c6. Nómina pyme electrónica

Liquidación de cesantías e intereses – Nómina pyme

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Las cesantías son en Colombia una prestación social, que todo empleador le reconoce a sus trabajadores con el fin de que estos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesantes. El valor que se reconoce corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.

Los intereses de cesantías son la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre, que corresponde al 12 %. Este monto se entrega a los trabajadores.

Importante: los intereses de cesantías se liquidan y pagan en la nómina de enero, y van automáticamente en el envío de la nómina electrónica.

1. Parámetros 

En Siigo los parámetros requeridos para el cálculo y la liquidación de cesantías e intereses de cesantías son:

a. Definición plan de cuentas

Es necesario definir las cuentas contables que se asociaran en la creación de conceptos, allí se sugiere crear las cuentas por cada uno de los grupos contables que maneja la empresa, es decir, grupo 51 – 52 – 72 y cada una de esas cuentas se recomienda manejar auxiliares por cada uno de los fondos de cesantías que maneje la empresa; de igual forma también creas la cuenta de pago de cesantías.

Importante: para liquidar el auxilio de cesantías se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso de los salarios variables se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año. (Art. 253 Código sustantivo del trabajo).

b. Creación de terceros

Creas todos los terceros (fondos de Cesantías) en los cuales la empresa tenga vinculados a los empleados.

c. Fondos de cesantías

También se crean todos los fondos de cesantías en los cuales los empleados han solicitado enviar estos aportes, allí el sistema solicita datos propios de la entidad como son el nombre del fondo, el Nit, y un código; este último corresponde a un número que asigna el operador de información y se tiene en cuenta para la generación de la planilla única de aportes.

Importante: se recomienda que las cuentas de cada grupo contable manejen auxiliar por cada fondo de pensión y cesantías, manejando una división, es decir, del auxiliar 01 al 50 para los fondos de pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías.

d. Grupos contables

Para la correcta generación de las cesantías es necesario definir previamente los grupos contables.

e. Conceptos de nómina

Se crean tres conceptos de nómina para la liquidación de cesantías e intereses de cesantías y estos son:

  • Cesantías proyectadas: este concepto será utilizado al momento de liquidar las cesantías en el cual se contabilizará la proyección de los días de acuerdo al período de nómina que maneje la empresa y sin ningún tipo de cálculo.
  • Cesantías: seleccionas en concepto de liquidación como CES – Cesantías.
  • Intereses de cesantías: marcas en concepto de liquidación como INT – Intereses de cesantía.

Importante: se recomienda que el número del fondo corresponda al auxiliar de la cuenta contable asociada a los fondos de cesantías. En el campo de cuenta contable para los conceptos de cesantías.

f. Apertura de la nómina

Crear la nómina en la cual se realizará la contabilización de las cesantías, si se van a pagar independientes de la nómina del período.

2. Generación

Para realizar la generación de las cesantías puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Nómina pyme electrónica – Liquidación de prestaciones sociales – Procesos prestaciones – Cesantías e intereses a las Cesantías.

Al ingresar a esta opción, el sistema habilita la siguiente ventana, en la cual es necesario diligenciar la siguiente información:

  • Con corte al: digita la fecha de corte del período a liquidar.

Importante: ten en cuenta que en el certificado de ingresos y retenciones el valor de las cesantías consignadas a los fondos, se muestra únicamente si en el proceso de liquidación de cesantías e intereses, marcas el campo actualización histórico de cesantías.

  • Intereses: hace referencia si se desean liquidar o no los intereses de Cesantías e incluirlos en la nómina de ese período, en caso de requerir este cálculo es necesario seleccionar el concepto de nómina previamente creado.
  • Cesantías: permite cargar automáticamente la novedad de Cesantías dentro de la nómina seleccionada, para ello es necesario seleccionar el concepto de nómina previamente creado.

Importante: en la liquidación de cesantías el período a liquidar corresponde entre enero y diciembre del año a liquidar, no cubre años diferentes.

  • Días a proyectar: incluyes los días a proyectar, es decir, aquellos que están liquidados, pero no se han pagado; también colocas el concepto previamente creado para este caso.

Importante: para los días a proyectar en caso de manejar nóminas quincenales se proyectaría 15 días y si se manejan nóminas mensuales se toman 30.

  • Nómina: tener previamente creada una nómina para en ella llevar la captura de esta novedad y desde allí realizar la contabilización.
  • Terceros: seleccionar el rango de empleados a los cuales se les desea liquidar las Cesantías e intereses de Cesantías.
  • Dato adicional: el sistema solicita como información complementaria la forma de presentación (numérico o alfabético).

