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Liquidación y pago de nómina – RRHH

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La liquidación de nómina es un proceso que permite realizar la captura de los conceptos de nómina que aplican para cada empleado en el periodo de tiempo acordado (Semanal, Decanal, Catorcenal, Quincenal o Mensual), estos valores algunos se deben pagar al trabajador como salario, comisiones, auxilio de transporte, horas extras, etc. y otros se deben descontar como salud, pensión, entre otros.

Para realizar el proceso de liquidación y pago de nómina es necesario:

  1. Haber creado previamente todos los parámetros como son:

En el módulo de parámetros generales o en el módulo contable.

  • Cuentas contables.
  • Centros de costo
  • Grupos contables
  • Definición de documentos en los cuales se realizará la contabilización del pago de la nómina (Egreso (Tipo G) y/o Otros (Tipo L).
  • Catálogo de terceros (Fondos).

En el módulo de Recursos Humanos

  • Definir algunos parámetros de recursos humanos (Calificaciones – Criterios – Pruebas – Perfiles – Cargos – Niveles de estudio – Profesiones –Tipos de contrato).
  • Definir el calendario
  • Crear las tablas de los tipos de contrato
  • Catálogo de hojas de vida
  • Realizar el proceso de contratación

En el módulo de Nomina

  • Creación de fondos (Salud – Pensión – ARP)
  • Conceptos de nómina
  • Creación tablas de formulación
  • Parámetros de retención en la fuente

  1. Crear los perfiles de nómina.

  1. Definir los tipos de nómina.

  1. Configurar la liquidación automática de la nómina.

  1. Realizar la captura de novedades (Grupo – Individual – Concepto – Empleado).
  2. Captura novedades que afectan días (Incapacidades – Vacaciones – Licencias) cuando aplique.
  3. Captura otras novedades (Prestamos – Embargos – Ahorros – Horas extra – Otras) cuando aplique.

  1. Generar la liquidación automática de la nómina. al ingresar se habilita una ventana para marcar el manejo de la nuevas Decreto 558 y Resolución 686.

Si se marca que si, el sistema realiza el proceso cuando se hace la liquidación descontando al empleado solo el 0.75% de pensión.

  1. Generar la planilla por centro de costos (permite realizar una revisión previa a la nómina antes de realizar el pago).

  1. Pago de nómina.

 Al momento de realizar el pago de la nómina verificar la fecha en la cual se encuentra el sistema pues en ella se realizará la contabilización.

En el caso que la empresa maneje muchos centros de costos y necesite contabilizar en diferentes cuentas de acuerdo al centro de costos, existe la funcionalidad manejo de equivalencias, que se activa en el registro de control. Por la ruta parámetros Generales – catálogos – Registro de Control. Al ingresar damos enter hasta llegar a la opción y allí marcamos:

Cuando se marquen la opción que se muestra, el sistema lo que va realizar al momento de generar el pago de nómina, es que tomara la cuenta tal y como se encuentra en las equivalencias, es decir que el sistema NO realizara validaciones respecto a auxiliares o grupos de cuentas relacionadas en el concepto de nómina, sino únicamente aplicara la cuenta relacionada en el catálogo de equivalencias. Estas equivalencias se crean por la ruta: Nómina – parámetros – catálogos – Equivalencias CC-SCC Conceptos y Cuenta contable.

El sistema va exigir que se incluya la cuenta completa con todos los niveles que presenta dicha cuenta, y esto se tendrá que hacer por cada centro de costos y concepto que se vaya a manejar en el pago de nómina.

Debido a que el pago de nómina es solo la cuenta crédito, la cual va diferente por cada centro de costos debe ir completa para que el sistema tome la que allí se indique y haga la contrapartida con las cuentas del gasto.

Para el pago de sueldo de los aprendices Sena en el proceso de liquidación de nómina se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

  • Verificar en la Ruta: Nomina – Parámetros – Catálogos –Apertura de empleados que se encuentre la marcación de Contrato de Aprendizaje para aquellos empleados Aprendiz SENA. Igualmente, que el tipo de Cotizando se encuentre seleccionado Aprendiz del SENA en etapa Lectiva y/o productiva según sea el caso. Y verificar que cada empleado SENA tenga en el campo de Salario Actual el valor correspondiente según el porcentaje. 
  • Verificar en la Ruta: Recursos Humanos – Hojas de Vida – Catálogos – Hoja de Vida de Aspirantes / Empleados que no exista porcentaje de aporte Pensional de los empleados aprendices del SENA en el campo de porcentaje.

En el proceso de Liquidación de nómina se calcula automáticamente por el valor del salario según la hoja de vida.

 

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