b1. Otros procesos de facturación electrónica

Manejo factura de contingencia

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La factura de contingencia es un documento que será usado cuando el Facturador electrónico presente inconvenientes al emitir la factura electrónica de venta, para ello es necesario tener en cuenta lo siguiente:

a. El Facturador electrónico debe solicitar ante la DIAN una resolución de facturación por contingencia para talonario o medio informático.

b. Cuando se presente la contingencia el Facturador electrónico deberá emitir la factura por contingencia y entregarla al cliente. 

c. Posteriormente una vez superada la contingencia el Facturador electrónico contará hasta con 48 horas para enviar la factura de contingencia a la DIAN en formato XML.

En Siigo para el manejo de facturación de contingencia es necesario realizar los siguientes pasos:

1. Parametrizar un tipo de documento F

a. El cual debe tener la marcación de: “Este documento será usado cómo factura electrónica y Documento Electrónico de Transmisión”.

b. En la ventana de autorización numeración de facturación es necesario digitar los datos de la resolución de facturación por contingencia para talonario o medio electrónico solicitada y autorizada previamente en la DIAN. 

2. Elaborar la factura de contingencia

Para ello se tendrá que ingresar por la ruta: Facturación electrónica – Elabora tu factura de venta electrónica – por último seleccionar el tipo de documento F – Factura, que se ha definido previamente para facturar electrónicamente por contingencia.

Los datos de los terceros pueden ser incorporados desde la elaboración de la factura electrónica y quedarán almacenados en el programa para que al momento de volver a facturar a ese tercero el sistema no te solicite nuevamente la información.

Luego se habilita el campo denominado Order Reference / Orden de compra el cual corresponde al número de documento que solicita el cliente para el envío de la factura, este campo es usado al vender a grandes superficies – No es obligatorio.

A continuación es necesario seleccionar el o los productos y/o servicios a facturar.

En esta opción será necesario que los productos o servicios a facturar tengan asignada la unidad de medida, en caso que no se encuentre este dato el sistema habilita la ventana para realizar la incorporación de esta información.

Únicamente si manejas facturas del exterior el sistema solicita de manera obligatoria los datos de Código arancelario, marca y modelo; una vez incorporados estos datos el sistema los almacena para que al momento de volver a facturar esta información no sea nuevamente solicitada.

A continuación en la ventana de transacciones el sistema validará los datos de impuestos:

  • Impuesto al fomento: si se realizo la marcación en el registro de control y en la definición de documentos se agrego la cuenta contable, el sistema automáticamente hara el calculo de este impuesto y así cumplir con los requerimientos técnicos de facturación electrónica.

  • Retención ICA, retención IVA:

Los demás campos de la factura de venta se mantienen igual a como se venían manejando, por lo cual el siguiente paso es terminar de ingresar las formas de pago y grabar la factura; ahora en este último paso el sistema mostrará lo siguiente:

Donde al dar clic en el ícono  se realizará el envío de la factura electrónica al cliente y a la DIAN. Al realizar esto el sistema mostrará la siguiente pantalla:

  • Puedes confirmar si la factura se enviará al adquiriente (Cliente), en caso de enviarse se confirmará el nombre del contacto y el correo electrónico para realizar el envío.
  • Una vez seleccionado el tipo de envío es necesario dar clic en el ícono  o la tecla de función F1.

Si la fecha de elaboración del documento es inferior o superior a 10 días al envío de los documentos electrónicos, el sistema enviara informe con la inconsistencia del envío presentada, esto ayudará en el control de las fechas de emisión y envió de los documentos electrónicos a la DIAN.

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