e. Elaboración otros documentos

Manejo de facturación en bloque

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¿Qué es facturación en bloque?

Facturación en bloque es una funcionalidad de SIIGO para empresas administradoras de oficinas o locales (propiedad horizontal) que permite dar agilidad y rapidez en el proceso de facturación permitiendo afectar uno o varios conceptos de facturación para todos los terceros creados (propietarios o arrendatarios)

¿Cuáles son los parámetros a definir para generar facturación en bloque?

Los parámetros a definir en el programa para manejar facturación en bloque son:

  1. Registro de control

En el registro de control se define el manejo de facturación en Bloque allí se puede ingresar haciendo uso del buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Parametrización – Registro de Control y marcar la opción de Facturación en Bloque.

Después de realizar alguna modificación en el registro de control, es necesario salir del programa y volver a ingresar para que el menú de SIIGO tome los cambios.

 

2. Parámetros facturación en bloque

Para definir estos parámetros se puede ingresar haciendo uso del buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Documentos – Facturación en Bloque.

Al momento de seleccionar la opción de facturación en bloque se encuentran las siguientes opciones:

Parametrización: En esta opción se definen parámetros básicos que permitirán la posterior generación de la facturación; al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente pantalla:

  • Conceptos de Facturación: En esta opción se crean los diferentes conceptos que maneje la empresa para facturar, se pueden crear hasta 9999 criterios. Ejemplo: Cuota de Administración, Parqueadero, Vigilancia, etc.

Los primeros conceptos que se recomiendan crear son los de impuestos y para estos se sugiere utilizar los últimos consecutivos.

 

Ejemplo:

9999 – IVA

9998 – Retención en la Fuente

9997 – Retención del CREE

9996 – Retención de IVA

9995 – Retención de ICA

  • Al momento de crear un concepto se habilita la siguiente ventana solicitando los siguientes campos:

  • Concepto: Corresponde al consecutivo interno que maneja SIIGO y le será asignado al criterio de facturación que se va a crear.
  • Descripción: Digitar el nombre del concepto de facturación, este texto aparecerá en la impresión de factura.
  • Concepto de Impuestos: Al seleccionar esta casilla el sistema habilita una nueva ventana para en ella seleccionar el tipo de impuesto y las cuentas contables en las cuales se contabilizara el valor del impuesto o retención relacionado.

El sistema valida que las cuentas contables que se digitan en esta pantalla NO estén marcadas como Inventarios, Activos fijos ni con Detalles, para los impuestos de RETEIVA y RETEFUENTE las cuentas asociadas estarán marcadas como Retención.

Cuando se selecciona RETEFUENTE el sistema solo habilita los campos “Autorretenedor (Debito) y Autorretenedor (Crédito)” si en el Registro de Control se marcó el campo “Maneja Autorretención”.

  • Valor fijo: Digitar el valor de la cuota que se causara en forma periódica.
  • Valor unidad: Permite asociar un valor por unidad y al momento de capturar las novedades se incluye la unidad y el sistema realiza el cálculo (unidad * valor asignado)
  • Cuenta contable: Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el concepto de facturación que se está creando.

 

Se recomienda que la cuenta contable relacionada este marcada como Si Tercero y Si Centro de Costos.

  • Forma de pago: Seleccionar la forma de pago a utilizar en el proceso de facturación
  • Centro y subcentro de costo: Asignar el centro y subcentro de costo en donde se contabilizará el concepto.
  • IVA – RETEIVA – RETEICA – RETEFUENTE – RENTECION CREE: En estos campos es necesario digitar el código del concepto de facturación creado para cada impuesto siempre y cuando el concepto que se está creando cause efectivamente este impuesto.

Los campos de impuestos (IVA, RETEIVA, RETEICA y RETEFUENTE) el sistema permite pasarlos en blanco con la tecla F9 o con el icono.

 

  • Periodos de Pagos facturación: En esta opción se crean los diferentes periodos de facturación que maneje la empresa, el sistema permite crear hasta 999.

Ejemplo:

  • Mensual
  • Trimestral
  • Semestral

  • Impresión conceptos: Esta opción permite imprimir los diferentes códigos de facturación creados en la empresa, el listado se puede enviar directamente a la impresora, a vista previa o a Excel.

GENERACIÓN FACTURACIÓN EN BLOQUE

¿Cuál es el objetivo de manejar facturación en bloque?

El objetivo principal es la optimización en el proceso de facturación, porque después de haber definido algunos parámetros el sistema de manera automática carga a los diferentes terceros los conceptos y valores que se hayan fijado.

¿Cuáles son los pasos a realizar antes de ejecutar el proceso de facturación en bloque?  

Para ejecutar el proceso de facturación en bloque es necesario ejecutar algunos procesos, esto se puede definir en la opción de Facturación en Bloque dando clic en el buscador de menú o ingresar por la ruta: Documentos – Facturación en Bloque.

