c7. Nómina y RRHH electrónica

Crear correctamente las hojas de vida es importante porque centraliza los datos personales, laborales y académicos en un solo lugar, facilitando los procesos de selección, contratación y gestión del personal.

Este procedimiento sirve para llevar un control confiable y actualizado de cada persona vinculada o en proceso de vinculación, y debe realizarse cuando la empresa recibe hojas de vida, inicia un proceso de contratación o necesita mantener organizada la información de sus empleados para cumplir con la gestión administrativa y laboral.

Para realizar la creación de los aspirantes/empleados, sigue estos pasos: 

1. Dirígete por la ruta Recursos Humanos – Hojas de vida – Catálogos – Hoja de vida de Aspirantes/empleados.

2. Visualizarás la siguiente pantalla donde completas la información: 

• Identificación: digitas el número de identificación del aspirante o empleado.
• Nombres – Apellidos: digitas la información solicitada de acuerdo a los datos pertinentes.
• Tipo de Documento: seleccionas el tipo de documento que aplique para el registro. 

• Lugar y fecha de expedición documento: indicas los datos solicitados para generar el registro, estos datos son informativos. 

• Sexo: seleccionas una de las dos opciones, Masculino o Femenino.
• Estado Civil: indicas el estado civil para continuar con el registro: 

• Fecha Nacimiento: indicas la fecha de nacimiento, en el formato año, mes y día. 
• País – Ciudad: asignas el lugar de residencia del aspirante o empleado.
• Dirección – Zona – Teléfono 1-2 / celular: digitas los datos específicos de la residencia.
• Recepción: seleccionas la forma en la cual se recibió la hoja de vida del aspirante.
• Nro. Pasaporte: digitas la información del pasaporte en caso de tener un tipo de documento que corresponda. 

• Licencia Conducción: completas este apartado si aplica para el aspirante o empleado. 
• Contrato: este es un consecutivo interno que lleva el programa y lo trae automático.
• Tipo de liquidación: seleccionas el período en el que se liquidará la nómina en caso de que aplique. 
• Sábado Laborable: seleccionas este campo si el día sábado se va a tomar en cuenta para el conteo de vacaciones.
• Domingo Laborable: seleccionas este campo si el día domingo se va a tomar en cuenta para el conteo de vacaciones.
• Aplica Salario Mínimo (P y S): esta marcación la debes seleccionar para aquellos empleados que devengan menos del salario mínimo y su base para liquidación de salud y pensión, será el mínimo legal vigente.
• Inc. día 31 en Vacaciones (Días Tomados): marcas esta opción para que el sistema tome el día 31 para el conteo de vacaciones, al omitir esta marcación el cálculo se realizará sobre 30 días calendario.
• Paga día 31 en Vacaciones: marcas la opción si la empresa tiene en cuenta para el pago de vacaciones el día 31.
• Trabajador de Rayos X y/o Tuberculosis: seleccionas esta casilla en caso de que aplique. 
• Cargo: digitas el código del cargo que corresponda. Con la tecla F2 o el botón Buscar  podrás consultar el cargo para el cual se está presentando el aspirante.
• Fecha aplicación: fecha en la cual el aspirante presentó la hoja de vida, aún sin haber pasado el proceso de contratación.
• Profesión/Oficio: digitas el código de la profesión que corresponda. Con la tecla F2 o el botón Buscar  podrás realizar la consulta de las profesiones creadas.
• País de trabajo – Ciudad de Trabajo: digitas el código del país y la ciudad donde va a trabajar el aspirante.
• Sucursal Autoliquidación: indicas la sucursal pertinente en caso de que aplique. 
• No pagar subsidio de transporte: seleccionas la casilla si al aspirante o empleado no se le debe pagar este concepto.
• No descuenta retención si llega a la base: marcas esta casilla si no se aplicarán descuentos de retención a este aspirante o empleado. 
• No descuenta FSP si llega a la base: seleccionas la casilla si no se descuenta para aportes al Fondo de Solidaridad Pensional. 
• Tiene Salario Mínimo: marcas esta opción si aplica. 
• IBC Diferente: seleccionas este apartado si aplica para el aspirante o empleado. 
• No descuenta salud, pensión y ARP patronales: marcas esta opción si no se realizarán los descuentos pertinentes. 
• Días Vacaciones: indicas la cantidad de días a los que se tiene derecho de vacaciones por período laborado. 
• Tipo Salario: indicas si el contrato es de tipo Fijo (F) o Variable (V).
• Porcentajes: indicas los porcentajes de descuento para Pensión y Salud. 
• Prestaciones: indicas los días base a tener en cuenta para el cálculo de las prestaciones. 
• Concepto Sueldo: digitas el código del concepto que se encuentre parametrizado para el cálculo del sueldo. 
• Haz clic en Guardar .

