar facturación electrónica se realiza la aplicación del AIU si la empresa lo requiere. Para consultar este proceso te recomendamos:
20 agosto, 2020 at 3:15 pm1. Facturación electrónica con AIU por producto
Manejo de Aiu por producto
2. Facturación electrónica con AIU por cuenta contable
Manejo de Aiu por cuenta
Al realizar la factura y enviarla al cliente sale que no existe pdf y el archivo de la factura no sale con formato
9 julio, 2020 at 5:37 pmSandra, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. En tu caso es necesario revisar el formato que se tiene asociado en los paramétros de la factura de venta, de igual forma para analizar en detalle tu caso te sugerimos que te comuniques con nuestras líneas de soporte y allí te colaboramos
20 agosto, 2020 at 3:07 pmBuena tarde,
13 enero, 2020 at 2:56 pmCuando yo realice la factura electrónica después de la configuración de la misma, en el formato impreso, saldrá el logo de mi compañía o que debo hacer para ponerlo allí?. Que puedo hacer si deseo modificar el formato de la factura electrónica?. Cuantos usuarios al tiempo puede realizar facturas electrónicas?. Si ya tengo una base con la información de los clientes, puedo subir esta misma cuando inicie la facturación?.
Hola Fabian,
20 agosto, 2020 at 11:24 am1. Para poder incluir el logo en la impresión de tus documentos lo debes hacer desde el registro de control
2. Los usuarios de acceso dependen del n´mero de licencias adquiridas para tu programa
3. La información de tus terceros la puedes subir en forma masiva al programa por medio de interfaces o archivos en excel