a6. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu factura de venta electrónica

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A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar facturas de venta electrónicas y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar la facturas electrónicas de venta ingresas a Siigo pyme por la ruta: Facturación electrónica – Inicia tu proceso de facturación electrónica – Iniciar a facturar electrónicamente. Al ingresar allí vas al paso 6:

En caso que se ingreses desde plataforma tecnológica por la ruta: Facturación electrónica – Iniciar a facturar electrónicamente, el sistema confirma que este proceso se debe realizar directamente desde Siigo pyme.

Al ingresar desde la opción de Siigo Pyme llamada Iniciar a facturar electrónicamente, te habilita la siguiente ventana:

En la cual se confirma que se va a iniciar con la elaboración de facturación electrónica seleccionando la opción “Aceptar”.

Importante: Una vez ingreses a manejar facturación electrónica NO es posible quitar esta marcación.

Luego será necesario que selecciones el tipo de factura configurado para el manejo de facturación electrónica e incorporar toda la información que el sistema requiere del cliente y los productos o servicios a comercializar.

Una vez seleccionado el tipo de factura electrónica a elaborar y solamente en los primeros registros se habilita la siguiente ventana informando que en facturación electrónica a nivel normativo solicita el manejo de dos decimales.

Si estás en una fecha diferente a la del calendario, el programa te informa sobre la fecha de elaboración, recordando que a la Dian debes enviar los documentos en forma cronológica:

  • Al dar el botón Si, continuara con la elaboración de la factura.
  • Al dar el botón No, a los usuarios que tienen permisos de cambiar fecha, los dejara en la fecha de elaboración, y a los usuarios que no tienen permisos de cambiar fecha, los dejara fuera de la elaboración de la factura.

Importante: después de ya estar facturando, si tu resolución de la Dian esta por vencer el sistema te muestra el mensaje informativo con 10 días de anticipación e iniciará un conteo regresivo hasta 0 días.

Importante: Los datos de los terceros pueden ser incorporados desde la elaboración de la factura electrónica y quedarán almacenados en el programa para que al momento de volver a facturar a ese tercero el sistema no te solicite nuevamente la información.

Luego se habilita un nueva ventana que traerá los campos adicionales que se parametrizaron en la definición del documento por defecto el denominado Order Reference / Orden de compra el cual corresponde al número de documento que solicita el cliente para el envío de la factura, este campo es usado al vender a grandes superficies, no es obligatorio, si no se requiere se puede quitar la marcación en el parámetro de la factura para que no lo solicite. 

Si el tercero no tiene los datos completos para facturación electrónica, el sistema habilita una nueva ventana para poder llenar la información faltante.

A continuación es necesario que selecciones el o los productos y/o servicios a facturar

Únicamente si manejas facturas del exterior el sistema solicita de manera obligatoria los datos de Código arancelario, marca y modelo; una vez incorporados estos datos el sistema los almacena para que al momento de volver a facturar esta información no sea nuevamente solicitada.

Si la elaboración de la factura se realiza por cuenta contable y se pretende utilizar una cuenta que esta en la parametrización de la factura en el campo de cargos y descuentos, se mostrará un mensaje informativo indicando que esa cuenta no se puede utilizar:

A continuación en la ventana de transacciones el sistema validará los datos de impuestos:

  • Retenciones: Podrás realizar la factura de venta con las retenciones en la fuente, retención de IVA e ICA, los cuales si se encuentran parametrizados, el sistema hará el cálculo automáticamente.

  • Tercer cargo (IVA): El sistema validará que la tarifa de IVA asignada en el catálogo sea vigente.

Los demás campos de la factura de venta se mantienen igual a como se venían manejando, por lo cual el siguiente paso es terminar de ingresar las formas de pago y grabar la factura; ahora en este último paso el sistema mostrará lo siguiente:

Donde al dar clic en el ícono  se realizará el envío de la factura electrónica al cliente y a la DIAN, también se ve un link para realizar seguimiento a las facturas de venta electrónicas. Por la opción, ver resumen de transacciones de comprobantes y lleva a la pagina del proveedor tecnológico donde se mostrara el resumen de las transacciones de comprobantes y resumen de compras realizadas.

Al realizar el envio por el icono  el sistema mostrará la siguiente pantalla:

1. Puedes confirmar si la factura se enviará al adquiriente (Cliente), en caso de enviarse se confirmará el nombre del contacto y el correo electrónico para realizar el envío.

2. Puedes adjuntar archivos adicionales a la factura para tu cliente.

Una vez seleccionado el tipo de envío es necesario dar clic en el ícono  o seleccionar la tecla de función F1.

Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviara informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.

!Para tener en cuenta!

  • Si en la creación de la factura electrónica se indico que al imprimir el sistema mostrará el formato de factura de acuerdo al modelo asociado en el tipo de impresión y reflejara el QR y el CUFE. Igualmente el numero de items, total de items y si la cantidad es menor a la unidad.
  • Si en la parametrización se indico que incluyera campos adicionales como la orden de compra y/o la orden de entrega, al enviar en el XML e imprimir, estos campos adicionales se reflejaran en la factura electrónica.
  • Mostrará las autorretenciones que le aplica de acuerdo a su actividad y de acuerdo a lo parametrizado en el registro de control.

  • Si se indicó enviar la factura al adquiriente (Cliente), este recibirá un correo notificando que le han expedido una factura. y los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN.

Al dar clic en Ver factura el sistema mostrará la factura así:

Donde se habilitarán los botones:

  • Rechazar: cuando se da clic en el botón Rechazar mostrará un mensaje donde indica que si desea rechazarla se comunique con el facturador para explicarle el motivo y pueda realizar el respectivo proceso.

  • Aceptar: al dar clic en el botón Aceptar se mostrará un mensaje donde indica que acaba de confirmar la aceptación.

Importante: Si al hacer el envío, se genera error regla 90 se mostrara un mensaje que te indicará que debes esperar y volver a enviar el documento por impresión de previos, esta situación se presenta debido a inconvenientes en la página de la DIAN.

Importante

Después de realizados todos los pasos, ya iniciaste a facturar electrónicamente, puedes seguir elaborando tu factura de venta electrónica.  

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40 Comments
  • Karent F says:

    Buenas tardes, el día de ayer envíe electrónicamente unas facturas pero no se obtuvo respuesta de la DIAN, por lo tanto no se recibió código CUFE. El mensaje de información dice que las envié nuevamente, pero al enviarlas hoy, me sale un error porque supera los 10 días calendario. Que debo hacer si por una parte no me deja modificar ni la fecha, ni realizar nota porque no se genero CUFE?

    29 octubre, 2021 at 1:17 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Karen, si son realizadas el día de ayer, tienen fecha del 28 las dejaría enviar hoy, verifica la fecha que tienen, si continua el error, comunicate con la línea de callcenter para que te colaboren con la revisión directamente en tus datos.

      29 octubre, 2021 at 1:36 pm
  • Maria says:

    La factura no se me genera, que puedo hacer al respecto? Como hago para que me aparezca?

    23 septiembre, 2021 at 12:05 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Maria, cuando dices que no se te genera, es porque te sale algún error? se queda bloqueado? o no te la contabiliza? porque también puede contabilizarla pero no enviarla, por favor comunicate al call center para que un asesor vera tu caso puntuar porque no se genera la factura. Bogotá: 60(1) 5802606, Barranquilla: 60(5) 3225103, Bucaramanga: 60(7) 6855056, Cali: 60(2) 3989476, Ibagué: 60(8) 2739852, Medellín: 60(4) 5905989, Atención a nivel nacional (Colombia): 60 3168476623

      23 septiembre, 2021 at 11:08 am
  • Fernanda R. says:

    Buen Día, Si un usuario da clic en el botón “RECHAZAR” la factura queda rechazada? ya que genera un mensaje que me indica que debo comunicar con el facturador y solicitar nota crédito, pero en el registro no aparece rechazada ni en la DIAN tampoco, que se puede hacer? o solo se da por rechazada si ellos envían la nota crédito?

    14 septiembre, 2021 at 1:39 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fernanda, si tu cliente rechazo la factura, debes hacer nota crédito y volver a facturar corrigiendo lo que el cliente dice que no estaba bien. Solo cuando hagas la nota crédito enviará a la Dian y hará cruce con la factura.

      14 septiembre, 2021 at 5:45 pm
  • carlos reyes says:

    como modifico la tarifa ica y la actividad económica en el encabezado de la factura

    29 junio, 2021 at 5:20 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Carlos, eso lo puedes modificar en el modulo de parmetrización por la opción registro de control, Registro de control

      30 junio, 2021 at 8:44 am
  • Elsa Ayala says:

    Buenos días. Si un usuario da clic en el botón “RECHAZAR” la factura queda rechazada en firme ante la DIAN? Lo pregunto por que el mensaje que aparece no indica como tal que el rechazo se hizo efectivo, sino que indica que se debe comunicar con el facturador y solicitar nota crédito.

    2 junio, 2021 at 8:40 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Elsa, cuando hay rechazo si queda el registro, pero para que quede en firme en la Dian si debes realizar la nota crédito.

