c1. Facturación electrónica desde POS

Facturación electrónica desde el POS

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La facturación electrónica, tributariamente, es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios. En el caso de la factura electrónica en cajero / POS se estableció un límite mínimo de 5 UVT para ser expedida electrónicamente. De acuerdo con la Resolución 001092 del 01 de julio de 2022, se definen las fechas para iniciar facturación electrónica en los POS. Revisa las fechas y otras aclaraciones en las preguntas frecuentes de Facturación POS.

1. ¿Qué tener en cuenta para comenzar a facturar electrónicamente desde el POS?

Estar en la última versión del programa.

Importante: en caso de contar con una versión anterior, ejecuta el proceso de actualización de versión.

2. ¿Cómo activar la facturación electrónica desde el POS?

Cuando tu empresa ya está facturando electrónicamente a través de Siigo Pyme, teniendo como Proveedor Tecnológico a Siigo, para comenzar a facturar electrónicamente desde el POS, solo debes realizar el proceso de activación ingresando desde el cajero a la ruta: Facturación – Autenticación POS.

Al ingresar el sistema te abre una ventana donde te solicita el código de autenticación:

Para obtener este código, debes seguir el link que te indica en el botón , el cual te lleva a la página del proveedor tecnológico y allí vas por la ruta: Facturación electrónica desde POS – Máquinas POS.

Al seleccionarlo, te muestra la ventana donde vas por el botón “Código de registro de máquina”:

Una vez das clic en la opción, se mostrará un nuevo mensaje indicando el código para validar identidad, este código tiene una vigencia de 24 horas, después de cumplir el tiempo de vigencia se generará un nuevo código. 

Seleccionas o das clic en el botón “copiar código” y vas a la ventana del programa donde lo pegas y al hacerlo te mostrará que ya has activado la facturación electrónica desde el POS (cajero).

3. ¿Qué debo tener en cuenta para comenzar a facturar electrónicamente desde el Cajero (POS)?

Después de realizar la activación, para continuar este proceso debes tener en cuenta lo siguiente:

a. Parametrización de los terceros

Para el correcto envío de las facturas electrónicas desde el POS, los terceros que requieras crear o que ya se encuentran creados en el sistema, deben contener los campos solicitados como obligatorios para facturación electrónica, como el Nit, nombre, dirección, correo electrónico, entre otros.

Importante:

  • Recuerda incluir toda la información solicitada de cada uno de los terceros y esto lo puedes realizar directamente desde el POS – Cajero por la ruta: Administración del punto de venta – Parametrización – Apertura de terceros.
  • Para el envío de la factura electrónica, es necesario proporcionar un número de identificación tributaria (NIT) o una cédula válida. En los casos que los clientes no suministren los datos obligatorios, podrás hacer uso del código de cliente genérico: 22222222222 – Consumidor Final.

b. Conceptos de pago 

En los conceptos o formas de pago, debes agregar el código de facturación electrónica. Esto lo realizas por: Administración del punto de venta – Parametrización – Parametrización de cajas – Conceptos.

Allí se habilita el campo para asociar a cada forma de pago el correspondiente código que exige la DIAN. 

Importante: es necesario repasar cada uno de los conceptos de pago, para agregar el código que indica la DIAN, ya que esta es una de las opciones que garantiza el correcto envío de la factura electrónica desde el POS.

c. Configuración de la factura

Para la facturación electrónica desde el POS (cajero), es necesario crear un nuevo documento tipo F, el cual se marcara en los parámetros como Factura electrónica.  Esto lo realizas por la ruta: Administración del punto de venta – Parametrización – Parametrización de cajas – Documentos.

Importante: ten en cuenta:

  • La factura que estás utilizando para facturar desde el cajero no podrá ser marcada como electrónica, debes parametrizar un nuevo tipo de factura que sea electrónica con su correspondiente resolución de facturación y realizar la asociación de prefijos de los rangos de numeración.
  • Si cuentas con varias cajas, cada una debe tener un tipo de factura electrónica diferente.
  • Es necesario solicitar un nuevo rango de numeración autorizada por la DIAN para factura electrónica. 

Al ingresar, registra todos los datos correspondientes a los parámetros de la factura y seleccionas que el documento será utilizado como factura electrónica. 

Después de marcar que este documento será usado como factura electrónica, el sistema selecciona el formato moderno con el cual el sistema enviará la factura electrónica POS con código QR y CUFE, de acuerdo a sus especificaciones, para cumplir con las recomendaciones de la DIAN:

También es necesario ingresar el número de la resolución de facturación aprobada por la DIAN. 

