c7. Nómina y RRHH electrónica

La captura automática de novedades es una herramienta cuyo propósito es, incluir y modificar las novedades de nómina; este proceso te permite gestionar conceptos como lo son las bonificaciones, horas extras, incapacidades y licencias, asegurando que el cálculo de la nómina se realice con la información más actualizada y precisa.

Para realizar la captura de novedades, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo de Nómina y RRHH electrónica – Manejo de Novedades – Cargue automático de Novedades para Nómina.

Al dar doble clic, si no se encuentran actualizados los datos de ley del año en curso, el sistema te generará una ventana informativa, indicando que no están los datos de ley y debes ingresarlos, cuando das aceptar, te muestra una nueva ventana para actualizar el salario mínimo, subsidio de transporte y valor de la UVT, también te muestra un mensaje fijo que aclara los aspectos a tener en cuenta para la actualización de datos de ley.

Importante: si estos datos de ley ya fueron actualizados, el mensaje no se muestra y continua con el proceso normal.

2. El proceso de liquidación te permite realizar el cargue de las novedades, de cuatro formas:

Por empleado:

• Registras las novedades de todos los empleados que pertenezcan a un período de nómina especifico; en primer lugar, debes indicar el período o tipo de nómina creado previamente. Es posible realizar búsqueda con el ícono buscar

• Ubicas al empleado para que en la parte inferior aparezcan las novedades cargadas hasta el momento:

• Con el ícono de ingresar novedades nuevas , las cuales serán calculadas automáticamente por el sistema de acuerdo a la parametrización del concepto. En este proceso se descargan aquellas novedades que son exclusivas para el período que se está registrando, por ejemplo: bonificaciones, horas extras, etc.

 Registras la siguiente información una vez das clic sobre dicho ícono:

• • Concepto: digitas el código o con el ícono de buscar  se realiza la búsqueda del mismo.
  • Centro de Costo: el sistema te presenta el centro de costo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado. En caso de ser necesario el cambio del mismo, digitas el código o con el ícono de buscar  se realiza la búsqueda del mismo.
  • Grupo: el sistema te trae el grupo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado. En caso de ser necesario el cambio del mismo, digitas el código o se realiza la búsqueda del mismo.
  • Variable: digitas el número de horas, días, que se registrarán en la novedad. Se debe tener en cuenta que los conceptos a los cuales se les activará esta opción deben tener en su parametrización fórmula si.
  • Valor: registras el valor de la novedad, cuando los conceptos a los cuales se les activa esta opción, tienen en su parametrización fórmula no, como, por ejemplo: Comisiones, descuentos varios, entre otros.
  • Documento Cruce: colocas el documento cruce cuando se requiera realizar un cruce de cuentas entre una obligación que tenga el empleado con la empresa, ejemplo venta de productos a empleados. En este campo digitas el tipo de documento, el tipo de comprobante, el número del consecutivo del documento y el número del vencimiento.
  • Puedes grabar el concepto con el ícono finalizar  y así queda guardada la novedad en el periodo, también lo adicionará en los históricos de nómina. Debes reliquidar la nómina del empleado para que el sistema asuma el valor para el cálculo de salud y pensión por el ícono reliquidar .

Importante:

• Al calcular la base de Pensión y Salud, si el concepto es de Vacación o Licencia, busca el IBC del mes anterior al período de nómina, calcula el valor diario y lo multiplica por el número de días de vacaciones/licencias del período que se está liquidando.
• Si no se encuentra el valor del IBC del mes anterior, se debe tomar el sueldo actual, calcular el valor diario y multiplicarlo por el número de días de vacaciones/licencias del período que se está liquidando.

Opciones dentro de la captura de novedades:

• Modificar y eliminar una novedad: para modificar una novedad es necesario hacer un solo clic sobre ella y el sistema lo presenta en la zona de edición para modificarlo. De igual manera se graba con el ícono de guardar ; para que quede guardada en el período.
• Reliquidar Empleado: una vez realices el proceso de liquidación de nómina, es posible realizar modificaciones sobre uno o algunos empleados, sin realizar nuevamente este proceso para todos los empleados, sino solo para el empleado de las novedades modificadas, a través del ícono reliquidar  

Es necesario seleccionar el empleado, modificar la novedad y hacer clic sobre el ícono anterior, para que el sistema presente la siguiente ventana:

• Borrar: el ícono de la página con el asterisco en el centro  te permite borrar de manera temporal las novedades cargadas a un empleado, serán restablecidas en el momento de reliquidar el empleado o realizar el Proceso de Liquidación de Nómina.

Cargue automático por concepto: podrás elegir un concepto y cargarlo a diferentes empleados en una sola pantalla; Se utiliza cuando se manejan listados de novedades por conceptos, pagos por libranzas determinadas, primas o bonos especiales, etc.

Importante: en las dos anteriores opciones, el sistema te permite realizar modificaciones y eliminación de novedades en el período de nómina que se está registrando.

Fijas Individual: esta opción te permite registrar novedades fijas por cada uno de los empleados, es decir, novedades que devengará o serán deducidas al empleado periódicamente.

Al igual que los anteriores tipos de cargue, te permite digitar el concepto, centro de costo, grupo contable, variable, valor, y adicionalmente se deben marcar los períodos para los cuales aplicará, de ahora en adelante, dicho concepto (1 – 2).

Por grupo: esta opción tiene dos funciones:

• Novedad a nómina: para que agregues el concepto solo para una nómina específica.
• Novedad Fija: para realizar cargos en bloque a un determinado grupo de empleados por diferentes categorías o rangos: terceros, centros de costos, cargos.

¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo capturar novedades en tu Nómina y RRHH.

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