Al generar el informe a Excel el sistema te muestra:

  • Fecha de Ingreso del empleado
  • Sueldo: lo toma del registrado en la hoja de vida. 
  • Días laborados: es el período comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidación de las cesantías sobre el mismo año menos los días de licencias no remuneradas.
  • Días de licencia: hace referencia solamente a las licencias no remuneradas.
  • Base: corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que al momento de su creación se marcaron como Es base salarial.
  • Valor de las Cesantías: es el resultante de multiplicar la base por los días laborados, a estos últimos se les restan las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360 días.
  • Valor de los Intereses de Cesantía: valor que va como novedad a la nómina del período.

Adicional a este informe también se genera otro archivo en Excel, con la información del historial de cada empleado con el que realiza el cálculo de las Cesantías.

Importante: en el informe de Consolidado de prestaciones sociales – cesantías, puedes ver la información del acumulado que se lleva por cada empleado y es la base para el cálculo de las prestaciones sociales.

Después de generado el informe, puedes revisar, por captura de novedades, en la nómina que indicaste en el proceso y se verá reflejada las Cesantías y los intereses:

Para después realizar el pago de esa nómina. 

Importante: cuando realizas la liquidación, causación y pago de los intereses en la nómina, el sistema lo envía igualmente en la nómina electrónica.

3. Envío electrónico

Para realizar la transmisión de tu nómina electrónica vas por la ruta: Nómina pyme electrónica – Nómina electrónica – Envía tu nómina electrónica:

liquidación cesantías 1

Importante: solo en los meses de enero y febrero al ingresar, te mostrará una ventana donde confirmas si se debe tener en cuenta las cesantías del año inmediatamente anterior en el envío electrónico:

liquidación cesantías 2

Al marcar Si, el sistema trae la información que se generó en el proceso de Liquidación de Cesantías.

A continuación podrás ver una ventana de sincronización de los empleados que se enviaran electrónicamente:

liquidación cesantías 3

Posteriormente se abrirá la ventana de procesos.

liquidación cesantías 4

Al ingresar a la ventana y antes de realizar el envío, con el botón a Excel , podrás generar el reporte de los conceptos de nómina asociados a los conceptos de la DIAN y la información de los acumulados que el sistema encontró en el mes a reportar y así confirmar que el concepto de cesantías e intereses tenga la clasificación correcta. 

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30 Comments
  • Yiseth Torres says:

    Buenas tardes, si vengo provisionando las cesantías mes a mes y reportando esa provisión en la nómina electrónica; al momento de consignar las cesantías al fondo debo reportarlas como pagadas en la nómina o no se hace necesario?

    16 febrero, 2024 at 4:15 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Yiseth, lo que has estado enviado es la provisión, ahora reportas lo efectivamente cancelado o consignado al empleado.

      16 febrero, 2024 at 5:32 pm
  • Gloria Ruiz says:

    Buen día, si en la nomina electrónica q se envía mes a mes incluyo la causación de las cesantías y los intereses mensuales, en el mes de diciembre debo enviar la causación de ese mes únicamente o envió la causación de las cesantías e intereses de todo el año.

    14 diciembre, 2023 at 11:22 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Gloria, ya que has estado enviando la información mes a mes, incluye en diciembre solo la causación del mes.

      14 diciembre, 2023 at 4:19 pm
  • viviana says:

    Puedo reportar las cesantías con la nomina de febrero?

    9 febrero, 2023 at 1:51 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Viviana, si realizas el pago a los fondos, lo puedes reportar en ese mes. Generas el proceso y lo deja marcar.

      9 febrero, 2023 at 4:51 pm
      • viviana says:

        Hay unos que son a los fondos y otros a las personas directamente, en ese caso debo enviar a las Dian eso antes del 14 de febrero que es la fecha limite?

        10 febrero, 2023 at 11:57 am
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Viviana, los pagos los realizas en la fecha que corresponda, pero el envío a la Dian como todos los pagos de nómina del mes, se realizan finalizado el mes.

        10 febrero, 2023 at 3:30 pm
  • Jhonny Fabricio Chamorro says:

    También me parecen las vacaciones en la nómina de diciembre.

    9 marzo, 2022 at 6:38 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fabricio, en el envío de la nómina electrónica debe ir todos los pagos realizados al empleado, entre estos las vacaciones, si no las pagaste y solo causante por ejemplo provisiones de vacaciones, quiere decir que estas no van en la nómina a enviar, si te salen, revisa que el concepto tenga la marcación correcta. Esto lo revisas en la creación del concepto de nómina, las provisiones en la clasificación de la Dian, deben estar como NInguno.

      10 marzo, 2022 at 8:41 am
  • J. Fabricio Ch. says:

    Buenas tardes

    Tengo una inquietud las cesantías e intereses se reportaron en la nomina de diciembre. Ahora cuando voy a subir la nomina de febrero me pregunta si deseo calcular las cesantías e intereses. no queda doble o debe ir?

    9 marzo, 2022 at 6:36 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fabricio, Si ya las reportaste, le dices que no al mensaje, para que no te quede doble. Esta opción es para los que no lo han reportado.

