d1. Compras y cuentas por pagar

Elaboración registro de compra

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En Siigo, el registro de compra es un documento contable por medio del cual se registra la adquisición de productos, servicios o activos fijos, es decir, realiza la causación de toda transacción comercial. Ejemplo: compras de materia prima y productos, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, entre otros. Sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes a la carga tributaria, compras, cuentas por pagar.

Para elaborar facturas de compra puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Documentos – Registro de compra.

Al momento de ingresar a esta opción te habilita una pantalla en la cual seleccionas el tipo de compra a elaborar:

Cuando comiences a elaborar este documento, el sistema te solicita los siguientes datos:

1. Datos generales o de encabezado:

  • Fecha: corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
  • Nit: tercero (proveedor) al cual se le elabora el registro de compra, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
  • Factura No: en estas casillas, digita el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida.

Importante: si al elaborar el registro de compra en la captura del número de la factura del proveedor se ingresa un número previamente ingresado en otra compra, el sistema mostrará el mensaje informativo con la relación del comprobante interno (P), donde se contabilizó el número de factura del proveedor. Ejemplo:

  • Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
  • Fecha: esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor.

2. Datos de transacciones

En esta pantalla se incluyen los productos que están ingresando al inventario de la empresa, en cuál bodega se van a almacenar, el número de unidades adquiridas y el valor total de las unidades.

Se realiza la captura del producto, donde se podrá ingresar, de forma independiente, la línea, grupo y código del producto; después solicita la bodega, cantidad y valor total del producto.

Importante: puedes cambiar la captura de producto, por captura de cuenta, por referencia o por código de barras utilizando la tecla F7.

Si en la captura de los Productos / Servicios, necesitas la descripción de más de 50 caracteres, da clic en el botón y te habilitará la ventana para que la ingreses.

En el momento de la impresión, la verás reflejada en el documento.

3. Cargos y descuentos

Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo a lo parametrizado previamente del documento.

Importante: cuando manejes la funcionalidad de múltiples retenciones, el sistema no mostrará la retención en la fuente en la ventana de cargos y descuentos, sino que hará el cálculo y la mostrará en una ventana posterior, a excepción de los proveedores de régimen simple que no son responsables de IVA a los cuales no les hará el cálculo, ni el descuento, cuando la empresa es responsable de IVA. 

En la siguiente ventana te muestra el cálculo de otros impuestos, como el de Reteica  y Reteiva, donde muestra la base y el valor.  

Importante: al realizar la factura de los proveedores que estén marcados como No responsables de IVA y la empresa sea responsable de IVA, los únicos impuestos que el sistema va a calcular son el IVA y la retención de IVA.

Después de diligenciados todos los impuestos en la ventana de transacciones, al llamar cada uno de los productos, se habilitará la ventana de Impuestos Saludables, en donde te pedirá el valor del impuesto del producto que estás registrando, este campo no es obligatorio, así que, si el producto no maneja impuesto saludable, puede dejar este campo vacío o en 0 y al dar enter puedes continuar con el registro de compra.

Aquí colocas el valor del impuesto, independiente si es Bebida azucarada o Alimento ultraprocesado. El sistema llevará este valor como un mayor valor de la compra, los impuestos como IVA o Retenciones se calculan sin tener en cuenta el valor del impuesto saludable. 

Contablemente, vas a poder observar como el valor del impuesto saludable, va a ir a mayor valor del producto, afectando la cuenta de inventarios.

Importante: este impuesto saludable, que se incluye como mayor valor de la compra, solo aplica para los tipos de documentos P – compras que no están marcados como documentos electrónicos.

Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en el registro de compra, puedes grabar esos datos, labor que se realizará con la tecla de función F1 o el ícono .

4. Vencimientos y formas de pago

Después de esto incluyes información de cómo la empresa cancela esta compra al proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

Importante: el sistema te traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

Luego lo puedes enviar a vista preliminar  o a la impresora . Permite colocar un comentario y la vista preliminar lo muestra así:

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42 Comments
  • lucia cruz says:

    Buenas noches

    si al momento en el que hice un registro de compra me quedo mal la condicion de pago como hago para cambiarla o modificarla

    26 marzo, 2024 at 8:01 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lucia, si el documento no fue enviado electrónicamente, puedes ir por la opción de entrada de comprobantes y allí modificar el documento, cambiando la cuenta de la forma de pago. Si el documento se envío electrónicamente es necesario que realices una nota de ajuste.

      27 marzo, 2024 at 9:52 am
  • LUCY BETANCOURT says:

    Buenos dias, si aplique retencion por compras pero al verifiar no tenia la base, como hago para deshacer este paso o para modificar, y quitarle la retencion porfavor

    26 octubre, 2023 at 9:35 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lucy, te respondí en el anterior comentario.