Importante:

  • Recuerda que debes solicitar ante la DIAN, resolución de facturación y el prefijo diferente para cada tipo de factura electrónica que vayas a utilizar para facturar desde el POS.
  • Para la facturación electrónica desde el Punto de Venta (POS) o cajero, se requiere del mismo tipo de facturación que la facturación electrónica que se utiliza desde Siigo Pyme.

4. Elaboración de la factura

Para elaborar la factura en el cajero vas por la ruta: Facturación – Elabora tu factura de venta.

Después seleccionas el tipo de factura a realizar, ya sea la que vienes utilizando para el POS, o la que se marcó para facturar electrónicamente:

Cuando seleccionas cualquiera de los tipos de factura, al ingresar registras los datos del cliente y los productos a facturar.

Al finalizar la captura de los productos, y pasar al campo de forma de pago, el sistema totaliza y válida que el valor de la factura no supere los 5 UVT. Hasta ese punto la elaboración de la factura es igual, la diferencia se presenta en los siguientes casos:

a. Si está elaborando una factura no electrónica y no se superan los 5 UVT: el sistema muestra una pantalla informándolo.

Y puedes decidir si la vas a generar electrónicamente o no.  Al pasar, seleccionando que no es electrónica, se puede continuar con el proceso normal de guardar la factura y enviarla a imprimir. 

b. La factura no es electrónica, pero supera los 5 UVT: se muestra una pantalla que lo indica:

Ya no habilita el campo para escoger si se genera electrónica o no, sino que solo da la opción de continuar porque es obligatorio que se envíe electrónicamente.

c. Si la factura es electrónica, ya sea que supere o no las UVT, la enviará electrónicamente. 

Importante:

  • Una vez se haya definido el tipo de factura, el sistema continuará con el proceso de guardar la factura y al finalizar, si no es electrónica, imprime la tirilla como siempre lo ha realizado.
  • En caso de ser electrónica, el sistema imprime la tirilla, e internamente realiza el envío electrónico a la DIAN y envía la factura electrónica al correo que el cliente tenga en su catálogo.   
  • Una vez se termine de elaborar la factura electrónica POS, el sistema se comunicará con PT (Plataforma Tecnológica Siigo), recibirá el código CUFE y QR y se genera la representación gráfica:

Si seleccionas en el parámetro de la factura, el formato de impresión denominado TrillaFacturaGenricoModelo1.lst, lo muestra de la siguiente manera:

Importante: no es obligatorio que la factura (representación gráfica) vaya al correo del cliente, por eso el campo correo electrónico del cliente ya no es un dato obligatorio en la captura de los datos del tercero.

En el momento que se presente alguna inconsistencia debido a fallas en la comunicación con la plataforma tecnológica (PT) o la DIAN, o algún rechazo de la DIAN: el sistema va a mostrar la siguiente ventana:

Aquí digitas el correo del cliente para poder enviar posteriormente la representación gráfica (Factura electrónica POS), a ese correo electrónico que él indicó. Este envío se hará una vez el inconveniente se haya solucionado.

Una vez, le des clic en el botón de Guardar, si existen inconsistencias, el sistema las arrojará en un Excel, donde mostrara porque que se generaron y no se pudo enviar la factura.  

Importante: después de identificar las inconsistencias y corregirlas, es necesario ir a la opción de impresión por previos para reenviar la factura electrónica.

Recomendaciones generales 

  • A través del siguiente enlace puedes consultar la información publicada por la DIAN con relación al comprador:
  • No es necesario solicitar al adquiriente a suministrar información que no es obligatoria de acuerdo con las condiciones establecidas por la DIAN.
  • En los casos que tus clientes no suministren los datos obligatorios, podrás hacer uso del código de cliente genérico: 22222222222 – Consumidor Final.
  • Si el adquiriente no suministra correo electrónico, no asignes email relacionado con tu establecimiento o empresa, en este caso puedes dejar el campo vacío. Recuerda que no suministrar el email no detiene el proceso de envío a la DIAN de la factura electrónica y la generación de la representación gráfica.
  • Siempre que la factura de Sistema POS excede las 5 UVT, es obligatorio generar la factura electrónica desde POS, en este caso el adquiriente no es quien lo decide.

