El manejo de anticipos para propiedad horizontal registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios entre otros.
Para el manejo se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Parametrización de cuenta contable:
La ruta para crear la cuenta contable es: Contabilidad – Administración de cuentas contables – Apertura de cuentas contables.
En esta opción permite realizar la parametrización de las cuentas de anticipos, es necesario crear diferentes auxiliares para cada concepto que maneje anticipos.
Por ejemplo, si tenemos el concepto de administración se debe crear el auxiliar 28055001 Anticipo Cuota Administración, y para el concepto de parqueaderos se debe crear la cuenta con diferente auxiliar 28055002 anticipo de parqueaderos.
Importante: las cuentas de anticipos deben estar detalladas por cobrar.
2. Creación de conceptos:
La ruta para crear el concepto es: Propiedad Horizontal – Parámetros – Facturación – Conceptos de facturación.
En esta opción el sistema permite que para el concepto 1 de las Cuotas de Administración permita asignarle la cuenta de anticipo ya creada.
3. Elaboración recibo de caja
Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los copropietarios.
La ruta para realizar el recibo es: Propiedad Horizontal – Documentos – Recaudos – Generación de Recibos.
Después de seleccionar el número de inmueble y de cancelar las respectivas cuotas de administración el sistema habilita un recuadro “Cuentas Adicionales” donde permite ingresar las cuentas de anticipo y el cual solicita los siguientes datos:
- Cuenta: seleccionas con el icono
la cuenta a la cual se cargará el anticipo. - Descripción: nombre de la cuenta.
- D/C: debes seleccionar la naturaleza de la cuenta.
- Valor: digitas el Valor del Anticipo.
- Concepto: debes seleccionar el número de concepto el cual está asociado a la cuenta seleccionada.
Cuando ya se tengan los datos seleccionados y digitados del anticipo se guarda con el icono 
de finalizar captura para que le permita terminar de grabar el recibo de caja.
4. Factura de venta:
La ruta para realizar la factura es: Propiedad Horizontal – Documentos – Facturación – Generación de Facturas.
Al ingresar a la opción de facturación el 1 día de cada mes y correr el proceso de Facturación el sistema de forma automática cancelara las facturas con los conceptos a los cuales se les realizo el respectivo anticipo.
5. Verificaciones adicionales
- Se debe revisar que ese anticipo este en el estado de cuenta.
- El anticipo debe estar negativo en el estado de cuenta.
- El anticipo debe ser para el mismo inmueble al que se le está facturando.
- El concepto con que se hizo el anticipo debe ser el mismo concepto que se está facturando.
El anticipo debe ser del mes inmediatamente anterior al proceso de facturación que está corriendo por ejemplo en la facturación de junio debe traer el anticipo de mayo.