c9. Parámetros de documentos

La funcionalidad del documento Tipo V – Cotización, es realizar la presentación de los productos y/o servicios de la empresa a un tercero que los desea adquirir; por medio de este documento detallas el precio de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación. Este es un documento extracontable.

Para realizar la parametrización de este documento puedes hacer uso del buscador de menú o ingresar por la ruta: Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de documentos.

Allí el sistema te despliega una ventana con todos los documentos que maneja Siigo, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su correspondiente nombre.

En los documentos existen campos genéricos que tienen la misma funcionalidad para todos y también existen otros campos que son específicos para cada documento, entre ellos tenemos:                     

1. Campos genéricos:

• Tipo: esta es la letra que identifica el documento que se requiere definir.
• Comprobante: dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
• Descripción: este corresponde a un nombre corto que identifica el tipo de contabilización que realizara el documento.
• Documento inactivo: esta opción te permite inhabilitar el documento para no ser visualizado al momento de elaborar documentos.

• Desea modificar descripciones de las secuencias: esta marcación te permite, al momento de elaborar un documento, modificar el nombre o las observaciones de cada transacción.

• Numeración automática: seleccionas este campo, cuando la empresa requiere que al momento de grabar un documento el programa asigne el número con el cual se contabilizara el comprobante en Siigo.
• Número de ítems: digita el número de secuencias que vas a incluir al momento de elaborar un comprobante, Siigo máximo te permite incluir 250 ítems.
• Tipo de impresión: este combo permite que selecciones como se requiere la impresión del documento:

• Formato para la impresión: este campo solo se habilita si en la anterior casilla seleccionaste el formato moderno y permite asociar en cuál de ellos se realizará la impresión

  En el botón de configuración es posible cambiar el orden, eliminar o incluir los campos que se desean visualizar en el detalle del documento.

• Título: digitas el nombre del documento el cual se visualizará al momento de realizar la impresión.
• Utiliza cantidades de producto con dos decimales – Utiliza precio unitario con dos decimales: al seleccionar estas opciones el sistema te imprime en cantidades y/o valores dos decimales, de lo contrario imprimirá cinco decimales.

2. Campos específicos:

En el documento Tipo V – Cotización el campo específico que se habilita es:

• Cargos y Descuentos: en cada columna se pueden incluir hasta tres conceptos, es de aclarar que Siigo realiza en forma correcta el cálculo de retención en la fuente cuando la cuenta contable se asigna en el tercer descuento y de igual forma para el impuesto a las ventas (IVA) la cuenta contable es necesario que se encuentre en el tercer cargo.

Importante: en la cotización la ventana de descuentos y cargos es informativa para reflejar en la impresión del documento los valores de los impuestos calculados, pero no se realiza ninguna contabilización.

Después de configurado el documento y si deseas crear uno nuevo con las mismas características, puedes realizarlo desde el botón . El sistema sugiere el siguiente consecutivo, sin embargo, con la lupa puedes visualizar el número al cual se desea copiar y que no esté parametrizado. Si seleccionas un comprobante existente, genera un mensaje de advertencia “Documento ya existe”.

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