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40 Comments
  • Natalia says:

    Buenos días cómo hago para que en la factura electrónica del post en el momento de enviarla a la dian sea enviada también al correo del cliente no me aparece esa opción en sigo Pos, solo parece imprimir

    13 febrero, 2024 at 8:48 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Natalia, si el cliente tiene el correo en su creación el sistema envía la factura, verifica con el cliente, porque efectivamente en el sistema no da la opción para modificar.

      13 febrero, 2024 at 5:53 pm
  • Daniel Santacruz says:

    Buenas tardes, tengo problema al imprimir las facturas POS, cuando son muchos ítems en la factura, sale cortada no sale la factura completa, que debo hacer en ese caso.

    30 septiembre, 2023 at 12:17 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Daniel, verífica en la parametrización del documento factura, hay dos campos: Número máximo de productos y máximo productos deseados, esos dos deben tener el mismo número, es decir, si el primero tiene 200, el otro debe tener los mismos 200. Esto hace que de acuerdo al número que registres de productos, el sistema muestre una factura larga o corta, pero completa.

      2 octubre, 2023 at 8:50 am
  • Ana Angulo says:

    Hola buenas tardes, referente a la facturación electrónica Pos, cuando se generan unas si imprimen y otras no ya que aparece el Código 9-41 o 9-65, situación muy frecuente, que solución le tiene SIIGO a este problema?.

    21 septiembre, 2023 at 1:46 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Ana, el código 9-41 es por daños en las estructura del archivo, y el 9-65 es por bloqueos, puede ser porque tienen la misma pantalla abierta varias veces o en varios computadores, recuerda que el pos solo se puede abrir de acuerdo al número de licencias. También ocurre cuando no se cierra correctamente el sistema, o por intermitencia en la red, que se desconecta y todo esto hace que se genere el código 9.41 de daño de archivos. Se debe verificar que todo lo anterior se corrija y si continúa es necesario que te comuniques con el área de call center, para que en la extensión de técnicos te ayuden a revisar que otras cosas mejorar y no se vuelva a presentar.

      21 septiembre, 2023 at 4:31 pm
  • Fredy Pineda Rodas says:

    La facturacion pos si el servidor de la DIAN no hay conexion o se cayo el internet no imprime ninguna relacion del documento, lo que me ha generado inconvenientes con los clientes por quye no tengo ningun documento para cobrarle y no tengo relacion para que productos despachar, deberia sacar un docuemtno como lo hace siigo sin cufe y que esta pendiente por legalizar

    19 septiembre, 2023 at 1:47 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fredy, si vas por impresión de previos, el sistema no te permite ver nuevamente la factura? Intenta revisando esta parte. Igualmente, gracias por tu comentario, estamos en constante mejora.

      21 septiembre, 2023 at 8:20 am
  • Karen says:

    En el resumen de transacciones nos sale que hemos consumido por el concepto Comprobantes con otras versiones (Anexo 1.6) a que hace referencia dicho concepto??

    11 septiembre, 2023 at 3:16 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Karen, ese concepto a la facturación realizada antes de una actualización, si tienes inconsistencias o dudas, puedes comunicarte a la línea de call center para que el asesor te ayude a revisar con tu información

      12 septiembre, 2023 at 8:36 am
  • Jorge Romero says:

    Estoy analizando el contenido y en verdad es claro e ilustrativo el contenido.

    19 agosto, 2023 at 5:02 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jorge, gracias por ver nuestros contenidos. Estamos en constante cambio para mejorar. Gracias por tu comentario. Feliz día.

      22 agosto, 2023 at 8:18 am
  • Miguel Arturo says:

    En muchos documentos aparece éste error: Columna F: Ya tiene PDF; Columna I:Estatus: 0005 Error en carga y firma de documento.
    ¿Cómo se solucionan?

    27 junio, 2023 at 12:30 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Miguel, este error se genera al hacer el envío de la factura? Verifica por favor si al reenviar continua sin enviar, si es así por ser un error específico, debes revisarlo con el área del call center que puede conectarse con tu información para darle solución.

      28 junio, 2023 at 9:23 am
  • SAMIR ANGULO says:

    LA FACTURA ELECTRONICA DESDE EL POS QUE LE LLEGAN A MIS CLIENTES SOLO SALE LA MITAD, LA TIRILLA SALE BIEN, PERO LA QUE LLEGA AL CLIENTE POR CORREO SOLO SALE DA MITAD, SI LA VISUALIZO DESDE EL PORTAR DE PROVEEDOR TECNOLOGICO SALE LA MITAD

    7 junio, 2023 at 4:07 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Samir, verifica por favor el tipo de documento que está en los parámetros de la factura, debe estar el de documento moderno. Si está bien, puedes comunicarte al call center para que un asesor te colabore con la organización del formato.