      10 marzo, 2022 at 8:38 am
  • Edison says:

    Buenos días las cesantias se pagan al fondo, pero como no se le pagan al empleado no se reportan en la nomina electrónica?
    En las primeras capacitaciones decían que reportar todo lo que se le paga al empleado. como esas van al fondo directamente no lo reciben en el momento

    9 marzo, 2022 at 7:29 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Edison, las cesantías si se reportan en nómina electrónica, aunque no se le entregan directamente al empleado, se consignan al fondo a nombre de el, son del empleado y ya la empresa las entrega al cuidado de la entidad.

      9 marzo, 2022 at 8:47 am
  • Mayerly says:

    Buenas tardes, quisiera saber si cuando se reporta el aporte de cesantías al AFP, este se refleja en el desprendible de nómina?

    11 febrero, 2022 at 3:48 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Mayerly, si capturas la novedad de cesantías en la nómina, el sistema lo mostraría en el desprendible. Igualmente si realizas la liquidación de las Cesantías y al ingresar a la opción del envío de la nómina electrónica te muestra el mensaje para que confirmes si deseas tenerlo en cuenta en el envío.

      11 febrero, 2022 at 5:16 pm
  • Tatiana says:

    Buenos días, vamos a pagarle cesantías a un empleado directamente (sin consignar en el fondo) para sus estudios universitarios, ese pago así no vaya al fondo se debe reportar a la DIAN? Y si sí, ¿Se hace de la misma manera?

    10 febrero, 2022 at 11:35 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Tatiana, efectivamente este pago lo reportas ya que se le entrega al empleado, al realizarlo el sistema lo lleva a la ventana para el envío de la nómina.

      10 febrero, 2022 at 1:23 pm
      • Tatiana says:

        Se reporta como si se le estuviese pagando al fondo? O hay algún proceso en especial?

        10 febrero, 2022 at 1:49 pm
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Tatiana, haces el pago normal si es un egreso o generas una nómina al empleado. En la causación al utilizar la cuenta de Cesantías te pide el concepto de nómina y así la tiene en cuenta en el envío electrónico.

        10 febrero, 2022 at 5:28 pm
  • jesus velasquez says:

    Buenas tardes, tengo una duda, despues que llego a este parte, osea que ya estan liquidados los intereses a las cesantias, que sigue , es que estuve preguntandole a un asesor y el me dijo que seguia la causacion de las cesantias entre la 25 de salarios por pagar contra la 52 , y luego si hago el pago sacandola de la 25,,,pero mi pregunta es si yo ya vengo provisionandolos usando la 25 contra la 52 mes a mes, para que los voy nuevamente a causar ( me van ha quedar doble en la 25 y voy a causar el gasto doble tambien) no será que solo debemos hacer el pago ósea la 25 contra 11 bancos, me pueden colaborar gracias

    28 enero, 2022 at 6:24 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jesús, si ya venias realizando la causación mensual, no es necesario volver a causarla, solo haces el pago de esos intereses o de las cesantías.

      31 enero, 2022 at 9:32 am
  • RRHH JV says:

    ESTAS CESANTIAS DEBO REPORTARLAS EN EL PERIODO 2.021 O CUANDO SEAN PAGAS (30 DE ENERO DE 2.022 Y 14 DE FEBRERO 2.022)

    27 enero, 2022 at 4:05 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola, las reportas en el momento del pago.

      27 enero, 2022 at 5:05 pm
  • Meliza Escorcia says:

    Buenas tardes: Si la persona estuvo de vacaciones del 01 al 19 de enero de 2021 esos 19 días hay que proyectarlos para cesantias e intereses? porque al momento de liquidar los valores generados eran inferior al salario mensual

    19 enero, 2022 at 3:07 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Meliza, cuando se liquidan vacaciones el sistema toma como base el ingreso del mes anterior a las vacaciones, tu empresa decide realizar el ajuste. en el programa no hay un proceso automático que lo haga.

      20 enero, 2022 at 12:41 pm
  • Deisy Mendivelso says:

    Buenas tardes, soy Deisy Mendivelso

    Al sacar el reporte de cesantías e intereses de cesantías no salen los valores que se registran en el tercero en la contabilidad, que debo hacer en ese caso??

    15 enero, 2022 at 6:27 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Deisy, el sistema tiene en cuenta los valores pagos al empleado durante el mes, esos te los permite enviar, si hiciste algún ajuste o pago después que enviaste, lo ingresas por nota de ajuste que allí te lo estará mostrando.

      17 enero, 2022 at 8:19 am
      • Amparo prieto says:

        Para la liquidación de cesantías el mes de febrero y la liquidación de cesantías al retiro de un trabajador se deben crear diferentes cuentas?

        5 abril, 2023 at 9:14 am
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Amparo, si es recomendable que tengas conceptos diferentes, pero tú defines si se requieren diferentes cuentas.

        5 abril, 2023 at 10:29 am