Los puntos de venta, POS o cajeros son sistemas de facturación rápida que están destinados a emplearse en lugares con volúmenes de ventas altos o ventas de mostrador, permitiendo generar de forma ágil la facturación.
En los Cajeros en batch o distribuidos, es necesario reconocer que existirá un central y un distribuido. El central es la oficina principal o en la que se consolida la información y el distribuido será un punto remoto en el que se activa el punto de venta. Se utiliza algún medio de comunicación para pasar la información o transferirla de un sitio a otro porque el software genera los archivos automáticamente.
El proceso se puede realizar al final del día, o en el momento que se decida, el sistema pasará a Contabilidad, los documentos que hasta ese momento se hayan realizado, y hará una marca indicando que esos documentos ya fueron enviados.
1. Proceso de Envía
El procedimiento de Envía en Siigo, es la manera de actualizar la información procesada en un punto remoto (Punto Distribuido), al lugar central de la empresa, o también en el caso opuesto, pues este proceso funciona y se puede operar en ambos sentidos.
Funciona teniendo los siguientes productos:
- Punto Central: es la empresa matriz donde está instalado todos los módulos adquiridos en la licencia del Usuario.
- Cajero Distribuido: es la misma empresa del Central y maneja los módulos de Inventarios – Contabilidad – Cuentas por Cobrar – Cuentas por Pagar más la opción de Integrador Punto de Venta. Se instala Caja en Línea.
- Punto de Caja en Batch: funcionan como Punto de Venta y manejan Administración de Punto de Venta y Administración de Inventarios, Usuarios, Cierre anual, Administración, más opción Integrador Punto de Venta.
Los anteriores productos permiten a las empresas que tienen sucursales con la misma razón social, utilizar un punto de caja o Cajero, permitiendo enviar la información de un sitio a otro, logrando así que el Punto Central tenga integrada toda la información consolidada de la compañía.
Básicamente, el proceso de Envía de información corre programas internos, los cuales generan unos archivos que solamente contengan la información que se desea actualizar en el punto escogido, ya que se indican los tipos y números de comprobantes y utilizando un medio de comunicación se transporta los datos.
Para llevar a cabo el proceso de Envía de Información ten en cuenta: que el Punto Central y el Punto de Venta en batch tengan instalado y manejen la misma versión de Siigo.
a. Envía desde el Central
En el punto Central o Principal, se instala y se realiza envío de la información que es pertinente para el Cajero. Por la opción Punto de Venta – Envía
Allí se generan los archivos para envío de productos y se genera el archivo C04PV.DIS, el cual solicita en el Cajero al hacer el recibe.
Y si vamos a enviar otros parámetros vamos por la opción Integrador de Información – Envía.
Desde allí enviamos la información de cuentas contables, parámetros de productos, los terceros, si vamos a enviar Activos Fijos y los demás parámetros como centros de costos, bodegas, vendedores, entre otros.
Después de generar la opción, el sistema genera los archivos dentro de una carpeta llamada ENVIA, en la carpeta de los datos de la empresa:
Esos archivos se trasladan o transfieren al Punto de Venta, y se copian dentro de la carpeta RECIBE, en la carpeta de datos de la empresa.
b. Envía desde el Punto de Venta
Ya en el punto de venta, para realizar el proceso debes tener en cuenta lo siguiente:
La factura en la parametrización debe estar marcada como actualización en línea. Esto lo realizas en la ruta: Administración del punto de Venta – Parametrización – Parametrización de Cajas – Documento. Al ingresar al documento tipo F:
Podemos realizar el proceso de envía desde el módulo Integrador del punto de venta – Envía:
Allí te solicita como se va a generar el informe de lo enviado, si a Excel, por vista previa o a la impresora y luego que documentos se van a enviar por rango o por fecha.
Después muestra la pantalla con la información que va a trasladar al central
En el equipo donde está el punto en la carpeta de Datos, se genera una carpeta ENVIA, donde van los archivos que género y que se deben pasar o transferir al Central para actualizar estos documentos a la contabilidad.
2. Proceso de recibe
El procedimiento de Recibe en Siigo, en la sucursal o en la principal, es la manera de recibir la información digitad en ese otro punto. En este momento el sistema automáticamente indica si existen novedades en: NIT, Cuentas, Inventarios, luego incorpora los datos nuevos y genera un reporte que puede ser consultado por pantalla o impreso.
En cuanto a los tipos de documentos, se aclara que el Central o Principal debe manejar números de comprobantes diferentes al que se utiliza para las facturas del Cajero. Ejemplo: Si el central maneja el documento F-001, entonces el Cajero, contabilizará en un documento F-002 y así con todos los Documentos utilizados. Porque si no se utiliza este manejo en el resultado del Recibe de Información me generará mensaje Documento ya existe y no es igual.
El proceso de Recibe se hace por la ruta: Integrador Punto de Venta – RECIBE:
Cuando se realiza el proceso de Recibe de Información en un Cajero Distribuido, el sistema solicita el archivo C04pv.DIS el cual se genera de donde realizan el envía de información y estos dos archivos junto con los demás A*.*.DIS son los que se deben copiar en SIIWINN antes de hacer el proceso de Recibe de Información.
Cuando se corre este proceso, el sistema lee los archivos de información y se realiza la integración de la información al Punto de Caja o al Punto Central.
Al realizar el proceso muestra las siguientes pantallas:
Al dar aceptar continua con las demás opciones.
En caso que la información quede incorporada, el sistema muestra que Nit, Cuenta, Activos Fijos, Inventario o Documento se incorporó. Al terminar el proceso muestra la siguiente
Al terminar muestra el listado del los documentos incorporados.
También puedes descargar o subir información al cajero en batch por medio de las interfaces desde Excel.