      27 octubre, 2023 at 9:32 am
  • CECILIA says:

    Hola, una consulta cómo puedo modificar la numeración automática, en mi trabajo me dan un intervalo de números para poder trabajar y quisiera poder modificarlo en el SIIGO para que el número de cada registro sea automático y ya no modificarlo manualmente.

    9 julio, 2023 at 1:53 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Cecilia, puedes cambiar con cuál consecutivo vas a seguir, ingresando a la parametrización del documento. Lo colocas en el campo de numeración inicial y de allí va a continuar el sistema. Ten en cuenta que la numeración no se debe repetir.

      10 julio, 2023 at 4:06 pm
  • JULIO HERNANDEZ says:

    MUY BIEN

    13 mayo, 2023 at 10:33 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Julio, gracias por ver nuestros contenidos, y agradecemos tus comentarios.

      15 mayo, 2023 at 8:42 am
  • Leidy says:

    Buenas tardes, queria preguntar como puedo modificar el valor unitario si ya tengo registrada la compra?

    24 abril, 2023 at 2:28 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Leidy, al momento de elaborar la compra puedes ingresar el total del valor o hacerlo por valor unitario, esto si lo parametrizaste en la configuración de la compra, pero si ya la compra está registrada y quieres modificar el valor unitario de esa compra, puedes editarla por entrada de comprobantes si no es electrónica. Si lo que quieres es modificar el valor unitario del producto, este proceso lo hace automáticamente el sistema de acuerdo a las unidades y valores de compra, si está errado, se modifica ajustando el valor con una nota contable.

      24 abril, 2023 at 5:16 pm
  • David Monsalve says:

    Buen dia. una pregunta si en el registro de compra registro los seriales de cada producto, hay una forma de registro masivo? por ejemplo si son 600 seriales hay una forma de subir los 600 de forma masiva o toca serial por serial?. muchas gracias

    12 abril, 2023 at 10:51 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola David, revisa por favor por la opción de interfaces desde Excel. Allí existe importación del movimiento contable en bloque.

      13 abril, 2023 at 7:41 am
  • Natalya Lozano says:

    Buen Dia, en mi siigo no me deja modificar o especificar las cantidades, siempre por defecto me trae 1, y en ocasiones es mas de 1, como puedo hacer que me deje modificar las cantidades?

    24 febrero, 2023 at 9:54 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Natalya, verifica primero si el tema es por los permisos de la clave de tu usuario. Revisa si te sale algún mensaje indicando que no puedes modificarla, también puedes revisar en la parametrización del documento, que esté marcado si tiene cruce, si maneja algún control que te restrinja el manejo.

      6 marzo, 2023 at 8:08 am
  • Jhesica Bedoya Mora says:

    Buenas tardes,
    En la elaboración de las ordenes de compra se puede hacer seguimiento y cruce contra las facturas?, o en su defecto se puede contar con un informe de las ordenes de compra que se elaboran en la plataforma. Esto con el fin de dar trazabilidad desde que se hace el pedido de alguna materia prima hasta que llega la factura, se causa y se ingresa en el inventario.
    Gracias

    27 diciembre, 2022 at 5:19 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jhesica, los informes de cruces realizados de las órdenes de compra contra la factura del proveedor, puedes verlos en el módulo de Órdenes de compra, igualmente tenemos informes de los pendientes y auxiliarles para que puedas controlar todas las órdenes realizadas. Pero si lo que quieres es con la Factura de Ventas, debes revisar en el módulo de órdenes de Pedido, que son los que cruzan con la factura y también tiene varios informes.

      28 diciembre, 2022 at 4:44 pm
  • Daniel Gomez says:

    Buen día,

    Existe una manera de contabilizar facturas de forma masiva?

    5 diciembre, 2022 at 5:51 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Daniel, si puedes subir la contabilización por medio de una interface de movimiento desde Excel. Después de contabilizadas si las vas a enviar electrónicamente, vas por Facturación electrónica – Reenvío y reimpresión de documentos electrónicos.

      6 diciembre, 2022 at 10:30 am
  • PAOLA says:

    BUENOS DIAS
    EN CASO QUE SEAN AUTORRETENEDORES COMO SE ELIMINA LA BASE QUE HACE AUTOMATICANTE?

    26 octubre, 2022 at 9:24 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Paola, para que no te lo genere, ve a la creación del tercero y le marcas que es autoretenedor, con esto ya no te debe salir base de retención.

      26 octubre, 2022 at 12:29 pm
  • Jenny Castañeda says:

    Buenos días, si ya esta contabilizada una factura de compra, como se hace para cambiar la forma de pago, ya que por error coloco la que no era.

    20 octubre, 2022 at 10:38 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jenny, si es un registro de compra que no se envía electrónicamente, puedes ingresar por la opción entrada de comprobantes y allí modificar la cuenta contable, de la forma de pago. Si fue enviada electrónicamente por ser documento soporte, si tendrías que hacer una nota de ajuste.