      3 junio, 2021 at 11:19 am
  • Martha Quintero says:

    Buen día cuando elaboro una factura me dice que este documento no tiene pdf que debo hacer? gracias por contestar

    22 abril, 2021 at 11:27 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Martha, el documento ya fue enviado a la Dian?, verifica que tengas todos los datos actualizados y que otro mensaje te sale antes de decir que no tiene pdf, si después de reenviar te sigue saliendo el mensaje por favor comunicate al call center para que un asesor tome tus datos y te colabore de una vez. Bogotá (1)5802606 – Barranquilla (5)322 5103 – Bucaramanga (7)685 5056 Medellín (4)590 5989 – Cali (2)398 9476 – Ibagué (8)273 9852 – Otras ciudades 3168476623.

      22 abril, 2021 at 3:53 pm
  • Andrea Molina says:

    Buenas Tardes. Si la empresa es una comercializadora, ¿necesariamente deben tener el inventario al día para poder emitir factura electrónica desde Siigo?

    30 noviembre, 2020 at 2:42 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Andrea, gracias por consultar, para emitir facturas no es obligatorio tener el inventario al día, este es un manejo interno de la empresa, el sistema permite que facturen dejando el inventario negativo, debes tener en cuenta para el costeo del inventario manejar en Bach que te permite organizar para final de mes y así llevar correcta la valorización. Ejecución del costeo

      30 noviembre, 2020 at 3:49 pm
  • zoraida guanaro says:

    Buenas tardes, como se hace para agregar a la factura el nombre de la persona que la elabora

    9 noviembre, 2020 at 5:19 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Zoraida, gracias por consultar, el sistema trae un formato predefinido, y manualmente a ese tipo de variables no se les puede hacer el cambio. Pero por favor comunícate al call center para que te colaboren, algunos cambios al formato tienen costo adicional.

      11 noviembre, 2020 at 10:38 am
  • DINEY ROCHA says:

    Buenos días
    Al generar una factura electrónica hubo un error y quedó sin grabar, cómo procedo para subsanar esta situación en cuanto al consecutivo, porque ese consecutivo no está catalogado.
    Muchas gracias

    29 octubre, 2020 at 11:44 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Diney, debes verificar que en la Dian tampoco aparece, y si es así puedes volver a usar ese consecutivo pero ten en cuenta que debe ser con fecha actual.

      30 octubre, 2020 at 5:03 pm
      • yury corredor says:

        Que pasa si ese consecutivo se deja sin grabar

        11 marzo, 2021 at 3:32 pm
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Yury, no necesitas dejar un consecutivo sin grabar, si borraste un documento no electrónico, puedes ir a la parametrización del documento y devolver el consecutivo, si es un documento electrónico que no se borra, haces una nota crédito. Pero si hiciste un documento electrónico y no lo enviasta aún a la Dian y lo borras, igual puedes ir a devolver el consecutivo para hacer el nuevo en el mismo número y ahí si enviarlo a la Dian, después de enviados no se pueden borrar.

        12 marzo, 2021 at 2:04 pm
  • INVERSIONES HDPO SAS says:

    Buenas Tardes llevamos varios dias presentando un error en regla 90 z-150t siigo nos da tiket de vertificacion pero nada que nos solucionan

    27 octubre, 2020 at 4:55 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola, gracias por consultar, revisando su historial indica que el día 26 hablaron con el sr Darío y le dieron las recomendaciones a tener en cuenta para solucionar el error
      “Se habla con el Sr Darío se indica recomendación
      1. No puede solicitar resoluciones sin prefijos, genera notificación en la Dian
      2. No utilizar prefijos con números al final
      3. No se puede reutilizar el prefijo y consecutivo
      en ese caso generar una nueva resolución y probar el envío con esta nueva indica que lo realizara pedirá nueva resolución y lo validara.”

      29 octubre, 2020 at 4:22 pm
  • PAULA ANDREA ESTRADA MESA says:

    Buenos días, me pueden informar cuales son los requisitos para subir documento anexo con la factura de venta

    27 octubre, 2020 at 10:10 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Paula, gracias por consultar, el sistema hasta el momento no tiene algún requisito especial para subir anexos, simplemente seleccionas en la parte de abajo el icono de adjuntar archivo y el sistema abre la ventana para que selecciones el documento y al dar abrir el lo adjunta.

      29 octubre, 2020 at 4:16 pm
      • Alexander Guarin says:

        Ese documento adjunto, se envía al cliente al momento de enviar la notificación de factura electrónica?