3. Realiza el registro de estudios en el botón Estudios .

Completas la siguiente información:

• Nivel: digitas el código que necesites registrar. Con la tecla F2 o el botón Buscar  podrás listar los niveles de estudio creados.
• Profesión: indicas el código de la profesión que necesites. Con la tecla F2 o el botón Buscar  podrás consultar las profesiones existentes.
• Años Cursados – Meses cursados: corresponde al período de tiempo de los estudios cursados por el aspirante. 
• Institución: podrás indicar la institución donde realizó sus estudios.
• Estado: el sistema te permite indicar si el aspirante terminó, está cursando o tiene estudios aplazados.
• Matrícula Profesional: en el caso que aplique digitas el número de matrícula profesional.
• Título Obtenido: digitas el título obtenido.
• Fecha Terminación: colocas la fecha de terminación de sus estudios.
• Haz clic en el botón Guardar .

4. Registra la información de experiencia, para ello dirígete al botón Experiencia . 

Completas la siguiente información: 

• Empresa: digitas el nombre de la empresa donde trabajó el aspirante.
• Fecha de Ingreso y Retiro: asignas las fechas en que el aspirante trabajó en la empresa.
• Cargo – Sueldo – Referencia – Teléfono: campos informativos de la empresa donde trabajó el empleado. 
• Haz clic en el botón Guardar .

5. Digita los datos familiares en el botón Información familiar .

Completas la siguiente información:

• Relación: seleccionas la relación que corresponda. 
• Es Persona a Cargo: marcas si aplica persona a cargo.
• Identificación: digitas el documento de identificación. 
• Primer nombre – Segundo nombre – Primer apellido – Segundo apellido: completas la información solicitada.  
• Sexo: seleccionas la opción que corresponda. 
• Fecha Nacimiento: digitas la fecha de nacimiento del familiar. 
• Es Beneficiario UPC: marcas la opción si aplica. 
• Haz clic en el botón Guardar .

Importante: la información que aquí se relaciona no es obligatoria.

6. Ingresas los resultados de las pruebas en el botón Resultados pruebas .

Al ingresar a la pantalla digitas la siguiente información:

• Fecha: indicas la fecha en la cual se realizó la prueba.
• Prueba: eliges la prueba presentada por el aspirante.
• Criterio: escoges el criterio de la selección.
• Calificación: seleccionas la calificación de la prueba.
• Observaciones: te permite colocar las observaciones correspondientes a la prueba presentada por el aspirante.
• Haz clic en Guardar .

7. Podrás agregar la información de la evaluación realizada, desde el botón Evaluación del perfil .

Diligencias la siguiente información: 

• Fecha: indicas la fecha en la cual se realizó la prueba.
• Competencia: eliges la competencia presentada por el aspirante.
• Criterio: escoges el criterio de la selección.
• Calificación: seleccionas la calificación de la prueba.
• Observaciones: te permite colocar las observaciones correspondientes a la prueba presentada por el aspirante.
• Haz clic en Guardar .

8. Podrás registrar seguimientos al empleado, mediante el ícono Seguimientos .

Registras la siguiente información: 

• Fecha: indicas la fecha del seguimiento a crear. 
• Hora: digitas la hora que se estableció. 
• Actividad: describes la actividad a realizar. 
• Cumplió: seleccionas la casilla si se cumple con la actividad. 
• Haz clic en el botón Guardar .

9. Ingresas las actividades pertinentes mediante el ícono Inscripción de Actividades .

Diligencias los siguientes datos:

• Código: digitas el código de la actividad realizada. Con la tecla F2 o con el botón Buscar  podrás realizar la consulta de las actividades creadas.
• Fecha inicial- Fecha Final: El sistema trae diligenciados estos campos, los cuales se completaron en la creación de la actividad.
• Nro. Acompañantes: es un campo numérico para digitar el número de acompañantes de la actividad.
• Asistió: marcas la casilla si se asistió a la actividad.
• Haz clic en el botón Guardar .

10. Registras las entregas de dotación que correspondan desde el botón Dotaciones .

En esta pantalla es necesario diligenciar la siguiente información:

• Fecha de Entrega: digitas la fecha de entrega de la dotación. 
• Producto: seleccionas el producto entregado como dotación. Con la tecla F2 o el ícono de Buscar  podrás consultar los productos previamente creados.
• Cantidad: digitas el número de unidades solicitadas por el empleado.
• Observaciones: te permite digitar las observaciones correspondientes a la solicitud de la dotación.
• Haz clic en el botón Guardar .

Importante:

• En esta opción solo se realiza el registro de la dotación entregada, por lo cual no afecta el inventario.
• En el módulo de recursos humanos se realiza el descargue de inventario de esa dotación por la ruta Recursos Humanos – Hojas de Vida – Informes – Dotaciones – Entrega de Dotaciones.

11. Registras los datos adicionales que necesites mediante el botón Datos Extra .

Seleccionas los datos que veas necesarios e ingresas la información: 

• Los cambios realizados se guardan de manera automática.

12. En caso de que la empresa necesite adjuntar documentos, haz clic en el botón Documentos .

El sistema pregunta la carpeta donde se guardará la información del empleado.

13. Una vez registrada toda la información, haz clic en el botón Guardar .

Ya tienes todo lo necesario para crear las hojas de vida en tu Siigo Pyme. 

hoja de vida, aspirantes, empleados, hojas de vida de empleados, creacion de hoja de vida, como crear hoja de vida, apertura de aspirantes, apertura de empleados, seguimientos, datos extras, informacion familiar, estudios realizados,