      21 octubre, 2022 at 11:35 am
  • Marlly Stephany Cuetia Rivera says:

    Buenas Noches!
    tengo una duda…
    cuando se registra una compra se debe llevar a crédito proveedores o de una se puede pasar a caja general???
    y si la paso a caja general; mi pregunta es: ¿automáticamente el software realiza la causacion?
    Gracias.
    quedo atenta!

    30 mayo, 2022 at 7:47 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Marlly, efectivamente puedes colocar como forma de pago la de caja general y el sistema automáticamente te realiza la causación quedando la compra ya paga.

      31 mayo, 2022 at 8:05 am
  • Claudia Andrea Delgado O. says:

    Hola buenas tardes, cómo se anula un registro de compra que se haya realizado y que se subió al sistema?

    21 febrero, 2022 at 12:42 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Claudia, cuando dices que ya se subio al sistema es que ya esta contabilizado?, si es así puedes anularla por la opción de entrada de comprobantes.

      21 febrero, 2022 at 1:23 pm
  • Luz Denis Correa Gil says:

    Buenas tardes, como hago una copia, de un registro de compra P1 que haya acabo de elaborar? se puede hacer por la misma parte de registro de compra o solo se puede copiar la compra por entrada de comprobantes. En espera de su respuesta

    30 septiembre, 2021 at 5:38 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Luz Denis, puedes tambien realizar copia del registro de compra por las interfaces desde excel, de movimiento contable. Movimiento contable generas el archivo. Y sigues la guia para luego poder importarlo.

      30 septiembre, 2021 at 7:47 pm
  • carolina campos says:

    buenos días no me sirvió el video necesito mirar es que no me sale opción de producto me sale la cuenta necito que salga el producto

    7 mayo, 2021 at 8:36 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Carolina, cuando estes en la opción de cuenta, das con la tecla de función F7 y el sistema te va cambiando hasta llegar a la opción por producto.

      7 mayo, 2021 at 11:53 am
  • LUZ GALVIS says:

    No explica de manera detallada los pasos para parametrizar las retenciones en la fuente, y demás temas tributarios.

    16 febrero, 2021 at 6:01 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Luz, las parametrizaciones de impuestos se encuentran en otroas guias como Multiples retenciones, Manejo de reteiva, Ica por ciudad, entre otras. puedes buscar la que necesites usar especificamente donde te va a explicar como realizar la parametrización.

      17 febrero, 2021 at 10:19 am
  • LUZ MARINA REYES RIOS says:

    CUANDO IMPRIMO EL DOCUMENTO SOPORTE NO ME SALE LA
    RESOLUCION COMO LO MUESTRAN USTEDES EN EL EJEMPLO, MIL GRACIAS

    6 noviembre, 2020 at 11:33 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Luz Marina, gracias por consultar, por favor verifique que tu programa este actualizado, incluido el formato de la factura de compra, también que hayas seguido la parametrización del documento. Con la actualización se actualizo el formato.

      9 noviembre, 2020 at 9:19 am
  • EN EL REGISTRO DE LA COMPRA COMO HAGO PARA REGISTRAR ALJUNOS DESCUENTOS FUERA DE LOS IMPUESTOS?

    28 octubre, 2020 at 4:16 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Martha en la pregunta anterior te respondí espero se haya solucionado

      29 octubre, 2020 at 4:35 pm
  • ALVARO POSSO says:

    BUENAS TARDES,
    COMO ANULO UN REGISTRO DE COMPRA ?

    28 agosto, 2020 at 5:26 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Alvaro, gracias por hacer uso de nuestros contenidos, si deseas anular un registo de compras es necesario que vayas por la opción entrada de comprobantes, alli digitas el tipo de documento y el número del consecutivo y desde se habilitara la pestaña para que lo puedas anular, el detalle de este proceso lo encuentras en el siguiente enlace entrada de comprobantes

      31 agosto, 2020 at 8:41 am
  • Diana Carolina Varela Valencia says:

    Buenos días. Como hacer para que en documento impreso aparezca el prefijo autorizado por la DIAN para el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar? Gracias

    18 agosto, 2020 at 11:07 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Diana, gracias por hacer uso de nuestros contenidos.
      Para que aparezca la información de la resolución entregada por la DIAN para el documento soporte, es necesario que se defina en los paramétros de compra que este tendrá documento soporte y alli se relacionan los datos de la resolucion. El detalle de este proceso lo encuentras en el siguiente enlace Parametros registros de compras

      20 agosto, 2020 at 4:17 pm
  • Willie Medina says:

    Buenas tardes como se hacer un registro de compra de un proveedor del extranjero?

    1 agosto, 2020 at 2:00 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Willie, gracias por hacer uso de nuestros contenidos. El proceso para elaborar una factura de compra es el mismo que un proveedor nacional, la marcación de este tipo de tercero (exterior) se realiza desde la creación del mismo, para conocer el detalle de la creación del tercero puedes consultar el siguiente enlace apertura de terceros

      20 agosto, 2020 at 3:35 pm