h5. Nómina básica electrónica

Proceso de parafiscales – Nómina básica 

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Los parafiscales son gravámenes establecidos por la ley de carácter obligatorio que afectan a las empresas y los aportes que estas realizan se utilizan para beneficio de los empleados. Estos aportes son dados por el gobierno nacional y los aportan las empresas por los siguientes conceptos:

Para ejecutar los procesos parafiscales es necesario:

1.Las nóminas del mes deben estar liquidadas y pagadas.

2. Definir previamente un documento Tipo L para su contabilización.

3. Definir los Porcentajes de Parafiscales: Por la ruta Nómina – Parámetros – Catálogos – Porcentaje parafiscales. Donde al ingresar se podrá ver la siguiente ventana:

En ella es necesario incluir algunos datos como son:

  • SENA – ICBF: El sistema solicita los porcentajes y los números de identificación tributaria de cada una de estas entidades.
  • Caja de compensación: Es necesario digitar el porcentaje del aporte.
  • FIC: Digitar el porcentaje de aporte de Fondo Industrial para la Construcción, este tipo de aporte solo lo realizan las empresas constructoras.
  • ESAP – Ministerio educación: Es necesario incluir los porcentajes de aportes y el número de identificación tributaria a favor de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y del ministerio de educación.
  • Redondear pagos del empleado al cien más cercano: Marcar esta opción si se desea que en el momento hacer el cálculo del aporte el programa aplique el redondeo.

4. Crear las cajas de compensación: que son todas aquellas cajas de compensación familiar en las cuales la empresa tiene afiliados a cada uno de sus empleados. Por la ruta Nomina – parámetros – catálogos – Apertura de Cajas. Al ingresar nos muestra la siguiente ventana para llenar:

En ella es necesario incluir algunos datos como son:

  • Código: Este es un consecutivo interno de SIIGO y se sugiere asignar el código del auxiliar de la cuenta contable del gasto previamente creada.
  • NIT: Asignar el número de documento de identificación tributaria de la caja de compensación.
  • Descripción: El sistema mostrara el nombre de la caja de compensación tal como se ha creado en la apertura de terceros.
  • Código caja: Se debe digitar el código de la caja de compensación asignado por el ministerio de la protección social y se emplea para la generación de la planilla única de aportes.

5. El comprobante se debe ejecutar por cada grupo del gasto que maneje la empresa.

Después de estos pasos se pasa a ejecutar parafiscales, es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Nómina – Procesos de Nómina – Parafiscales – Comprobante parafiscal.

De acuerdo con la Ley 797 de enero de 2003, las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de Salario Integral, se calculará sobre el 70% de dicho salario.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra el siguiente mensaje informativo:

Luego se habilita una pantalla en la cual es necesario ingresar los datos como son:

  • Nit de la empresa: Es necesario ingresar el Nit de la empresa que realizara el pago de los aportes parafiscales.
  • Digite la cuenta del SENA: Digitar o hacer la búsqueda de la cuenta contable del gasto para efectuar la contabilización del aporte. (Ejemplo. 51057800).
  • Digite la cuenta del ICBF: Hacer la búsqueda o digitar el código de la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte (Ejemplo. 51057500).
  • Digite la cuenta del sub.familiar: Digitar o hacer la búsqueda de la de cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte (Ejemplo. 51057200).
  • Digite la cuenta del F. salud: Digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por salud. (Ejemplo 5105690000).

Importante: Las cuentas contables de aportes a entidades promotoras de salud se auxiliarizaron con el mismo código de los fondos de salud creados, por lo tanto, en este campo es necesario ingresar únicamente el código a nivel de Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado en el catálogo de cada empleado.

  • Digite la cuenta del F. pensión: Digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por pensión. (Ejemplo 5105700000).

Importante: Las cuentas contables de aportes a fondos de pensiones se auxiliarizaron con el mismo código de los fondos de pensión creados, por lo tanto, en este campo es necesario ingresar únicamente el código a nivel de Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado en el catálogo de cada empleado.

  • Digite las cuentas de pago: En este campo es necesario digitar la cuenta del pasivo. (Ejemplo. 23701000).
  • Aplica C. Costo del Empleado / Acumulados (E/A):
    • Empleado: Respeta el centro de costo definido en la hoja de vida de cada empleado.
    • Acumulados: En caso de haber cancelado valores al empleado en diferentes centros de costo, al marcar esta opción el sistema guarda la información de parafiscales en cada uno de ellos.
  • Exonerado parafiscales SENA e ICBF y aporte patronal en salud Ley 1607: Esta ley fue expedida en el 2012 y exonera a los aportantes del pago a salud por parte del empleador y parafiscales (SENA e ICBF) para los trabajadores que devenguen individualmente hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Detallar comprobante por Nit de empleado: Al marcar esta opción el sistema contabilizará el comprobante parafiscal al nit del empleado, de no marcar esta opción el proceso de parafiscales se contabilizará al nit del fondo. Muestra pantalla informativa para aclarar.

  • Incluir empleados retirados: Se recomienda marcar para que el sistema tenga en cuenta los empleados retirados del mes.
  • Tener en cuenta Sucursal diferente a ceros: Esta opción se marca solo si por alguna razón los empleados manejan sucursal de lo contrario se deja en blanco.

Después de repasar todos los campos y confirmar las cuentas el sistema trae la siguiente ventana:

Es usted beneficiario de este decreto: Seleccionar la casilla si la empresa es beneficiaria de la reducción de los aportes al SENA para las empresas ubicas en zona afecta por el terremoto del 1998.

Al realizar las marcaciones, el sistema solicita el documento en el que se va a realizar la contabilización.

Después de solicitar confirmación de estar seguros, solicita escoger impresora, vista previa o Excel y después realiza la contabilización, luego de esto el sistema genera un informe con el resumen de lo realizado.

Al cerrar este mensaje ya queda generada la contabilización de los Parafiscales.

 

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