C5. Nómina básica electrónica

Manejo retención en la fuente – Nómina básica

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La retención en la fuente por ingresos laborales es un pago anticipado de la declaración de renta que se aplica sobre los ingresos gravados que recibe el empleado. Esta se puede determinar por medio de dos métodos o procedimientos comúnmente conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2.

Importante: para elegir el procedimiento adecuado, en primer lugar, es necesario tener en cuenta que hay que aplicar aquel que más favorezca al empleado, es decir, tomar el procedimiento que le signifique una menor retención. El procedimiento número uno tiene en cuenta los ingresos que se obtengan en el mes en que se debe aplicar la retención; en cambio, el procedimiento número dos tiene en cuenta el ingreso promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo.

1. Parametrización

Para definir los parámetros, puedes ir por el buscador de menú o por la ruta: Nómina básica electrónica – Parámetros – Catálogos – Retención en la fuente.

En esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana:

En ella vas a las siguientes opciones:

a. Parámetros: aquí defines los topes para el cálculo de retención en la fuente por salarios, estos en función de la UVT o Unidad de Valor Tributario:

Importante: para el año 2023 los cálculos de retención en la fuente a empleados, cumplen con los requisitos establecidos en Ley de reforma tributaria 2277 de 2022.

1. se modificó texto del límite valor exento para la base, a límite valor exento para la base (Anual). Para el año 2023 es igual a $ 33.580.480 que corresponde a 790 UVT. (Valor UVT 2023 $ 42.412).

2. Se modificó texto Tope máximo deducciones / Rentas exentas (UVT), a Tope anual máximo deducciones / Rentas exentas (UVT). Para el año 2023 es igual a $ 56.832.080 que corresponde a 1.340 UVT (Valor UVT 2023 $ 42. 412.).

  • Límite valor exento para la base (Anual): digita el valor exento para la base de retención en la fuente, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente para cada año.
  • Porcentaje para salario integral: es necesario que digites el porcentaje exento de retención de aquellos empleados que manejan salario integral.
  • Valor del UVT: valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) de acuerdo a la normatividad actual.
  • Porcentaje descontable de pensión: porcentaje que no se toma como base para la liquidación de pensión.
  • Porcentaje exento en retención: este porcentaje corresponde al exento de retención de acuerdo a lo estipulado en la normatividad vigente.
  • Tope máximo deducción medicina prepagada (UVT): cantidad de UVT máximo a deducir por concepto de medicina prepagada según lo autorizado por la normatividad vigente.
  • Tope máximo deducción vivienda: digitas el valor máximo a deducir mensual por concepto de vivienda conforme a lo estipulado por el gobierno nacional.
  • Redondear según circular 0009 DIAN: seleccionas esta casilla si se requiere realizar redondeos del valor de la retención en la fuente al momento de realizar la liquidación de la nómina.
  • Porcentaje deducción por dependientes: es necesario que digites el porcentaje máximo de deducción por dependientes para el cálculo de retención en la fuente según la norma actual.
  • Tope máximo deducción por dependientes (UVT): cantidad de UVT máximo a deducir por deducción por dependientes según lo autorizado por la normatividad vigente.

Importante: esta información es necesario que sea actualizada anualmente de acuerdo a la normatividad vigente para cada año.

b. Tabla de retención: para ella el sistema te habilita una ventana donde digitas los datos de la tabla de retención en la fuente en UVT fijada por el gobierno nacional:

c. Cesantías gravadas: en esta opción digita los topes de cesantías que son sujetos a retención en la fuente y están dados en rangos de UVT.

d. Tabla de retención mínima: te permite aplicar la retención para aquellos empleados que son declarantes y que se hace necesario aplicar la retención por el método IMAS para comparar con la retención del método convencional y aplicar la que reporte el valor más alto.

2. Cálculos para retención en la fuente

Este informe es de gran ayuda, ya que genera el cálculo de retenciones detallando la información de lo liquidado en el mes. Lo generas por la Ruta: Nómina básica electrónica – Informes de Nómina – Cálculos de retención.

Puedes escoger el mes, el tipo de nómina y el empleado o por rangos.

Al enviar a Excel, el reporte te muestra la nómina, el empleado y la información con la que revisas los cálculos para generación de la retención en la fuente. 

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