d2. Ventas y cuentas por cobrar

En Siigo los estados de cuenta son reportes que permiten conocer todas las facturas de venta que los clientes le deben a la empresa, discriminando información como el documento, numero de cuotas o vencimientos, las fechas de vencimientos y valores a cancelar en cada vencimiento.

Para generar un estado de cuenta puedes utilizar el buscador de menú o puedes ingresar por la ruta: Cuentas por cobrar – Estados de cuenta.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema te habilita las opciones que se describen a continuación:

1. Pantalla

Te permite seleccionar si vas a generar el estado de cuenta por terceros o por inmueble (propiedad Horizontal).

Al seleccionar  la opción de tercero es posible que generes una consulta tercero por tercero, reportando cada uno de los documentos que están pendientes de cobrar, la fecha de vencimiento y el valor a cancelar.

Si das doble clic encima de uno de los documentos, te mostrará en el Drill Down, la información detallada del documento ya sea del año actual o de años anteriores a la consulta.

Importante: Es de anotar que el sistema ordena la consulta por fechas de vencimiento tomando como inicio aquellas que tengan más días vencidas, finalmente en pie de pantalla aparecerá el total de la cuenta.

2. Informe 

Al ingresar por informe también puedes generar el estado de cuentas por tercero o por inmueble. Y al seleccionar puedes escoger general o por centro de costos.

La opción de impreso te permite enviar a vista preliminar o a Excel el detalle de la información vencida y/o por vencer; realizando corte de página por cada uno de los terceros (clientes) que le deben dinero a la empresa.

Cuando seleccionas A un corte anterior, el sistema te solicita fecha de corte y si por la fecha de elaboración de la factura o por la fecha de vencimiento. Mostrará el estado de cuenta hasta ese corte. Si no lo marcas mostrará todas las facturas vencidas y por vencer a la fecha actual.

Después de seleccionadas las opciones, se genera el informe con la siguiente información:

• Datos del tercero (cliente): Nombre – Dirección – Teléfonos – Ciudad.
• Datos de la deuda donde se detalla:
  • Cada factura de venta pendiente por cobrar.
  • Fecha de elaboración y fecha de vencimiento del documento.
  • Por cada documento detalla los días de vencido que tiene.
  • Valor de cada documento y saldo general de cada cliente (Valor vencido y valor por vencer).

Importante: es de aclarar que para enviar el estado de cuenta por e-mail solo se puede hacer si en la creación del catálogo del cliente se le asignó una dirección de correo electrónico valido. Para realizar él envió del estado de cuenta a Excel, es necesario haber definido previamente un Témplate.

Puedes utilizar el nuevo formato moderno para estados de cuenta, para esto debes configurar el mantenimiento informes modernos. Después de marcada esa opción, al generar el informe se podrá enviar solo a la impresora y por vista previa:

 Y se mostrará así:

Importante: si en las facturas tienes agregados campos libres se mostrarán en el estado de cuenta estos campos libres.

Si requieres volver a la presentación anterior sin formato moderno, en la configuración donde se agregó, se puede eliminar con el ícono y se reversa la configuración.

3. Comentario

El sistema te permite ingresar observaciones que saldrán impresas en el estado de cuenta si así lo requiere la empresa, solo se visualizarán cuando el estado de cuenta se envíe a vista preliminar o impresora.

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