Al momento de seleccionar la opción de facturación en bloque se encuentran varias opciones, Allí es necesario ejecutar las siguientes opciones:

  • Datos por establecimiento:

Esta opción permite crear los diferentes establecimientos que manejara la empresa, estos pueden ser oficinas (O) o locales (L), en esta opción es posible asignarle a cada establecimiento el Nit, el periodo de pago y uno a uno los conceptos de facturación que apliquen, para ello se habilita la siguiente ventana:

Es necesario incluir los conceptos de facturación por cada uno de los establecimientos, bien sean oficinas o locales. Al momento de terminar de ingresar los conceptos a cada establecimiento es necesario guardar la información y esto se puede hacer con la tecla de función F1 o con el icono .

  • Generación de novedades:  

En esta opción se realiza el cargue de las novedades o conceptos de facturación a cada uno de los establecimientos que se definieron previamente en la opción de Datos por Establecimiento, al ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla:

 En ella es necesario seleccionar el periodo de pago y confirmar los siguientes datos para que el sistema culmine en forma correcta la generacion de novedades.

  • Verificación novedades:

En esta opción se genera un informe de los establecimientos creados reportando cada uno de los conceptos de facturación capturados para cada uno de ellos, el sistema permite su generación en forma impresa o por pantalla:

Impreso: El sistema solicita la clase de establecimiento (Local – Oficina) para los cuales se desea generar la información y el rango de ellos.

 

Este informe se puede enviar por vista preliminar, impreso o a Excel. .

 

Pantalla: En esta opción se puede generar la consulta por cada uno de los establecimientos.

 

En esta opción es posible modificar o incluir conceptos de facturación que solo apliquen para un establecimiento, en caso que la modificación aplique para varios es necesario realizar el proceso uno por uno. 

 

  • Generación de facturas

 El proceso de generación de facturas realiza la contabilización de la facturación para cada uno de los establecimientos (oficinas o locales) parametrizados previamente y a los cuales se les genero el proceso de novedades de facturación, para ello se habilita la siguiente pantalla:

En ella es necesario definir el tipo y el rango de establecimientos (Oficina – Local), el tipo de documento F en el cual se contabilizará la facturación en bloque, la fecha de vencimiento, el centro de costos y el periodo de pago. 

El saldo anterior de la facturación en bloque el sistema lo toma del saldo al mes anterior y no al día anterior. Adicional, el manejo de los establecimientos oficina y local son excluyentes, en caso de manejar los dos tipos, el proceso de facturación es necesario ejecutarlo en forma independiente.

  • Impresión de facturas

 Paso seguido es realizar la impresión de las facturas contabilizadas, al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

 

En ella es necesario definir los siguientes campos:

 

Formato Antiguo – Formato Nuevo: Corresponde al formato que utilizara en la impresión, son formatos estándar de SIIGO no son generadores de documentos ni templates.

Número desde – Número hasta: Asignar el rango de facturas que se requieran imprimir.

Imprime valor de interés: Este campo solo se habilita manejando formato antiguo y trae en la impresión de la factura un ítem con los saldos pendientes de periodos anteriores.

Saldo del Nit o Valor Vencido (N/V): Este campo solo se habilita manejando formato antiguo y es la forma de generación de la facturación

Discrimina saldo por concepto: Este campo solo se habilita manejando formato antiguo y es la forma de presentación de la facturación

Comentarios: Observaciones adicionales que se visualizaran únicamente en la impresión de la factura.

En el caso que se deban enviar las facturas electrónicamente se realiza desde la ruta: Documentos – Impresión de documentos previos, se dará el rango de las facturas, clic en la nube y luego en icono  o tecla F1, el sistema toma el correo relacionado en cada tercero.

 

  1. GENERACIÓN FACTURACIÓN EN BLOQUE

 ¿Cuál es el objetivo del cierre de año en facturación en bloque?

El objetivo de cierre de año en facturación en bloque es pasar al siguiente año los datos de establecimientos (Locales y Oficinas) y conceptos de facturación; de esta forma generar novedades y el proceso de facturación en bloque mes a mes en el siguiente año.

 

¿Cuál es la ruta para realizar cierres de facturación en bloque?

Para el proceso de cierre de facturación en bloque se puede utilizar el buscador de

menú o ingresar por la ruta: Documentos – Facturación en bloque.

 

 Al momento de seleccionar la opción de facturación en bloque se habilita la siguiente pantalla en la cual se seleccionar “Cierre de año”:

 

 Al momento de ingresar a ejecutar el proceso de cierre de facturación en bloque, se habilita la siguiente ventana:

 

Año de cierre: Digitar el año de cierre para el manejo de facturación en bloque, se recomienda siempre digitar el mismo con el cual se ingresó al programa.

Seguro de realizar el cierre: Seleccionar esta opción para que el sistema realice el proceso de cierre.

 

Antes de ejecutar el proceso de cierre de facturación en bloque es necesario ejecutar un cierre contable en el menú de Cierres Anuales, puede ser el cierre parcial o el cierre definitivo.

 

Una vez visualizamos el aviso de proceso terminado habrá finalizado el proceso.

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