Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador por cada año de servicios prestado, quince (15) días hábiles consecutivos remunerados. Se concederán al trabajador dentro del año siguiente al cumplimiento del año de prestación de servicios.
- Vacaciones Disfrutadas: El empleado no labora, solo descansa.
- Vacaciones Compensadas: Se presenta por acuerdo entre el empleador y el empleado, se compensan en dinero, mientras el empleado continúa trabajando.
1. Parametrización
Para comenzar el proceso debemos ingresar en Siigo, para crear el concepto, esto lo realizamos por la siguiente ruta: Nómina básica electrónica – Parámetros – Catálogos – Apertura de conceptos
Allí creamos el concepto de Vacaciones disfrutadas
Los campos a digitar son:
- Concepto: número consecutivo.
- Tipo: Ingreso para el empleado.
- Descripción: Nombre del Concepto
- Cuenta: la Cuenta Contable donde llevara el valor liquidado, en este caso una cuenta del pasivo.
- Formula: se marca porque vamos a pagar sobre el número de días tomados.
- Salario: Se marca, porque es un concepto que hace parte de la base salarial.
- Muestra saldo: solo se marca cuando el concepto es de préstamo.
- Concepto automático de: lleva cálculo V- Vacaciones.
En el caso que se necesite utilizar también el concepto de Vacaciones compensadas se crea de la misma manera.
a. Si la liquidación es independiente, debemos crear un nuevo tipo de nómina
Donde se indica el número de la nómina, el nombre, el periodo, la fecha y el tipo de forma de pago.
b. En el caso que sea en la misma liquidación de la nómina, se crea la nómina normal para la liquidación y se agrega como un concepto
2. Captura y pago de la novedad
Vamos por la opción Nómina básica electrónica – Manejo de Novedades – Captura de novedades
Digitamos la nómina que se creó para las vacaciones
llamamos la nómina que se creó para la liquidación individual y ella nos habilita una ventana para escoger el empleado que voy a ingresar la novedad.
Incluimos el número de días y el valor se genera automáticamente, que viene del sueldo dividido en 30 y multiplicado por el número de días de vacaciones.
Cuando las vacaciones se van a pagar en el mismo periodo de la nómina, al agregar el concepto de vacaciones debemos reliquidar, para la causación de salud y pensión que tenga en cuenta este concepto.
Después de realizada la captura, ya sea individual o en el periodo de nómina, se realiza el pago, que lo realizamos por la ruta Nómina básica electrónica – Procesos de nómina – Contabilización y desembolso nómina.
Donde escogemos la nómina a pagar y seleccionamos por comprobante
El sistema pregunta el documento y la cuenta para la causación y se marca si se está seguro, y se realiza la causación
Después de la causación, el sistema habilita, una nueva ventana para realizar el pago.
En nómina, el sistema no tiene como determinar o separar los días de sueldo de los otros conceptos, por lo que no puede determinar, asociar o liquidar el auxilio de transporte correspondiente a los días que laboro el empleado.
De acuerdo a lo anterior, no se realiza ningún ajuste al programa, ya que en estos casos el valor de transporte debe ajustarse manualmente.
Importante: en Nómina Básica es importante recordar que tanto el concepto de vacaciones, como el de sueldo, los días deben ingresarse de manera manual.
3. Histórico de Vacaciones
Esta opción de histórico de novedades de Vacaciones, permite que puedas capturar el histórico de novedades y generar el libro de vacaciones y tener el histórico de las novedades de vacaciones de tus empleados.
a. Captura de históricos vacaciones se ingresarán las novedades de vacaciones causadas, disfrutadas y compensadas.
b. Libro de vacaciones muestra la información consignada en los históricos de vacaciones de la nómina.
Importante:
Para enviar en la nómina electrónica al final del año las vacaciones consolidadas, y así la empresa logre generar el descuento en impuesto de renta, ten en cuenta los cálculos que realiza el programa; el primero es el que corresponde al número de días pendientes de vacaciones, y el segundo cálculo es el valor de las vacaciones; estos se realizan de la siguiente manera:
- Tomara del catálogo de empleados, sección períodos pendientes. Si el número es mayor a 15, se deja 15 como total de día.
- Cálculo del valor a reportar: se toma como base el sueldo. Valor de las vacaciones = base / 30 * número de días calculados.
En la grilla de envío de nómina electrónica, el valor de las vacaciones consolidadas se muestra en la columna de ingresos, al igual que en el Informe de nómina electrónica, si no hay concepto de nómina asociado al concepto 21 de la DIAN, no se muestra descripción; pero si el concepto de nómina, asociado al concepto 21 de la DIAN existe, se muestra ese concepto.