        3 diciembre, 2020 at 1:55 pm
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Alexander, en el caso de la facturación electrónica el sistema al enviar la factura a la Dian, también envía un correo al cliente, notificando que le han expedido una factura y los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN. Van como un documento adjunto.

        4 diciembre, 2020 at 4:21 pm
  • ALEJANDRA ZUÑIGA says:

    Buenos dias, nosotros facturamos el iva con base al AIU, pero este debe verse reflejado en la representación gráfica de la factura. como debe ser la incorporación de ese calculo en la plantilla de excel ya que las facturas se importan desde allí porque son mas de 900 facturas que debemos realizar. ??

    24 octubre, 2020 at 9:37 am
    • Alexandra Garcia says:

      Buenos días Alejandra, gracias por consultar. Ten en cuenta en la generación del modelo tener marcado el campo de impuesto este trae la columnas para colocar la base del AIU y el valor, en el excel se llenarían. con esto debería salir en la factura, si tienes marcado en el registro de control que manejas AIU y las cuentas parametrizadas, de acuerdo Manejo de Aiu por cuenta o Manejo de Aiu por producto.

      26 octubre, 2020 at 10:17 am
  • Jenny Bautista says:

    Buen dia, un cliente nos solicita que en el XML le lleguen unos requisitos como orden de compra. en la definición de documentos con la actualización abre la opción de orden de pedido y orden de entrega pero no lo vemos visualizado en el XML.

    16 octubre, 2020 at 12:08 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jenny, gracias por consultar, con las ultimas actualizaciones los requerimientos para el XML ya están, si te falta alguno, por favor comunícate al call center para que un asesor te oriente y verifique si es la versión del programa o alguna parametrización.

      16 octubre, 2020 at 4:30 pm
  • Andres says:

    Podria subir las facturas por interfaz en excel y despues completar el proceso de emision?

    16 octubre, 2020 at 11:57 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Andrés, gracias por consultar, si sr puedes subir tus facturas por interfaces, puedes guiarte por Importaciones desde excel movimiento . y después para enviarlas a la Dian vas por impresión de documentos previos.

      16 octubre, 2020 at 4:28 pm
  • ADRIANA RODRIGUEZ says:

    Necesito adjuntar los soportes pero no me deja dice que el nombre del archivo no debe tener espacios, se arregla y tampoco deja hacer el proceso….. como puedo hacer? es urgente y no me han dado con el chiste

    24 septiembre, 2020 at 1:09 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Adriana, gracias por hacer uso de nuestros contenidos
      Para adjuntar documentos es correcto, el nombre del archivo no debe tener espacios ni caracteres especiales, de igual forma debe ser un nombre corto

      25 septiembre, 2020 at 10:02 am
  • Bibiana Garcia says:

    Nuestra empresa realiza algunas facturas con Iva del 19% sobre Utilidad, y nuestros clientes nos solicitan que en el cuerpo de la factura se informe la discriminación del AIU, ¿esto es posible con su facturación electrónica?

    16 julio, 2020 at 4:43 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Bibiana, claro que si; al manejar facturación electrónica se realiza la aplicación del AIU si la empresa lo requiere. Para consultar este proceso te recomendamos:
      1. Facturación electrónica con AIU por producto
      Manejo de Aiu por producto
      2. Facturación electrónica con AIU por cuenta contable
      Manejo de Aiu por cuenta

      20 agosto, 2020 at 3:15 pm
  • sandra camero says:

    Al realizar la factura y enviarla al cliente sale que no existe pdf y el archivo de la factura no sale con formato

    9 julio, 2020 at 5:37 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Sandra, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. En tu caso es necesario revisar el formato que se tiene asociado en los paramétros de la factura de venta, de igual forma para analizar en detalle tu caso te sugerimos que te comuniques con nuestras líneas de soporte y allí te colaboramos

      20 agosto, 2020 at 3:07 pm
  • Fabian Bautista says:

    Buena tarde,
    Cuando yo realice la factura electrónica después de la configuración de la misma, en el formato impreso, saldrá el logo de mi compañía o que debo hacer para ponerlo allí?. Que puedo hacer si deseo modificar el formato de la factura electrónica?. Cuantos usuarios al tiempo puede realizar facturas electrónicas?. Si ya tengo una base con la información de los clientes, puedo subir esta misma cuando inicie la facturación?.

    13 enero, 2020 at 2:56 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Fabian,
      1. Para poder incluir el logo en la impresión de tus documentos lo debes hacer desde el registro de control
      2. Los usuarios de acceso dependen del n´mero de licencias adquiridas para tu programa
      3. La información de tus terceros la puedes subir en forma masiva al programa por medio de interfaces o archivos en excel

      20 agosto, 2020 at 11:24 am