Adicional al salario que se debe pagar al trabajador, la empresa debe pagar algunos cargos sobre esa nómina, pero no se pagan en el mismo mes sino a mitad de año o al finalizar. Es por ello que en cada liquidación se va provisionando lo que correspondiente para que, al finalizar el año, o cuando haya que pagarlo, ya se tengan los recursos necesarios.
1. Parametrización
Los parámetros de las provisiones, los registramos en la ruta Nómina – parámetros – Catálogos – Catalogo de Provisiones.
Al ingresar el sistema te solicita los datos que se necesitan para realizar la provisión.
- Código: este es un consecutivo interno que el sistema permite asignar para la creación de cada una de las provisiones. Puedes ver los ya creados con el icono
. - Nombre: una descripción de la provisión que se está parametrizando.
- Porcentaje: el % que corresponde a la provisión que se está creando.
- Saldo – Movimiento: el programa pregunta cuál será la base para el cálculo, si sobre el saldo o el movimiento del mes, al marcarlo solicita el código de nómina de esa provisión.
- El concepto debe tener asociada una tabla de formulación con los conceptos que son base. Esta tabla de formulación, debe contener todos los conceptos que van a ser base para la generación de la provisión de prestaciones sociales. Con el cálculo B – Mes Actual.
- En la parte final de la ventana se agregan según el grupo contable la cuenta débito y la cuenta crédito, donde llevara el sistema el valor de la provisión.
- Esto debe hacerse con cada uno de los conceptos de provisión, Cesantías, Prima de Servicios, Intereses a la Cesantía y las Vacaciones, con sus respectivos porcentajes.
Esta fórmula se asocia al concepto creado por cada provisión, este concepto se crea por parámetros – Catálogos – Conceptos de Nómina.
Allí creas el concepto de provisión de Cesantías y los demás conceptos, la cuenta del pasivo, y no lleva ninguna otra parametrización.
Al dar enter hasta el final, el sistema abre otra ventana donde permite asociar la tabla de formulación que se creó previamente.
2. Proceso
Para correr el proceso de Provisiones, vamos por la opción Nómina y RRHH electrónica – Procesos de Nómina – Provisiones – Comprobante de provisiones.
Al ingresar me solicita los datos para la generación de la provisión. El mes a generar, los centros de costos, que provisión se va a generar, los terceros (empleados).
Tiene tres opciones para marcar de acuerdo a la necesidad de la empresa:
Si se desea incluir los retirados, los Aprendices del SENA, o los trabajadores de Rayos X y/o Tuberculosis.
Al final de la pantalla solicita el documento L – en el que se va a realizar la contabilización de la provisión y da la opción de enviar a la impresora, vista previa o a Excel. Y da la opción de actualizar el comprobante o al dar no, ver los cálculos para revisar antes de contabilizar.
Al dar no, el sistema genera solamente el informe de la provisión que cálculo, por tipo de provisión, los terceros, centros de costos, base de cálculo, porcentaje y valor generado.
Al generarlo nuevamente y dar si, el sistema realiza la contabilización y vuelve a sacar el informe de lo realizado.
Debes tener en cuenta que esta provisión la realiza para todos los empleados activos. Si no requieres que sea para todos, debe hacer modificaciones manuales.