C5. Nómina básica electrónica

Liquidación de cesantías e intereses – Nómina básica

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En Colombia las cesantías, son una prestación social que todo empleador le reconoce a sus trabajadores con el fin de que estos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesante. El valor que se reconoce corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.

Importante: Para liquidar el auxilio de cesantías se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso de los salarios variables se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año. (Art. 253, Código sustantivo del trabajo).

Los intereses de Cesantías son la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre, que corresponde al 12 %. Este monto se entrega a los trabajadores.

Importante: los intereses de cesantías se liquidan y pagan en la nómina, y van automáticamente en el envío de la nómina electrónica.

1. Parámetros

En Siigo los parámetros requeridos para el cálculo y la liquidación de cesantías e intereses de cesantías son:

a. Definición plan de cuentas:

Es necesario definir las cuentas contables que se asociaran en la creación de conceptos, allí se sugiere crear las cuentas por cada uno de los grupos contables que maneja la empresa, es decir, grupo 51 – 52 – 72 y cada una de esas cuentas se recomienda manejar auxiliares por cada uno de los fondos de cesantías que maneje la empresa; de igual forma también es necesario crear la cuenta de pago.

Se recomienda que las cuentas de cada grupo contable manejen auxiliar por cada fondo de pensión y cesantías, manejando una división, es decir, del auxiliar 01 al 50 para los fondos de pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías.

Importante: ten en cuenta que el código del fondo corresponda al número auxiliar de la cuenta contable asociada a los fondos de Cesantías.

b. Creación de terceros

Crea en el sistema todos los terceros (fondos de cesantías) en los cuales la empresa tenga vinculados a los empleados

c. Fondos de cesantías

Todos los fondos de cesantías en los cuales los empleados han solicitado enviar estos aportes se crean y allí el sistema solicita datos propios de la entidad como son el nombre del fondo, el Nit, y un código; este último corresponde a un número que asigna el operador de información y se tiene en cuenta para la generación de la planilla única de aportes.

d. Grupos contables

Para la correcta generación de las cesantías define previamente los grupos contables.

e. Conceptos de nómina

En el campo de cuenta contable para los conceptos de cesantías e intereses es necesario asignar el código contable completo, una cuenta del pasivo, y creas tres conceptos para la liquidación y para los intereses de cesantías y estos son:

* Cesantías proyectadas: este concepto será utilizado al momento de liquidar las cesantías y será en el cual se contabilizará la proyección de los días de acuerdo al período de nómina que maneje la empresa y se crea sin ningún tipo de cálculo.

* Cesantías: la marcación en concepto de liquidación es como CES – Cesantías.

* Int. de Cesantías: este se ha marcado en concepto de liquidación como INT – Intereses de Cesantías

f. Apertura de la nómina

Crea el tipo de nómina en la cual se realizará la contabilización de las cesantías.

2. Generación de las Cesantías e Intereses 

Para realizar la generación del informe de cesantías ingresa por la ruta: Nómina básica electrónica – Liquidaciones – Cesantías e intereses a la cesantía.  

Al ingresar diligencias la siguiente información:

Importante: muestra como texto fijo en la parte superior de la ventana, tres puntos a tener en cuenta antes de realizar la liquidación. 

  • Con corte al: digitas la fecha de corte del período a liquidar.

Importante: ten en cuenta que en el certificado de ingresos y retenciones el valor de las cesantías consignadas a los fondos, se muestra únicamente si en el proceso de liquidación de cesantías e intereses, marcas el campo actualización histórico de cesantías.

  • Actualización histórica de Cesantías: este campo lo marcas para actualizar el valor de las cesantías a reportar en el envío de la nómina electrónica, ya sea en el mes de enero o en el de febrero. 

Importante: solo permite marcar esta opción, si en corte de fecha está el mes de diciembre, no aplica para otros meses. 

Con el botón , podrás generar a Excel un informe con los históricos que tiene el empleado y que son los valores que va a reportar en nómina electrónica. Si se necesita realizar alguna modificación puedes cambiarla en el Excel y después ir por el botón de y el sistema actualiza esta información. 

  • Intereses: hace referencia si se desean liquidar o no los intereses de cesantías e incluirlos en la nómina de ese período, en caso de requerir este cálculo es necesario seleccionar el concepto previamente creado y muestra un texto fijo indicándolo.
  • Cesantías: permite cargar automáticamente la novedad de cesantías dentro de la nómina seleccionada, para ello es necesario seleccionar el concepto previamente creado, igualmente tiene el texto fijo que lo indica.

Importante: en la liquidación de cesantías el período a liquidar corresponde entre enero y diciembre del año a liquidar, no cubre años diferentes.

  • Días a proyectar: se incluyen los días a proyectar, es decir, aquellos que están liquidados, pero no se han pagado; de igual forma es necesario registrar el concepto previamente creado.

Importante: para los días a proyectar en caso de manejar nóminas quincenales se tomaría 15 días y si se manejan nóminas mensuales se toman 30.

  • Nómina: en ella llevará la captura de esta novedad y desde allí realizar la contabilización. 
  • Terceros: seleccionas el rango de empleados a los cuales se les desea liquidar las cesantías e intereses de cesantías.
  • Datos adicionales: la forma de presentación del informe (numérico o alfabético)

El sistema genera el informe que contiene datos para revisar el cálculo realizado por el sistema para las cesantías y los intereses. Algunos de estos datos se describen a continuación:

  • Días laborados: es el período comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidación de las cesantías sobre el mismo año menos los días de licencias no remuneradas.
  • Días de licencia: hace referencia solamente a las licencias no remuneradas.
  • Base: corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que al momento de su creación se marcaron como Si salario.

Importante: las cesantías se pueden liquidar y pagar en la misma nómina capturada para el pago de todos los conceptos que apliquen en el período o se puede crear una nómina independiente solo para su liquidación y pago. Las cesantías, para efectos de ley 50, se liquidan anualmente (año calendario).

  • Valor de las cesantías: es el resultante de multiplicar la base por los días laborados, a estos últimos se les restan las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360 días.

Si se genera el informe a Excel, el sistema muestra la liquidación de cesantías e intereses:

Después de generado el proceso, podrás ver el valor de las cesantías y los intereses en la captura de novedades para realizar el pago de la nómina, también reflejado en los desprendibles de pago y al hacer el envío electrónico.

3. Envío electrónico

Para realizar la transmisión de las cesantías con tu nómina electrónica vas por la ruta: Nómina básica electrónica – Nómina electrónica – Envía tu nómina electrónica:

Importante: solo en los meses de enero y febrero, al ingresar, te mostrará una ventana donde confirmas si se debe tener en cuenta las cesantías del año inmediatamente anterior en el envío electrónico:

Al marcar Si, el sistema trae la información que se generó en el proceso de Liquidación de Cesantías.

A continuación podrás ver una ventana de sincronización de los empleados que se enviaran electrónicamente:

Posteriormente, se abrirá la ventana de procesos.

Al ingresar a la ventana y antes de realizar el envío, con el botón a Excel , podrás generar el reporte de los conceptos de nómina asociados a la clasificación de la DIAN y la información de los acumulados que el sistema encontró en el mes a reportar y así confirmar que el concepto de cesantías e intereses tenga la clasificación y el valor correcto. 

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2 Comments
  • LETICIA GAONA says:

    QUE SUCEDE CUANDO NO APARECE UN EMPLEADO ACTIVO

    27 enero, 2022 at 4:17 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Leticia, por favor verifica que el empleado tiene la fecha de ingreso correcta y que no tenga fecha de retiro.

      27 enero, 2022 at 5:01 pm