c9. Manejo de documento soporte electrónico

Preguntas frecuentes de documento soporte electrónico

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1. ¿Qué es el documento soporte?

El Documento soporte se expide como soporte de las adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En otras palabras, es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica o un documento equivalente. 

2. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte?

El documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables.

3. ¿Quién debe transmitir electrónicamente este comprobante?

Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a facturar electrónicamente y que necesiten respaldar una transacción de compra con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.

4. ¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?

De acuerdo a la resolución DIAN 488 emitida el 29 de Abril de 2022, menciona en su artículo 6 que el documento soporte para sujetos no obligados a facturar, deberá adoptarse a partir del 01 de agosto del 2022 de manera electrónica.

5. ¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución? ¿Qué pasos se deben seguir?

Entre los requisitos para expedir el documento soporte, esta la solicitud de la resolución de numeración autorizada ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN. Llegado el momento de la entrada en vigencia, estaremos informando a nuestros clientes las guías y los webinar donde guiaremos el paso a paso para solicitar la resolución ante la DIAN, vincularla en Siigo y poder generar el documento soporte. 

6. ¿Cómo y cuándo podré emitir el documento soporte?

A partir del 1 de Agosto estará disponible la funcionalidad en tu programa Siigo Pyme, consulta aquí la guía del paso a paso

7. ¿Si no facturo electrónicamente debo transmitir el documento soporte o documento equivalente electrónico?

Los usuarios que no están obligadas a llevar factura electrónica podrán seguir haciendo el documento soporte o documento equivalente físico.

8. ¿Qué requisitos debe tener el Documento Soporte electrónico?

  • Llamarse “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
  • Fecha de operación: corresponde a la fecha de generación del documento.
  • Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
  • Numero consecutivo incluyendo, rango, y vigencia autorizado por la DIAN.
  • Descripción especifica del bien o servicio prestado
  • Valor total de la operación, discriminando el IVA en caso de que dé a lugar.
  • Firma del emisor del documento soporte al momento de su generación, de acuerdo a lo estipulado por la DIAN.
  • Formato electrónico de generación que establezca la DIAN
  • El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – CUDS.

9. ¿Cuál es el plazo para emitir el Documento Soporte electrónico?

  • En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  • De acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

10. ¿Cuál es monto mínimo o máximo para poder transmitir el Documento Soporte electrónico?

Puedes transmitir el documento desde cualquier monto y tampoco cuenta con un valor máximo.

11. ¿Para qué productos o servicios aplica la transmisión el Documento Soporte electrónico?

Aplica para cualquier producto o servicio.

12. ¿En Siigo Pyme se podrá adquirir solo la funcionalidad de Documento Soporte?

No, es necesario que adquieras la activación de la Factura Electrónica para poder enviar el Documento Soporte.

13. ¿Es obligatorio enviar copia del documento electrónico por mail al proveedor?

No, no es obligatorio enviarlo por mail al proveedor.

14. ¿Se descontará de los paquetes de Documentos electrónicos?

Si, se descontará de los paquetes que adquiriste.

15. ¿Qué hago si facturo electrónicamente con otro proveedor tecnológico y voy a utilizar documento soporte con Siigo?

Esto es posible, lo que debes hacer es seleccionar a Siigo como tu segundo proveedor tecnológico y seguir los 3 primeros pasos de facturación electrónica

1. Activate como facturador electrónico

2. Activa tu certificado digital

3. Realiza tu set de pruebas

15. ¿Qué hacer si en el listado de resoluciones para asociar solo veo Resoluciones de Facturación y de Contingencia? 

No te preocupes, la vas a poder identificar mediante el número de resolución, si aparece como resolución de contingencia en el listado esto es un error de visualización que no va a afectar tu proceso, puedes seleccionar dicha resolución y no se te va a generar ningún tipo de rechazo.

16. ¿Se puede generar Documento Soporte a un tercero identificado con Cédula de Ciudadanía?

Si, estuvimos presentando intermitencias. Sin embargo ya puedes generar el documento soporte a personas identificadas con Cédula de Ciudadanía sin ningún inconveniente.

17. Prefijos en la resolución para documento soporte electrónico

A la hora de solicitar la resolución para Documento Soporte en la DIAN, es necesario que el prefijo no este vacío y que no sea numérico, ya que esto puede generar rechazos posteriores. Te sugerimos utilices un prefijo únicamente con letras.

