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Novedad de vacaciones – Nómina y RRHH

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Para capturar la novedad de vacaciones vas por la ruta: Nómina y RRHH electrónica – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedades de Vacaciones.

Inicialmente el sistema te presenta una ventana donde registras la cédula del empleado o puedes utilizar la búsqueda respectiva con el ícono , ya sea en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación).

Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por vacaciones.

  • Concepto: código por el cual se registrará en las novedades de la nómina, en este caso se utilizará el concepto de vacaciones, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
  • Tipo: vacaciones que se van a registrar en la novedad, disfrutadas o compensadas.

  • Centro de Costo y Grupo Contable: se relaciona el del empleado en el momento de tomar las vacaciones.
  • Fecha Inicial – Fecha Final: fecha a partir de la cual se tomarán y la fecha de terminación de las vacaciones, en caso de ser disfrutadas.
  • Fecha de Aprobación – Fecha Final: fecha en la cual fue aprobado el pago compensatorio de las vacaciones.
  • Días Tomados: número de días laborales que comprende el período de vacaciones, calculados por el sistema. Según la legislación el período establecido para las vacaciones disfrutadas es de 15 días por período causado, de igual forma el empleado puede tomar menor cantidad de días, para este efecto, el sistema descontará de los días causados de vacaciones. Este número de días es calculado por el sistema de acuerdo con la definición del calendario por la opción Recursos Humanos – Parámetros – Calendario, adicionalmente con los datos registrados en la hoja de vida del empleado.
  • Días Disfrutados: son los días calculados por el sistema a partir de la fecha inicial. Estos días disfrutados incluyen los días no laborables para el empleado (sábado, en caso de ser no laborable, domingos y festivos). En el caso de las vacaciones compensadas el programa calculará fecha inicial y final, así como días disfrutados y afectará de forma correcta el histórico de vacaciones ya que esto hace parte de la funcionalidad.
  • Días a pagar: se habilita para colocar la cantidad de días a pagar en las vacaciones compensadas.
  • Período de Causación: el sistema trae a manera informativa la relación de los períodos de vacaciones del empleado, según su histórico, los días causados, tomados y pendientes.  Según el histórico el sistema informa cuántos quedan pendientes por tomar de vacaciones del período indicado, o también lo hace en el caso que sean anticipadas.
  • Observaciones: comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono.
  • De Resolución: corresponde al número de autorización entregado por el Ministerio de Trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en dinero.
  • De Cheque: número del cheque con el cual se cancelarán las vacaciones compensadas.
  • Banco: nombre del banco correspondiente al cheque con el que se cancelarán al empleado las vacaciones compensadas.

Después de registrada la novedad puedes consultarla, ingresando por el ícono , donde visualizas en pantalla todas las novedades de vacaciones que tiene creadas el empleado seleccionado y así identificar ágilmente el estado de la novedad, para el análisis de la información.

Adicional para verificar el correcto registro de las novedades por vacaciones, puedes generar el informe: libro de vacaciones, por la ruta: Recursos Humanos – Históricos – Libro de vacaciones.

Importante

1. Ten en cuenta que para la liquidación de vacaciones compensadas y para la liquidación de vacaciones disfrutadas se deben tener creados conceptos diferentes.

2. Al finalizar la captura de la novedad puedes generar el documento de reporte de la novedad que sirve como soporte para entregar al empleado. El sistema no puede manejar un control de las vacaciones si no fueron liquidadas por el módulo de RRHH.

3. El pago de vacaciones se refleja al momento de liquidar la nómina. Para que el sistema tome las vacaciones que tiene pendientes el empleado es necesario haber digitado los períodos completos y/o parciales que ha tomado el empleado por la opción de: Recursos Humanos – Históricos – Captura de Históricos. Puedes consultarlo también en Recursos Humanos – Libro de Vacaciones – Informe.

4. Al calcular la base de Pensión y Salud, si el concepto es de Vacación o Licencia, busca el IBC del mes anterior al período de nómina, calcula el valor diario y lo multiplica por el número de días de vacaciones/licencias del periodo que se está liquidando.

5. Si no se encuentra el valor del IBC del mes anterior, se debe tomar el sueldo actual, calcular el valor diario y multiplicarlo por el número de días de vacaciones/licencias del periodo que se está liquidando.

6. En la formulación de bases para conceptos puedes escoger en el tipo de cálculo – IBC mes ant.

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