z5. Información Siigo

Registro de actividades – Módulo de Producción

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El registro de actividades es donde se realiza la apertura, modificación y eliminación de Actividades; almacena los datos complementarios de cada actividad. Te permite registrar la definición de las labores o actividades que se realizan en un proceso productivo, ya sean operaciones de hombre, máquina o subcontratadas. Todo esto con el fin de obtener control de las operaciones o labores que realizan los operarios o máquinas de una planta y de esta manera se van registrando los costos a una determinada Orden de Producción.

Para crearlas vas por la ruta: Producción – Registro de actividades

Al ingresar te muestra la siguiente pantalla:

En ella seleccionas la opción que vas a utilizar, permitiendo realizar la creación, consulta impresa y por pantalla de las actividades registradas. Igualmente, realizar incremento o disminución del costo.

1. Apertura

Es la opción por la cual se puede realizar la definición de las actividades agrupadas por códigos de labores y estás a su vez tienen un nivel de desagregación que permiten asociar las actividades de cada una. La definición de actividades se va a utilizar en la formulación de los requerimientos del producto en proceso, para ser cargada o empleada con los documentos tipo “K” minutas.

Estos campos son:

  • Código y descripción de la actividad: conformada el código por un campo numérico de dos caracteres y la descripción por treinta y cuatro caracteres alfanuméricos; los cuales sirven para agrupar los códigos de actividades, como el siguiente ejemplo:

– Actividades mano de Obra.
– Actividades de Costos Indirectos (Máquinas).
– Actividades subcontratadas, en caso de existir.
– Actividades para la distribución de costos.
Todas las anteriores van asociadas con la cuenta contable de aplicación correspondiente a cada grupo de actividades.

  • Código y descripción del grupo de la actividad: este código está conformado por un campo numérico de cuatro caracteres y la descripción por veinte ocho caracteres alfanuméricos.  Se puede tomar como ejemplo: que se creó el código de actividad de Distribución de costos y los grupos correspondientes serían:

– Grupo de distribución Mano de Obra (Grupo Cuenta 72).
– Grupo de distribución Costos Indirectos (Grupo Cuenta 73).
– Grupo de distribución actividades Subcontratadas (Grupo Cuenta 74).

  • Unidad de Medida: la cual es expresada en tiempo, ya que corresponde a la unidad de medida a trabajar por actividad; se conforma por un campo de cuatro caracteres alfanuméricos.
  • Costo de la actividad: el cual corresponde al valor estimado para la actividad registrada. Se recomienda analizar y si es necesario cambiar los valores cada tres meses, en caso de existir modificaciones de datos o cifras.

Ejemplo de la definición de una actividad Hombre:

Tomas valores de Operarios y sumar.
Aplicar factor prestacional (53%).
Llevar a la unidad definida (tiempo).

Valores:
Operario Uno $ 375.000,00
Operario Dos $ 382.000,00
Subtotal $ 757.000,00
Más Factor prestacional 53%
Total $ 1.158.210,00
Dividir en la unidad (hora) – tiempo descanso
$1.158.210,00 / 230 Horas = $ 5.035,69
Las 230 Horas corresponden a las horas reales de trabajo

  • Cuenta de la Actividad, corresponde a la cuenta contable para cruzar la actividad al momento de realizar la contabilización de las minutas con el documento tipo “L” de contabilización de minutas. Esta cuenta en su contabilización la mayoría de las veces es un crédito. Se puede denominar que esta es la cuenta que se define como la cuenta de aplicación, no se recomienda marcar la cuenta como terceros, ni tampoco como centro de costos.
  • Campo para digitar si la Actividad es Directa o Indirecta; se utiliza para los informes de acumulados en la consulta de una actividad, ya que no tiene que ver con la parte contable. Es un campo informativo para consultar por pantalla o impreso resultado
    de lo cargado a la orden de producción, pero no afecta contablemente nada.
  • Centro de Costo, el cual corresponde a donde se asignara la actividad. Es informativo, a no ser que la cuenta de aplicación esté definida como centros de costos; ya que va directamente relacionada con dicha cuenta.
  • Capacidad total instalada, se digita únicamente para actividades máquinas expresadas en la cantidad total mensual. Dato únicamente informativo.
  • Capacidad a Utilizar, se digita únicamente para actividades máquinas, expresadas en la cantidad real de utilización mensual. Dato únicamente informativo.
  • Duración de la Actividad, se digita de acuerdo a la unidad de medida que corresponde a cada actividad.
  • Observación, sirve para ingresar una pequeña descripción, detallando la fecha en la cual se halló el valor de la actividad, esto con el fin de tener un control para ir cambiando el valor de la actividad.

Importante: en el caso de crear actividades máquina, el sistema desplegará el mismo pantallazo, y se recomienda tener en cuenta:

  • Unidad de medida: es la medición por segundos, minutos y horas.  Para hallar el costo de una actividad máquina es:
    Obtener costo promedio de la máquina por hora o minuto.
    Sistema de depreciación determinado (línea recta, acelerada..)
    Vida útil del activo.
  • Costo promedio de la máquina por tiempo efectivo:
    Depreciación
    Mantenimiento
    Servicios Públicos (Energía – Agua)
    Otros costos
    La sumatoria de los costos anteriores = Costo promedio mensual máquina.
  • Tiempo efectivo = Tiempo total de trabajo de máquinas (ejm 240 horas) – Tiempo muerto (horas)
    Costo promedio de máquina por unidad de medida Costo máquina / Tiempo efectivo. 
  • Para la definición de las Actividades hombre no se tiene en cuenta los campos Capacidad Total Instalada, como tampoco la Cantidad a Utilizar; únicamente se utiliza en las actividades Máquina. Se recomienda, por lo menos trimestralmente, analizar los costos de cada actividad y si es necesario cambiarla; para que el valor que quede de distribución de costos sea mínimo y así los costos
    son más exactos.

2. Informe Impreso o por pantalla 

Cuando generas informe por pantalla, solicita el código de la actividad y te muestra la información:

El impreso es un informe donde permite consultar las actividades definidas con sus correspondientes datos y solicita desde que actividad y hasta cuál actividad se desea generar el informe con los siguientes campos:

  • Código de la Actividad.
  • Descripción de la Actividad.
  • Unidad de la Actividad.
  • Valor de la Actividad.
  • Cuenta Contable donde se registra la actividad.
  • Capacidad Total.
  • Capacidad a Utilizar.
  • Duración de la actividad y Tipo de Costo.

3. Varía Costo

Sirve para efectuar incrementos o decrementos de las actividades ya definidas; es decir, da la facilidad de aumentar los valores de cada actividad mediante un valor o un porcentaje a cada una de las actividades creadas, por rango de actividades.

  • Incrementa: da la posibilidad de aumentar los valores de la actividad por un porcentaje o un valor; facilitando el aumento proporcionalmente de acuerdo al seleccionado y al rango de actividades tomado.
  • Decrementa: permite disminuir los valores de la actividad por un porcentaje o un valor, facilitando la disminución proporcionalmente de acuerdo al seleccionado y al rango de actividades tomado.

Importante: se debe ir ajustando mínimo trimestralmente el costo de la actividad, para llegar al óptimo.

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