Dentro del módulo de Nómina y Recursos Humanos puedes capturar y liquidar las Licencias No remuneradas y las Licencias Remuneradas, las cuales podrán ser obligatorias o voluntarias de acuerdo a como lo señala la Ley.
Para realizar el proceso de Captura y Liquidación de Licencias es necesario:
1. Crear dos conceptos de nómina, los cuales correspondan a Licencia No remunerada y Licencia Remunerada.
2. Ingresar la novedad por la Ruta: Nómina y RRHH electrónica – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Licencias.
- El sistema te presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva con el ícono
en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación). - Así mismo, te habilita el ícono
(Búsqueda de Novedades), el cual permite visualizar en pantalla las novedades de Licencias que tiene creadas el empleado seleccionado.
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por licencias, que se presenta a continuación:
- Concepto: código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Licencias, previamente creado.
- Tipo: se indica si corresponde a una licencia remunerado o no remunerada, Comisión de Servicios, Permisos, Licencia por Luto.
- Centro de Costo: relacionado al empleado.
- Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar la licencia.
- Fecha Inicial – Fecha Final: fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencias y la fecha hasta de terminación.
- Días Laborables: número de días laborables que comprende la licencia.
- Días Disfrutados: número total de días de la licencia, incluyendo los días no laborales (sábados, domingos y festivos).
- Descuento Dominical: muestra un mensaje donde hace relación a un art CST, en este campo lo único que debe ir es el concepto sobre el cual se va a manejar el dominical y corresponde a un concepto de nómina previamente creado.
- Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad capturada, se graba con el ícono
o la tecla de función F1. Al consultar la novedad podrá verificar que las observaciones hayan quedado capturadas de forma correcta.
Importante
- En caso de ser una licencia no remunerada, se indica si es voluntaria o disciplinaria, para efectos de presentación de informes.
- Se debe tener en cuenta que las Licencias No remuneradas Disciplinarias hacen referencia a las suspensiones que el empleador le realice al empleado, mientras que las licencias no remuneradas Voluntarias harán referencia a los permisos solicitados por los empleados.
- Cuando se realiza la liquidación de una Licencia No remunera Disciplinaria, esta afecta el IBC de liquidación de Salud y Pensión, ya que dicho IBC se calcula sobre el valor del salario por los días realmente laborados por el empleado, de Igual manera esta novedad afectara los días para liquidar ARP y Parafiscales al generar la Planilla Única.
- Los conceptos de licencia no deben estar incluidos en la Tabla 98, estos se deben ingresar por la Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Licencias
- No se deben ingresar de forma manual, ni con valor por Cargue Automático. Y al verificar por acumulados, no deben tener valores.
- Al calcular la base de Pensión y Salud, si el concepto es de Vacación o Licencia, busca el IBC del mes anterior al período de nómina, calcula el valor diario y lo multiplica por el número de días de vacaciones/licencias del período que se está liquidando.
- Si no se encuentra el valor del IBC del mes anterior, se debe tomar el sueldo actual, calcular el valor diario y multiplicarlo por el número de días de vacaciones/licencias del periodo que se está liquidando.
- En la formulación de bases para conceptos se incluye en el tipo de cálculo – IBC mes ant.