      7 junio, 2023 at 5:41 pm
  • HELEN RENGIFO says:

    TENGO PROBLEMAS CON UNA FACTURA POS ELECTRONICA QUE PRESENTO ERROR Y NO SE ENVIO, EL SISTEMA NO ME DEJA HACER NOTA CREDITO PORQUE NO TIENE CUFE, PERO TAMPOCO DE JA A NULAR

    28 abril, 2023 at 10:37 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Helen, puedes hacer nota crédito sin colocar los datos del número de la factura, ingresas y en donde pide esos datos, das enter e ingresas los datos y valores de la factura para que te devuelva el asiento.

      2 mayo, 2023 at 9:37 am
  • ferrealuminios says:

    Buenas tardes como se reenvía una factura electrónica desde cajero pos

    21 abril, 2023 at 6:09 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola, cuando una factura queda sin enviar, cuando sales del sistema y vuelves a ingresar el sistema la envía, pero si quieres reenviarla, lo haces por la impresión de documentos. Ahí el sistema la reenvía.

      24 abril, 2023 at 8:27 am
  • Charles Lopez says:

    Buenas tardes,
    Si se han generado varias facturas que dicen contener algún tipo de error, y por ende se genera rechazo por parte de la DIAN, como se hace para el reenvío nuevamente de estas, si en Siigo Cajero no contiene dicha opción; y si se trata de realizar por Siigo Pyme, dice que dichas facturas fueron elaboradas en Siigo Cajero, y si se quiere realizar algún tipo de evento sobre estos documentos, este debe ser realizado atreves de este modulo, que fue por donde se elaboraron.

    16 abril, 2023 at 5:56 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Charles, después de corregir el error que te indica, con salir e ingresar nuevamente al cajero, el sistema realizar el reenvío de las facturas que se encuentren pendientes.

      17 abril, 2023 at 7:05 am
  • ALLISON JIMENEZ says:

    HOLA , UNA PREGUNTA , LA POS ELECTRONICA ME ESTA SALIENDO A LA MITAD CUANDO SE LE ENVIA AL CLIENTE, A QUE SE DEBE SI SE SUPONE QUE AL ENVIAR LA FACTURA LLEGA COMPLETA.

    14 abril, 2023 at 5:41 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Allison, cunado se envía la factura, le llega al cliente con el formato que corresponde, pero a la impresora te genera, es la tirilla, la de la impresora pequeña.

      17 abril, 2023 at 6:59 am
  • JUAN JOSE MEZA says:

    HOLA BUENAS TARDES, AL MOMENTO DE CREAR LA RESOLUCION , PARA LA FACTURACION POS ELECTRONICA EN LA DIAN NO SALE DICHA OPCCION QUE DEVO SELECCIONAR SI SALE POS COMO OPCCION Y FACTURACION ELECTRONICA, PERO POS ELECTRONICA NO

    11 abril, 2023 at 5:45 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Juan Jose, de acuerdo a lo indicado, es facturación electrónica desde el Pos, no es un Pos electrónico.

      11 abril, 2023 at 6:09 pm
  • JESUS GIRALDO says:

    Buenas tardes, si deseo imprimir la factura electrónica que se emite a la DIAN y al correo del cliente lo puedo hacer, lo he intentado por el proveedor tecnológico y la puedo ver per sale cortada como en formato pos, como haría en ese caso ?

    4 abril, 2023 at 2:27 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jesús, en el pos, el sistema solo imprime la tirilla; la factura que envía a la Dian, una copia se la envía al correo del cliente. Puedes ver el Pdf desde el proveedor tecnológico, pero teniendo en cuenta la impresora predeterminada, si tienes la de Pos, te la muestra en la tirilla.

      4 abril, 2023 at 5:37 pm
  • ANTONIO NIÑO SUAREZ says:

    EN UNAS FACTURAS ELECTRONICAS ME ESTA BOTANDO EL ERROR Y RECHAZO POR PARTE DE LA DIAN Regla: FAU04, Rechazo: Base Imponible es distinto a la suma de los valores de las bases imponibles de todas líneas de detalle. Regla: FAZ12, Notificación: Codigo informado en @schemID no es valido

    30 marzo, 2023 at 6:37 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Antonio, el error te indica inconveniente con la base de impuestos, revisa por favor el documento. La contabilización que sea la correcta. Si continúa la inconsistencia, en call center un asesor te puede revisar directamente en tus datos para corregir.

