d2. Ventas y cuentas por cobrar

Interfaces desde excel – Saldos iniciales de cuentas por cobrar

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Los saldos iniciales o de apertura son los valores que debes tener en cuenta al inicio del periodo contable y corresponden a los de cada cuenta contable del balance general con los cuales inicia la compañía.

Para el ingreso de esta información a Siigo es necesario tener en cuenta:

  • Que estén creados todos los parámetros (Cuentas contables – Centros de costos – Terceros).
  • Haber definido la cuenta puente, se sugiere que a esta se le asigne el código 9999990000.
  • Es necesario definir un documento tipo L para la contabilización de saldos iniciales.
  • Conocer la fecha en la cual se va a incorporar el balance de apertura.
  • Se recomienda organizar, discriminar y clasificar la información de todos los Clientes, es decir, es necesario conocer el saldo total de la cartera pendiente de recaudar, pero a su vez se requiere tener discriminado por cada tercero los siguientes datos:
    • Número y valor de cada una de las facturas pendientes de cobro estén o no vencidas.
    • Fechas de cada uno de los vencimientos.
    • Los anticipos con su correspondiente valor (En caso que existan).

Importante: la cuenta puente es de uso temporal y solamente se utilizará para el registro de saldos iníciales, contablemente no existe. Esta cuenta quedara con saldo cero una vez se termine de incorporar el balance de apertura.

1. Exportación de Plantilla

Para generar la plantilla, puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Interfaces – Saldos Iniciales – Exportación plantillas de saldos iniciales.

EXPORTACIÓN PARA SALDOS INICIALES1

En esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana en la cual seleccionas la plantilla de Cuentas por cobrar:

Cuentas por cobrar: en este archivo registras los datos de cada uno de los terceros (Clientes), discriminando cada uno de los vencimientos de cada factura de venta que le deba a la empresa o los anticipos recibidos (información del documento cruce).

Si necesitas el archivo en blanco, no marcas generar la plantilla con saldos, el sistema pregunta la ruta para guardar el archivo y lo genera solo con los encabezados de las columnas.

En caso contrario traerá los saldos que encuentre en el programa con la fecha de corte que se le indique.

Después de incluir todos los datos necesarios en la plantilla puedes realizar la incorporación de los saldos iniciales.

2. Importación de la planilla

Para este proceso vas por el buscador de menú o por la ruta: Interfaces – Saldos Iniciales – Importación para saldos iniciales.

importación saldos iniciales

Al ingresar a esta opción el sistema habilitara la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar los datos:

CENTROS DE COSTO

Escoges la plantilla que vas a subir, en este caso la de cuentas por cobrar y la ruta donde se encuentra.

  • Plantilla de datos a importar: el sistema solicita confirmación del tipo de información a importar a Siigo, en este caso cuentas por cobrar.
  • Ruta archivo: es necesario digitar o realizar la búsqueda donde se encuentra la plantilla a incluir.
  • Tipo de comprobante: selecciona el documento tipo L definido para la incorporación del balance de apertura.
  • Número de comprobante: también seleccionar el número del documento tipo L definido para el ingreso del balance de apertura.
  • Cuenta puente: digitar o haz la búsqueda de la cuenta 999999 creada como cuenta puente en Siigo.
  • Nit: puedes digitar o hacer la búsqueda del tercero, este por ser un proceso interno de la organización se recomienda que sea el Nit de la empresa.
  • Vendedor – Ciudad – Centro de costos: estos datos que estén creados como principales para armar el encabezado del documento.

Una vez se diligencien todas las casillas seleccionas la tecla de función F1 o das clic en el ícono , para que el sistema inicie la incorporación de la información.

El proceso puede tardar dependiendo la cantidad de registros, pero se muestra en pantalla muestra el avance, hasta reportar la culminación del proceso.

En caso de presentar inconsistencias el sistema genera un informe en Excel con las inconsistencias presentadas para ser corregidas y volver a realizar la incorporación de información.

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