h5. Nómina básica electrónica

Liquidación de cesantías e intereses – Nómina básica

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En Colombia las Cesantías, son una prestación social que todo empleador debe reconocer a sus trabajadores con el fin de que éstos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesante. El valor que se reconoce corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.

Importante: Para liquidar el auxilio de Cesantías se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso de los salarios variables se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año. (Art. 253 Código sustantivo del trabajo).

Los intereses de Cesantías son la utilidad sobre el valor de las Cesantías acumuladas al 31 de diciembre que corresponde al 12 %. Este monto se entrega a los trabajadores.

1. Parámetros

En Siigo los parámetros requeridos para el cálculo y la liquidación de Cesantías e intereses de Cesantías son:

a. Definición plan de cuentas:

Es necesario definir las cuentas contables que se asociaran en la creación de conceptos, allí se sugiere crear las cuentas por cada uno de los grupos contables que maneja la empresa, es decir, grupo 51 – 52 – 72 y cada una de esas cuentas se recomienda manejar auxiliares por cada uno de los fondos de Cesantías que maneje la empresa; de igual forma también es necesario crear la cuenta de pago de Cesantías.

Se recomienda que las cuentas de cada grupo contable manejen auxiliar por cada fondo de pensión y cesantías manejando una división, es decir, del auxiliar 01 al 50 para los fondos de pensiones y del 51 al 99 para los fondos de Cesantías.

Importante: se recomienda que el número del fondo corresponda al auxiliar de la cuenta contable asociada a los fondos de Cesantías.

b. Creación de terceros

Es necesario crear en el sistema todos los terceros (fondos de Cesantías) en los cuales la empresa tenga vinculados a los empleados

c. Fondos de cesantías

Es necesario crear todos los fondos de Cesantías en los cuales los empleados han solicitado enviar estos aportes, allí el sistema solicita datos propios de la entidad como son el nombre del fondo, el Nit, y un código; este último corresponde a un número que asigna el operador de información y se tiene en cuenta para la generación de la planilla única de aportes.

d. Grupos contables

Para la correcta generación de las Cesantías es necesario definir previamente los grupos contables.

e. Conceptos de nómina

En el campo de cuenta contable para los conceptos de Cesantías e intereses de Cesantías es necesario asignar el código contable completo, esta cuenta debe ser del pasivo y se sugiere sea la cuenta 2610xxxx, crear tres conceptos de nómina para la liquidación de Cesantías e intereses de Cesantías y estos son:

* Cesantías proyectadas: este concepto será utilizado al momento de liquidar las Cesantías en el cual se contabilizará la proyección de los días de acuerdo al periodo de nómina que maneje la empresa y no debe manejar ningún tipo de cálculo.

* Cesantías: este debe estar marcado en concepto de liquidación como CES – Cesantías.

* Int. de Cesantías: este debe estar marcado en concepto de liquidación como INT – Intereses de Cesantías

f. Apertura de la nómina

Crear la nómina en la cual se realizará la contabilización de las Cesantías.

2. Liquidación de la Cesantías e Intereses 

Para realizar la liquidación de Cesantías ingresas por la ruta: Nomina – Liquidaciones – Cesantías e intereses a la cesantía.  Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

Y ya al ingresar en ella, es necesario diligenciar la siguiente información:

Importante: Muestra como texto fijo en la parte superior de la ventana, tres puntos a tener en cuenta antes de realizar la liquidación. y textos que aclaran que realiza el programa al marcar en el campo de Intereses y en la de Cesantías.

  • Con corte al: es necesario digitar la fecha de corte del período a liquidar.
  • Intereses: hace referencia si se desean liquidar o no los intereses de Cesantías e incluirlos en la nómina de ese periodo, en caso de requerir este cálculo es necesario seleccionar el concepto de nómina previamente creado, y muestra un texto fijo indicandolo.
  • Cesantías: permite cargar automáticamente la novedad de Cesantías dentro de la nómina seleccionada, para ello es necesario seleccionar el concepto de nómina previamente creado, igualmente tiene el texto fijo que lo indica.
  • Días a proyectar: se incluyen los días a proyectar, es decir, aquellos días que están liquidados, pero no se han pagado; de igual forma es necesario registrar el concepto de días proyectados previamente creado. Importante: En la liquidación de Cesantías el periodo a liquidar corresponde entre enero y diciembre del año a liquidar, no cubre años diferentes. Importante: Para los días a proyectar en caso de manejar nominas quincenales se tomaría 15 días a proyectar y si se manejan nominas mensuales se toman 30 días a proyectar.
  • Nómina: Es necesario tener previamente creada una nómina para en ella llevar la captura de esta novedad y desde allí realizar la contabilización.
  • Terceros: Seleccionar el rango de empleados a los cuales se les desea liquidar las Cesantías e intereses de Cesantías.
  • Datos adicionales: El sistema solicita la forma de presentación del informe (numérico o alfabético)

El sistema genera un informe el cual contiene datos que permiten revisar el cálculo realizado por el sistema para las Cesantías y los intereses. Algunos de estos datos se describen a continuación:

  • Días laborados: es el periodo comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidación de las Cesantías sobre el mismo año menos los días de licencias no remuneradas.
  • Días de licencia: hace referencia solamente a las licencias no remuneradas.
  • Base: corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que al momento de su creación se marcaron como Si salario.

Importante: Las cesantías se pueden liquidar y pagar en la misma nómina capturada para el pago de todos los conceptos que apliquen en el período o se puede crear una nómina independiente solo para la liquidación y pago de Cesantías. Las Cesantías para efectos de ley 50, se deben liquidar anualmente (año calendario).

  • Valor de las cesantías: es el resultante de multiplicar la base por los días laborado, a estos últimos se les deben restar las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360 días.

Si se genera el informe a excel el sistema, genera dos hojas, una con la liquidación de Cesantías e intereses:

Y una hoja 2 con el historial del calculo, incluye la columna dias transcurridos de los empleados en la empresa, que permite realizar de forma mas sencilla la revisión.

Después de generado el proceso podrás ver el valor de las Cesantías en Intereses a la Cesantía en la captura de novedades para realizar el pago de la nómina y verlo en los desprendibles de pago.

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