      31 marzo, 2023 at 8:17 am
  • WILSON FELIPE RECALDE ERASO says:

    en las ventas pos a credito no me permite colocar el concepto ZZZ otros, y al enviar sale error igualmente con el manejo del impoconsumo a la bolsa plastica cuando solo se cobra los 60 pesos.

    27 marzo, 2023 at 11:35 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Wilson, el concepto otros es para las formas de pago? si es así, debes colocar una forma de pago que tenga asociado la clasificación de la Dian, lo mismo, si es el producto en la unidad de medida debe tener la de la clasificación que indica la Dian. Con el tema del impoconsumo, debe estar marcado en el registro de control tanto en la opción contable con en el Pos. Y la bolsa que esta creada como producto, también tener la marcación que maneja impoconsumo.

      27 marzo, 2023 at 12:05 pm
  • Charles Lopez says:

    Buenas tardes, con respecto a esta información que ustedes suministran aquí, “Si cuentas con varias cajas, cada una debe tener un tipo de factura electrónica diferente.”;
    no me queda clara; quiere decir esto, que si la empresa tiene cuatro cajas, debe crear un formato de factura para cada una de estas, por ejemplo F1, F2, F3 y F4, y en consecuencia cada uno de estos formatos debe tener su propia resolución de factura electrónica?. Porque no se puede trabajar con un solo formato de factura para las diferentes cajas con que cuente la Empresa, como funciona actualmente?

    22 febrero, 2023 at 4:09 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Charles, efectivamente se sugiere el uso de diferentes tipos de F, por el uso de los consecutivos, el sistema no te permite usar el tipo de F en varias cajas al tiempo y al enviar electrónicamente el sistema valida de qué caja se realizó. Y controla los consecutivos de forma independiente.

      23 febrero, 2023 at 8:20 am
  • MAYERLIN FRANCO GARCIA says:

    HOLA BUENAS TARDES. TENGO UNA DUDA. AL MOMENTO DE ELEGIR EL DOCUMENTO EL ENCARGADO MARCA LA FACTURA POS QUE BIENE MANEJANDO PERO DURANTE EL DIA POR CUESTION DE TOPES, EL SISTEMA ME MUESTRA QUE DEBE SER ELECTRONICA, PERO ENTONCES QUE PASA CON ESA MARCACION QUE DI AL INICIO PORQUE TANDO SU NUMERACION COMO RESOLUCION SON DIFERENTES. EL SISTEMA AUTOMATICAMENTE LO CAMBIO O DEBO DEVOLVERME Y ELEGIR EL DOCUMENTO FACTUERA ELECTRONICA?

    7 febrero, 2023 at 4:20 pm
    • Alexandra Garcia says:

      hola Mayerlin, cuando el sistema detecta que se pasó el tope de las 5 UVT, automáticamente te pide que selecciones la factura que está marcada como electrónica, después de enviada electrónicamente, para la próxima factura, sigue en el mismo tipo de factura que estabas al comenzar.

      7 febrero, 2023 at 5:41 pm
  • LUIS ALBERTO VILLEGAS SALGADO says:

    Buenos dias, Hola Lily, el documento pos para facturacion electronica esta configurado en actualizacion batch y mis cajeros estan instalados de la forma en linea eso generaria algun error?? porque no me esta permitiendo crear el documento, gracias

    6 febrero, 2023 at 11:20 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Luis, para la facturación electrónica desde el POS, es necesario crear un nuevo documento para el caso de las facturas que superen los 5 UVT, si no lo supera puede seguir utilizando las mismas facturas, pero la de facturación electrónica debe ser un nuevo documento con nueva resolución y si tus cajeros son en línea, debe estar marcada también en línea.

      6 febrero, 2023 at 11:30 am
      • LUIS ALBERTO VILLEGAS SALGADO says:

        El instructivo de SIIGO solo muestra la configuración para batch, en que enlace puedo conseguir la configuración para cajeros en linea, gracias.

        6 febrero, 2023 at 11:53 am
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Luis, puedes ver el siguiente instructivo Definición de la factura POS y revisar los pasos.

        6 febrero, 2023 at 5:21 pm