c6. Nómina pyme electrónica

Liquidación de vacaciones – Nómina pyme

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Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador por cada año de servicios, quince (15) días hábiles consecutivos remunerados. Se concederán al trabajador dentro del año siguiente al cumplimiento del año de prestación de servicios. A nivel normativo se encuentran algunos tipos de vacaciones como son:

  • Vacaciones Disfrutadas: en las cuales el empleado no labora, solo descansa.
  • Vacaciones Compensadas: se presenta por acuerdo entre el empleador y el empleado, se compensan en dinero, mientras el empleado continúa trabajando.

Para realizar el proceso de liquidación de vacaciones, es necesario:

1. Parámetros 

a. Conceptos: para crear el concepto de nómina, Vacaciones disfrutadas:

Los campos a digitar son:

  • Concepto: número consecutivo y el nombre del concepto a crear.
  • Cuenta: la cuenta donde llevara el valor liquidado, en este caso una cuenta del pasivo.
  • Tipo: ingreso para el empleado.
  • Formula: se marca porque vas a pagar sobre el número de días tomados.
  • Es sueldo: no se marca, porque no es el concepto de sueldo.
  • Es base salarial: va marcado, para el cálculo de seguridad social.
  • Muestra saldo/Ahorros: solo se marca cuando el concepto es de préstamo o ahorro.
  • Base para el cálculo de ARP: no es base para Arl.
  • Concepto automático de: lleva calculo V- Vacaciones.

Importante: en el caso que se necesite utilizar también el concepto de Vacaciones compensadas se crea de la misma manera.

b. Tipo de nómina: se recomienda crear un nuevo tipo de nómina.

Donde se indica el número de la nómina, el periodo, la fecha y no se marca que traiga los conceptos fijos de la nómina, ya que se va a pagar independiente solo las vacaciones.

En el caso que sea en la misma liquidación de la nómina, se crea la nómina normal para la liquidación y se agrega como un concepto.

2. Captura y pago de la novedad

Vamos por la opción Nómina pyme electrónica – Manejo y Liquidación de Novedades – Procesos Liquidación – Captura automática de novedades.

Al ingresar, escogemos la opción por empleado.

Llamas la nómina que se creó para la liquidación individual y te habilita una ventana para escoger el empleado que vas a ingresar la novedad. Das clic en el ícono que aparece en la parte de arriba para ingresar la novedad. Incluyes el número de días y el valor se genera automáticamente, que viene del sueldo dividido en 30 y multiplicado por el número de días de vacaciones.

Cuando las vacaciones se van a pagar en el mismo periodo de la nómina, al agregar el concepto de vacaciones debes reliquidar, para la causación de salud y pensión que tenga en cuenta este concepto.

Importante:

  • Al calcular la base de Pensión y Salud, si el concepto es de Vacación o Licencia, busca el IBC del mes anterior al período de nómina, calcula el valor diario y lo multiplica por el número de días de vacaciones/licencias del periodo que se está liquidando.
  • Si no se encuentra el valor del IBC del mes anterior, se debe tomar el sueldo actual, calcular el valor diario y multiplicarlo por el número de días de vacaciones/licencias del periodo que se está liquidando.

Después de realizada la captura, ya sea individual o en el periodo de nómina, se realiza el pago, que se puede realizar directamente desde la captura por el icono de , donde escoges la nómina a pagar y seleccionas por comprobante.

El sistema pregunta el documento y la cuenta para la causación y marcas si estás seguro, y se realiza la causación

Después de la causación, el sistema te habilita una nueva ventana para realizar el pago.

En nómina el sistema no tiene como determinar, o separar los días de sueldo de los otros conceptos, por lo que no puede determinar, asociar o liquidar el auxilio de transporte correspondiente a los días que laboro el empleado, en estos casos el valor de transporte debe ajustarse manualmente.

3. Histórico de Vacaciones

Esta opción de histórico de novedades de Vacaciones, permite que puedas capturar el histórico de novedades y generar el libro de vacaciones y tener el histórico de las novedades de vacaciones de tus empleados.

Importante:

Para enviar en la nómina electrónica al final del año las vacaciones consolidadas, y así la empresa logre generar el descuento en impuesto de renta, ten en cuenta los cálculos que realiza el programa; el primero es el que corresponde al número de días pendientes de vacaciones, y el segundo cálculo es el valor de las vacaciones; estos se realizan de la siguiente manera:

  • Tomara del catálogo de empleados, sección períodos pendientes. Si el número es mayor a 15, se deja 15 como total de día.
  • Cálculo del valor a reportar: se toma como base el sueldo. Valor de las vacaciones = base / 30 * número de días calculados.

En la grilla de envío de nómina electrónica, el valor de las vacaciones consolidadas se muestra en la columna de ingresos, al igual que en el Informe de nómina electrónica, si no hay concepto de nómina asociado al concepto 21 de la DIAN, no se muestra descripción; pero si el concepto de nómina, asociado al concepto 21 de la DIAN existe, se muestra ese concepto.

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8 Comments
  • leydi fuentes says:

    buenas trades, nosotros manejamos nomina quincenas y tenemos la siguiente inquietud, si tengo un empleado que sale a vacaciones el 1 y regresa el 17, a la hora de hacer la nomina que vas hasta el quince como debemos contabilizar esos dos dias de mas o no influye si en la primera nomina se coloque del 1 al 17

    15 marzo, 2022 at 2:31 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Leidy, puedes ingresar los 15 días en la primera quincena y luego los otros dos en la segunda, o puedes ingresarlos en la primera y en la segunda quincena ingresas la novedad de vacaciones con el número de días y en valor debes agregar al menos 1 peso para que te deje pasar.

      16 marzo, 2022 at 8:08 am
  • MARIA GRACIELA says:

    Hola buenas tardes, tengo inconvenientes con la nómina que cree para el pago de las vacaciones, no se deja borrar dice que ya está contabilizada? Gracias por su colaboración.

    28 diciembre, 2021 at 3:35 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Maria, verifica si tiene empleados asociados y alguna liquidación, revisa por los acumulados si el empleado en esa nómina ya tiene algún valor y debe borrarse. Puedes ver también por el movimiento por tercero que movimientos tiene y así poder borrarlos antes de borrar la nómina.

      28 diciembre, 2021 at 4:49 pm
  • MARIA GRACIELA says:

    Hola buenas tardes, acabo de crear la nómina para las vacaciones pero cuando voy a capturar las novedades no aparecen los empleados. Gracias

    28 diciembre, 2021 at 3:28 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Maria, verifica si en el periodo que estas utilizando ya tienen nóminas contabilizadas, y el sistema por esto no te trae el empleado, ya que ve que tiene la quincena o mes cancelado.

      28 diciembre, 2021 at 4:41 pm
  • Lizeth Granados says:

    La calidad de los videos son mu malas, cuando se amplia se ve muy borrosa.

    7 diciembre, 2021 at 10:00 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lizeth, gracias por tus comentarios, nos ayudan a mejorar.

      7 diciembre, 2021 at 12:33 pm