h5. Nómina básica electrónica

Manejo de novedades – Nómina básica

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Para el manejo de novedades en nómina básica debes seguir ciertos pasos, los cuales describiremos a continuación:

1. Fijación de Novedades

En esta fijación capturas aquellos conceptos de nómina (previamente creados en el sistema) para que mes a mes sean incorporados en la liquidación de la nómina; puedes asignar para todos los empleados, un grupo de ellos o individualmente.

Para realizar la fijación de novedades puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de novedades – Fijación de novedades.

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana:

En ella defines la forma en la cual se captura la novedad fija en Siigo:

a. Individual: en esta opción puedes seleccionar empleado por empleado para efectuar la fijación de una novedad. Los campos que debes diligenciar son:

  • Concepto: puedes digitar o hacer la búsqueda del código del concepto de nómina que se quiere fijar.
  • Nit: Een este campo se digita o hace la búsqueda del número de cédula del empleado al que se le efectuará la fijación del concepto.
  • Valor: digitas el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

b. Centro de costos

Seleccionado esta opción podrás efectuar la fijación de una novedad para un centro de costo específico. Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

* Concepto: digitas o hacer la búsqueda del código del concepto de nómina que se quiere fijar.

* Centro y subcentro de costo: en este campo digitas el código del centro de costo al que se le realizará la fijación del concepto.

Importante: al presionar enter se selecciona el asterisco (*) el programa tomará todos los centros. Solamente se habilita el subcentro de costo si el centro e costo seleccionado lo maneja.

* Valor: digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

c. Numérico

A través de esta opción se puede asignar un concepto como fijo a un rango de empleados. Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

* Concepto: digitas o haces la búsqueda del código del concepto de nómina que se quiere fijar.

* Del número – Al número: corresponde al rango del documento de identidad de los empleados a los cuales se les requiere fijar el concepto.

* Valor: digitas el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

2. Lista de Novedades Fijas  

La lista de novedades fijas es un informe que permite generar un reporte de todas aquellas novedades de nómina que se han capturado y se han dejado como fijas. Para generarla puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Nómina – Manejo de novedades – Informes de novedades – Lista novedades fijas

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana, en la que es necesario que incluyas algunos datos como son el centro de costos y el concepto de nómina.

Este informe se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel y reporta el concepto que está fijado, para cuales empleados, el grupo al cual pertenece el empleado y el valor o la variable definida.

3. Borra Novedades

Eliminar los conceptos de nómina que se definieron como fijos para liquidar en cada uno de los periodos de liquidación de nóminaPara borrarlos vas por el buscador de menú o ingresas por la ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de novedades – Borra novedades fijas.

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana:

En ella digitas el código del concepto o los códigos del rango de conceptos que se han fijado y se desean eliminar de novedades fijas.

4. Generación de Novedades

La generación de novedades es una opción de menú que te permite realizar el ingreso de las novedades que aplican para todos los empleados en un período de nómina determinado, pueden ser dominicales o únicas.

Importante: las primeras novedades que se recomiendan generar son las novedades de salario y las novedades fijas.

Para realizar la generación de novedades utiliza el buscador de menú o ingresa por la ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de novedades – Generación de novedades.

Al dar doble clic, si no se encuentran actualizados los datos de ley del año en curso, el sistema te generara una ventana informativa:

Cuando das aceptar, te muestra una nueva ventana para actualizar el salario mínimo, subsidio de transporte y valor de la UVT, también te muestra un mensaje fijo que aclara los aspectos a tener en cuenta para la actualización de datos de ley para el nuevo año.

Importante: Si esos datos de ley ya fueron actualizados, el mensaje no se muestra y continua con el proceso normal.

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana:

En ella es necesario definir la siguiente información:

a. Dominicales: esta opción te permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la nómina es semanal.

b. Únicas: permite liquidar nominas que sean mensuales, quincenales o decanales. El sistema allí presenta los siguientes mensajes:

Este proceso crea el archivo de nómina a procesar, ¿desea continuar?: Esta casilla debe ser seleccionada para que se creen los archivos con los datos de la nómina y sea posible la continuación del proceso.

Digite la nómina a procesar: debes digitar el código de la nómina a liquidar el cual ya debe estar previamente creado en SIIGO y continuar con el proceso, con ello se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario ingresar unos datos como son:

* Concepto: en esta casilla digita todos aquellos conceptos de nómina que se van a liquidar en el periodo de nómina escogido.

* Variable: en este campo digitas la cantidad en días u horas que se desean liquidar para el concepto seleccionado. Una vez incluidos todos los conceptos es necesario dar clic sobre el icono de la bandera y se habilita la siguiente ventana:

Importante: una vez se ha seleccionado el concepto de nómina el programa automáticamente mostrara la descripción del mismo.

