La retención en la fuente por ingresos laborales es conocida como un pago anticipado de la declaración de renta que se aplica sobre los ingresos gravados que recibe el empleado. Esta retención se puede determinar por medio de dos métodos o procedimientos comúnmente conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2.
1. Parametrización
Para definir los parámetros puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Nómina pyme electrónica – Parámetros – Catálogos – Retención en la fuente.
Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente ventana:
En ella es posible realizar lo siguiente:
a. Parámetros
Aquí defines los topes para el cálculo de retención en la fuente por salarios, en función de la UVT o Unidad de Valor Tributario:
Los campos para los cálculos de retención son:
- Límite valor exento para la base (Anual): digita el valor exento para la base de retención en la fuente, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente para cada año. Se obtiene de la multiplicación del valor de UVT por 790.
Para el año 2024, Limite valor exento = 47.065 (Valor UVT) * 790 = 37.181.350.
- Porcentaje para salario integral: es necesario que digites el porcentaje exento de retención de aquellos empleados que manejan salario integral.
- Valor del UVT: valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) de acuerdo a la normatividad actual.
Valor UVT año 2024 = 47.065
- Porcentaje descontable de pensión: porcentaje que no se toma como base para la liquidación de pensión.
- Porcentaje exento en retención: este porcentaje corresponde al exento de retención de acuerdo a lo estipulado en la normatividad vigente.
- Tope máximo deducción medicina prepagada (UVT): cantidad de UVT máximo a deducir por concepto de medicina prepagada según lo autorizado por la normatividad vigente.
- Tope máximo deducción vivienda: digitas el valor máximo a deducir mensual por concepto de vivienda conforme a lo estipulado por el gobierno nacional.
- Redondear según circular 0009 DIAN: seleccionas esta casilla si se requiere realizar redondeos del valor de la retención en la fuente al momento de realizar la liquidación de la nómina.
- Porcentaje deducción por dependientes: es necesario que digites el porcentaje máximo de deducción por dependientes para el cálculo de retención en la fuente según la norma actual.
- Tope máximo deducción por dependientes (UVT): cantidad de UVT máximo a deducir por deducción por dependientes según lo autorizado por la normatividad vigente.
- Porcentaje de deducciones / Rentas exentas: el que corresponda de acuerdo al año vigente
- Tope anual máximo deducciones / Rentas exentas (UVT): de acuerdo a los cambios de ley.
Importante: esta información debe ser actualizada anualmente de acuerdo a la normatividad vigente para cada año.
b. Tabla de retención
En esta ventana ingresas los datos de la tabla de retención en la fuente en UVT fijada por el gobierno nacional:
c. Tabla de retención mínima
Permite aplicar la retención para aquellos empleados que son declarantes y que se hace necesario aplicar la retención por el método IMAS para comparar con la retención del método convencional y aplicar la que reporte el valor más alto.
Importante: para elegir el procedimiento adecuado, en primer lugar, debes tener en cuenta que hay que aplicar aquel que más favorezca al empleado, es decir, tomar el procedimiento que le signifique una menor retención. El procedimiento número uno tiene en cuenta los ingresos que se obtengan en el mes en que se debe aplicar la retención; en cambio, el procedimiento número dos tiene en cuenta el ingreso promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo.
2. Cálculos para retención en la fuente
Este informe es de gran ayuda, ya que genera el cálculo de retenciones detallando la información de lo liquidado en el mes. Lo generas por la Ruta: Nómina Pyme electrónica – Manejo y liquidación de novedades – Informes liquidación – Cálculos de retención.
Al ingresar puedes escoger el mes, o rango de meses, rango de nóminas y empleados.
Al enviar a Excel, el reporte te muestra la nómina, el empleado y la información con la que revisas los cálculos para generación de la retención en la fuente.
Igualmente, este informe lo puedes generar en el momento de estar revisando en la captura de la nómina por la Ruta: Nomina pyme electrónica – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Por Empleado. Das clic derecho con el mouse, en las observaciones del concepto de retención y de forma automática, genera el informe en Excel.
Importante: si generas el informe en febrero o los meses posteriores, podrás ver el acumulado de los meses en cada uno de los empleados de manera totalizada por mes y así podrás conocer el acumulado de deducciones y rentas exentas más fácilmente.
