z5. Información Siigo

En esta opción el sistema de manera automática trae uno a uno todos los productos que maneja la empresa, lo cual permite ingresar las cantidades del conteo realizado por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa.

Para realizar este proceso puedes ingresar por la ruta: Inventarios – Conteo físico – Incorpora ajustes – Calcula saldos/ Graba conteo / Archivo plano.

Importante: La mayoría de las empresas realiza mínimo dos conteos, esto con la finalidad de tener una mayor confiabilidad; Siigo permite incorporar hasta tres conteos.

Luego, vas por la opción: Graba conteo:

Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

Conteo 1 – Conteo 2 – Conteo 3: Cuando se ingresa a cualquiera de los tres conteos se presenta la siguiente ventana:

• Graba nuevos: Esta opción se utiliza para ingresar a SIIGO las cantidades de aquellos productos que por alguna razón no aparecieron en el listado de saldos pero físicamente si se tienen existencias; para incluir esta información es necesario digitar la bodega y ubicación, el código del producto y la cantidad encontrada en el conteo físico.
• Graba conteo físico: En esta opción el sistema trae de manera automática por cada una de las bodegas y ubicaciones todos los productos que tiene la empresa y la cantidad que reporto el calcula saldos.

Es posible seleccionar la forma en que se desea visualizar la información para ser capturada (Alfabético, numérico o referencia de fábrica).

La cantidad de productos permite ser modificada de acuerdo a las unidades encontradas en el conteo físico, el dato se ingresa en la casilla llamada conteo.

Importante: cada vez que el sistema va trayendo un producto informa la bodega, ubicación, descripción y cantidad reportada en el calcula saldos; esta cantidad es informativa y puede ser modificada por la cantidad registrada en el conteo físico de existencias.

Algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta al momento de grabar conteos físicos son:

• Para modificar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado después de grabar el conteo es necesario ingresar al conteo a modificar; esto se hace por la opción “Graba conteo físico” al ingresar allí se digita la bodega, ubicación, código del producto y corregir la cantidad.
• Se pueden modificar las cantidades ingresadas en un conteo siempre y cuando el conteo físico no haya sido cerrado.
• En caso haber cerrado el conteo, se pueden modificar las cantidades ingresadas en él, pero es necesario primero reabrir el conteo para poder realizar las modificaciones requeridas.
• El sistema permite trabajar hasta tres diferentes conteos, esto con la finalidad de tener una mayor confiabilidad en la información digitada.
• El sistema permite ingresar tres conteos en caso de requerirlos es importante realizar el cierre de un conteo con la opción “Cierre Conteo” para poder pasar al siguiente.
• Si la cantidad de productos reportada por el sistema corresponde a la cantidad del conteo se debe digitar este mismo valor en la casilla de conteo; en caso de dejar la cantidad del conteo en ceros, el sistema asume que el nuevo saldo de ese producto es cero.
• La cantidad de producto digitada no es la diferencia entre el conteo físico y el inventario del sistema.
• El sistema no realiza operaciones matemáticas (suma o resta) solo se digita la cantidad total encontrada en el inventario físico, para que el programa realice la contabilización al momento de contabilizar el ajuste de las deferencias encontradas, proceso que se realiza mediante el comprobante de ajuste.

Cierre conteo: Al momento de terminar de ingresar el conteo de todos los productos se debe realizar el cierre, esta opción sirve para proteger la información registrada en el conteo; al usar esta funcionalidad el sistema no permite realizar ningún tipo de modificación en cantidades o incorporación de más productos en el conteo seleccionado.

Importante: En caso que se requiera modificar algún dato y el conteo ya se encuentre cerrado es necesario reabrirlo, para ello es necesario ingresar a la opción de cierre de conteo, digitar el número de conteo a abrir y utilizar la tecla de Función F9.

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