“SI”, el programa ejecutará un proceso automático en el cual el programa asignará las novedades escogidas a todos los empleados sin tener en cuenta la fecha de ingreso a la empresa. o “NO”, el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la novedad aplica para el empleado que se visualiza en pantalla.

5. Captura de Novedades

La captura de novedades es una opción de menú en la cual es posible digitar cada una de las novedades (sueldo, horas extras, comisiones etc.) generadas por los empleados durante un periodo de nómina.

Para realizara la captura puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de novedades – Captura de novedades.

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra la siguiente ventana:

* Digite la nómina a procesar: digitas el código de la nómina a liquidar, ella se debe encontrar previamente creada en Siigo.

* Quiere iniciar proceso:

  • Respuesta NO: no marcas esta casilla cuando se genera la nómina por primera vez o en el caso en que se hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y estas novedades se quieran mantener.

        Luego el sistema te muestra la siguiente pantalla donde se efectuará la captura de novedades.

      En ella es necesario que ingreses algunos datos como son:

  • NIT: número de cédula del empleado al cual se le desea incluir la novedad.
  • CTO: conceptos de nómina sobre los cuales se van a incluir novedades al empleado seleccionado.

Importante: las novedades que se hayan incluido por la generación de novedades aparecerán de forma automática; si no se ejecutó esta opción será necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado.

  • Variable: en este campo digitas la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para el concepto seleccionado. Esta opción únicamente aplica para los      conceptos creados con fórmula.
  • Valor: en este campo digitas el valor de la novedad o concepto que se está capturando.

Importante:  para los conceptos con fórmula el programa calcula automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se está capturando.

  • Respuesta SI: lo seleccionas cuando el período de nómina en el que se van a capturar las novedades fue utilizado en meses anteriores y pagado; también cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se borraron todos los comprobantes y se requieren recuperar las novedades del período de nómina reversado.

  • Respuesta NO: selecciona esta casilla cuando NO deseas mantener las novedades capturadas en meses anteriores. El sistema borrara todas las novedades de los empleados de esa nómina y la deja en blanco para realizar nuevamente la captura de las mismas en cada empleado.
  • Respuesta SI: Manten seleccionada la opción cuando deseas mantener las novedades capturadas en el mes anterior en el cual se utilizó la nómina seleccionada. El sistema mantiene las novedades del mes anterior y permite seguir digitando más novedades a los empleados.

Con esta respuesta el sistema te genera una nueva pantalla donde pregunta el código del concepto de nómina que desea borrar de las novedades ya generadas.

Después de haber contestado las preguntas anteriores el programa te mostrará la siguiente pantalla donde se efectuará la captura de las novedades del empleado.

En ella es necesario ingresar algunos datos como son:

  • NIT: número de cédula del empleado al cual se le desea incluir la novedad.
  • CTO: conceptos de nómina sobre los cuales se van a incluir novedades al empleado seleccionado.

Importante:  las novedades que se hayan incluido por la generación de novedades aparecerán de forma automática; si no se ejecutó esta opción será necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado.

* Variable: En este campo digitas la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para el concepto seleccionado. Esta opción únicamente aplica para los conceptos creados con fórmula.

* Valor: debes digitar el valor de la novedad o concepto que se está capturando.

Importante:  para los conceptos con fórmula el programa calcula automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se está capturando.

Por último, con el icono o con la tecla de función F1 el sistema te guarda las novedades capturadas para cada empleado.

6. Planilla de Novedades

La planilla de novedades es un listado donde se visualizan todos los empleados activos de la empresa, permitiendo enviar a impresión esta información para que luego el cliente diligencie en forma manual cada una de las novedades que le aplicaron a cada empleado en el periodo de nómina; estos datos posteriormente deberán ser incorporados a Siigo como novedades (Ejemplo, Horas extra).

Para generar la planilla utiliza el buscador de menú o ingresa por la ruta: Nómina – Manejo de novedades – Informes de novedades – Planilla de novedades.

Al ingresar a esta opción el sistema te muestra una ventana, en la cual es necesario confirmar el filtro del informe si se genera numérico o alfabético y seleccionar el centro de costo o también es posible tenerlos en cuenta todos.

 

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2 Comments
  • Sergio Ortega says:

    Buen día

    Al día de hoy no se habilitado el menú de la nómina electrónica ya realizado los 3 pasos

    20 octubre, 2021 at 9:55 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Sergio, al realizar los tres pasos te genero algún mensaje de error que no te haya permitido pasar? ya tienes el certificado digital? Si todo paso bien y sigue sin habilitarse por favor comunicate al call center para que revise tu caso en específico. Bogotá: 60(1) 5802606, Barranquilla: 60(5) 3225103, Bucaramanga: 60(7) 6855056, Cali: 60(2) 3989476, Ibagué: 60(8) 2739852, Medellín: 60(4) 5905989, Atención a nivel nacional (Colombia): 60 3168476623.

      20 octubre, 2021 at 10:34 am