La generación del comprobante automático se denomina al proceso que se ejecuta en Siigo que permite realizar el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente.
Importante: el cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último período de nómina de cada mes.
Para generar el comprobante automático puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Nómina básica electrónica – Manejo de novedades – Captura de novedades – Generación de comprobante automático.
Cuando das doble clic, si no se encuentran actualizados los datos de ley del año en curso, el sistema generara una ventana informativa:
Al dar aceptar, te muestra una nueva ventana para actualizar el salario mínimo, subsidio de transporte y valor de la UVT, también muestra un mensaje fijo que aclara los aspectos a tener en cuenta para la actualización de datos de ley para el nuevo año. Que para el año 2024 son los siguientes:
Si esos datos de ley ya fueron actualizados, el mensaje no se muestra y continua con el proceso normal.
Importante: antes de ingresar a la generación del comprobante automático, el sistema valida que no exista mas de un concepto marcado como cálculo automático de Salud o de Pensión. En el caso que hayan mas, se generará un mensaje informativo y podrás seleccionar si se continua o no con el proceso. Debes tener creado solo un concepto para Salud y uno para Pensión.
Continua con la opción de la siguiente ventana:
Los campos que se habilitan se describen a continuación:
- Importante en su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado desea: Procesarlos – Ignorarlos o Eliminarlos: En esta opción se recomienda escoger la opción de “Ignorarlos” para que el programa omita a los empleados retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos.
- Calcula retención a la prima de servicios: esta opción únicamente aplica para el cálculo de la retención en la fuente cuando se está liquidando la prima de servicios en el mismo período en el que se realiza el pago de la nómina. Después de Marcar estas opciones el programa mostrará la siguiente opción:
Importante: si se está aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la retención para los demás conceptos que forman base de retención como el salario, horas extras, comisiones, etc. Si se está aplicando el procedimiento 2 la prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el cálculo de retención en la fuente.
- Desea aplicar el descuento por porcentaje o por valor: en esta opción se determina el cálculo de la retención en la fuente aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retención. Después de seleccionar esta opción el programa te mostrará una nueva pantalla habilitando las siguientes opciones:
- Desea incluir la retención: Si se marca esta opción el programa calculara automáticamente el descuento de retención en la fuente para aquellos empleados con salario integral o cuyos ingresos estén dentro de los rangos establecidos dentro de la tabla de retención. Si no se marca esta opción únicamente se efectuarán cálculos para los descuentos de salud y pensión.
- Novedades de nómina: en la opción de novedades el programa te solicitará el número de la nómina en la que se efectuarán los cálculos de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.
Importante: cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual el sistema hace el cálculo; si el pago es decanal es necesario indicar si es el primer, segundo o tercer período de nómina; si por el contrario el pago es semanal se necesario escoger la semana 1, 2, 3, 4 o 5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Cuando el pago es quincenal muestra la opción:
- Es la quincena 1 o 2: esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales.
- Calcula las novedades de pensión y salud de todo el mes: esta pregunta te aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, al tercer decanal o la cuarta semanal. Si no se marca la opción únicamente se calculará la salud y pensión correspondiente al período de nómina que se está liquidando, si se marca la opción el programa liquidará salud y pensión para todo el mes, independientemente que el pago de la nómina se efectué quincenal, decanal o semanal.
Después de ejecutar la opción anterior el programa ejecutará un proceso de verificación y si detecta empleados que ganan menos del salario mínimo, aparecerá el siguiente mensaje:
Si el período de nómina que se está liquidando es semanal, decanal o quincenal debes marcar la opción “Ingresos” para que el programa calcule los descuentos de salud y pensión sobre los ingresos del empleado.