h5. Nómina básica electrónica

Manejo retención en la fuente – Nómina básica

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La retención en la fuente por ingresos laborales es conocida como un pago anticipado de la declaración de renta que se aplica sobre los ingresos gravados que recibe el empleado. La retención en la fuente por ingresos laborales se puede determinar por medio de dos métodos o procedimientos comúnmente conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2.

Importante: para elegir el procedimiento adecuado, en primer lugar, se debe tener en cuenta que hay que aplicar aquel que más favorezca al empleado, es decir, tomar el procedimiento que le signifique una menor retención. El procedimiento número uno tiene en cuenta los ingresos que se obtengan en el mes en que se debe aplicar la retención; en cambio, el procedimiento número dos tiene en cuenta el ingreso promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo.

1.Parametrización

Para definir los parámetros de retención en la fuente es posible utilizar el buscador de menú o ingresas por la ruta: Nómina – Parámetros – Catálogos – Retención en la fuente.

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana:

En ella puedes ingresar a las siguientes opciones:

a. Parámetros: en esta opción es necesario definir los topes para el cálculo de retención en la fuente por salarios, estos se definen en función de la UVT o Unidad de Valor Tributario:

  • Límite valor exento para la base: debes digitar el valor exento para la base de retención en la fuente, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente para cada año.
  • Porcentaje para salario integral: es necesario digitar el porcentaje exento de retención de aquellos empleados que manejan salario integral.
  • Valor del UVT: digita el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) de acuerdo a la normatividad actual.
  • Porcentaje descontable de pensión: porcentaje que no se toma como base para la liquidación de pensión.
  • Porcentaje exento en retención: digitas el porcentaje correspondiente al exento de retención de acuerdo a lo estipulado en la normatividad vigente.
  • Tope máximo deducción medicina prepagada (UVT): ingresa la cantidad de UVT máximo a deducir por concepto de medicina prepagada según lo autorizado por la normatividad vigente.
  • Tope máximo deducción vivienda: digita el valor máximo a deducir mensual por concepto de vivienda conforme a lo estipulado por el gobierno nacional.
  • Redondear según circular 0009 DIAN: selecciona esta casilla si se requiere realizar redondeos del valor de la retención en la fuente al momento de realizar la liquidación de la nómina.
  • Porcentaje deducción por dependientes: es necesario digitar el porcentaje máximo de deducción por dependientes para el cálculo de retención en la fuente según la norma actual.
  • Tope máximo deducción por dependientes (UVT): digita la cantidad de UVT máximo a deducir por deducción por dependientes según lo autorizado por la normatividad vigente.

Importante: Esta información debe ser actualizada anualmente de acuerdo a la normatividad vigente para cada año.

b. Tabla de retención: en esta opción el sistema te habilita una ventana donde es necesario ingresar los datos de la tabla de retención en la fuente en UVT fijada por el gobierno nacional. Esta ventana se visualiza de la siguiente forma:

c. Cesantías gravadas: En esta opción debes digitar los topes de cesantías que son sujetos a retención en la fuente y están dados en rangos de UVT.

d. Tabla de retención mínima: permite aplicar la retención para aquellos empleados que son declarantes y que se hace necesario aplicar la retención por el método IMAS para comparar con la retención del método convencional y aplicar la que reporte el valor más alto.

2. Cálculos para retención en la fuente

Esta nueva funcionalidad es de gran ayuda, genera un informe de cálculos de retenciones detallado con la información de lo liquidado en el mes. Este informe se genera por la Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Cálculos de retención.

Al ingresar a la opción permite escoger el mes, el tipo de nómina y el empleado o se pueden escoger todos.

Al enviar a Excel, el informe muestra la nómina, el empleado y la información, que permite revisar los cálculos para generación de la retención en la fuente. 

Igualmente, este informe lo podemos generar en el momento de estar revisando en la captura de la nómina por la Ruta: Nomina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Por Empleado. Se debe dar clic derecho en las observaciones del concepto de retención y de forma automática genera el informe en Excel.

Al repasar el concepto de retención en la fuente, se genera a Excel el informe que muestra los cálculos que hace el programa para la generación de la Retención en la Fuente.

Y al finalizar genera el siguiente informe.

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