18. Inconvenientes en el SET de pruebas

Hemos recibido reportes de intermitencias al momento de generar el SET de pruebas para Documento Soporte Electrónico, nuestro equipo de ingenieros ha realizado las validaciones correspondientes y tenemos certeza de que no estamos presentando fallas en esta parte del proceso. Se ha notificado al ente encargado sobre estos fallos, te sugerimos en caso de presentar errores en el set de pruebas reintentar el proceso. Recuerda que este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN

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18 Comments
  • beatriztabres12@gmail.com says:

    Hola, tengo factura electrónica y necesito el documento soporte, qué valor tiene?
    Gracias

    29 julio, 2022 at 1:58 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Beatriz, si tienes facturación electrónica con nosotros, el manejo de documento soporte no tiene costo adicional, con la actualización del día lunes 01 de agosto, podrás comenzar a utilizarlo. Y los envíos se descontaran del paquete de documentos que tu adquieras.

      29 julio, 2022 at 4:56 pm
  • ANDRES CASTILLO says:

    Buen dia.
    Pregunta: Para cuando estara disponible la elaboracion del documento soporte, si comienza el 01 ago 2022. quedan pocos dias…

    26 julio, 2022 at 9:48 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Andrés, ya la funcionalidad esta por salir y todo el detalle de la forma de utilizarla.

      26 julio, 2022 at 12:31 pm
  • WILLIAM PEREZ says:

    Ya esta implementado el documento soporte en Siigo Pyme y si no es asi, cuando queda listo

    21 julio, 2022 at 3:12 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola William, ya tenemos el proceso y la información la encuentras en el siguiente link: Resolución 85

      22 julio, 2022 at 10:06 am
  • lady erazo says:

    En qué parte de mi siigo voy a encontrar la opción para generar este documento?

    19 julio, 2022 at 10:36 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lady, pronto estaremos publicando todo el detalle para que puedas utilizar este proceso.

      19 julio, 2022 at 12:27 pm
  • Centro Galerías says:

    Ya esta disponible el documento soporte en la plataforma de Siigo pyme?, actualmente la empresa cuenta con facturación electrónica. Se debe comprar la activación del producto-documento soporte, qué pasos se deben seguir

    11 julio, 2022 at 11:18 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola, si ya cuentas con facturación electrónica con Siigo, no es necesario que compres activación, tan pronto sea liberada la funcionalidad podrás comenzar a utilizarla realizando el proceso de activación y el sistema ira descontando los documentos, del paquete que adquiriste para facturación.

      12 julio, 2022 at 9:43 am
  • Victor Duran says:

    Ya esta disponible el documento soporte en la plataforma de Siigo pyme?, actualmente la empresa cuenta con facturación electrónica. Debo comprar también la activación del producto-documento soporte.?

    6 julio, 2022 at 7:53 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Victor, tan pronto se libere por parte de la Dian el recibir el envío del documento, igualmente lo podrás realizar en Siigo, y se generará la información de como realizarlo. Si ya tienes facturación electrónica con nosotros, el sistema hará el descuento de los documentos que utilices en el envío. Es decir que no pagas nueva activación solo se descontará del paquete de documentos electrónicos que adquieres.

      6 julio, 2022 at 10:40 am
  • JOSE GUILLERMO BAUTISTA says:

    NO HAY CAPACITACION DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES GRACIAS

    15 junio, 2022 at 11:35 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola José, si tenemos capacitación del tema, ingresa por la opción capacitaciones, la pestaña de Siigo Pyme y allí ingresas por la opción de Documento Soporte y te inscribes.

      15 junio, 2022 at 12:01 pm
  • MONICA RAMIREZ says:

    Las empresas que ya contamos con facturación y nómina electrónica qué debemos hacer para activar esta nueva funcionalidad de documento soporte electrónico?

    3 mayo, 2022 at 11:47 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Monica, ya que la fecha de enviar el documento soporte electrónicamente fue aplazada, todavía no se libera para que puedas enviarlo, en el momento que sea necesario enviarlos solo realizas el documento y te habilitará para hacer el envío y el sistema descontara del paquete de documentos que adquieras.

      3 mayo, 2022 at 12:14 pm
  • VICTOR ALFONSO CORTES says:

    Soy funcionario de la ESE Fabio Jaramillo Londoño, identificada ocn NIT 900.211.468-3, nosotros actualmente contamos con ERP SIIGO Pymes pero la Facturación Electrónica se realiza por un software especializado en servicios de salud, por tal motivo comedidamente solicito informar el paso a paso que debemos de realizar para adquirir con SIIGO el servicio de Generación de documento soporte electrónico en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS, y si la firma que contamos actualmente para facturación Electrónica nos sirve para lo requerido del documento soporte.

    22 marzo, 2022 at 10:00 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Victor, para el proceso de la adquisición del servicio para generar el documento soporte electrónico, puedes comunicarte con un asesor del área comercial, quien te ayuda en el proceso y te aclara las otras dudas que tengas. Marcas al call center y en la extensión de comercial.

      22 marzo, 2022 at 12:35 pm