d1. Compras y Cuentas por pagar

En Siigo el registro de compra es un documento contable por medio del cual se registra la adquisición de productos, servicios o activos fijos, es decir, realiza la causación de toda transacción comercial. Ejemplo: compras de materia prima y productos, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.

Importante: La factura de compra sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes de carga tributaria, compras, cuentas por pagar, entre otros

Para elaborar facturas de compra puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Documentos – Registro de compra.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema te habilita una pantalla en la cual es necesario seleccionar el tipo de compra a elaborar:

Cuando ingresas a elaborar este documento el sistema te solicita los siguientes datos:

1. Datos generales o de encabezado:

Estos son:

• Fecha: corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
• Nit: tercero (proveedor) al cual se le elabora el registro de compra, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
• Factura No: en estas casillas se digita el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida.

Importante: si al elaborar el registro de compra en la captura del número de la factura del proveedor se ingresa un numero previamente ingresado en otra compra, el sistema mostrará el mensaje informativo con la relación del comprobante interno (P), donde se contabilizo el número de factura del proveedor. Ejemplo:

• Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
• Fecha: esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor.

2. Datos de transacciones

En esta pantalla se incluyen los productos que están ingresando al inventario de la empresa, en cual bodega se van a almacenar, el número de unidades adquiridas y el valor total de las unidades.

Si la compra (Documento Tipo P) cruza con la nota de entrada (Documento Tipo E) el sistema alimenta las cantidades que se ingresan al inventario con el registro de la entrada.

Se realiza la captura del producto, donde se podrá ingresar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto. Después pide bodega, cantidad y valor total del producto.

Importante: puedes cambiar la captura de producto, por captura de cuenta, o por referencia o por código de barras, utilizando la tecla F7.

3. Cargos y descuentos

Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo a lo parametrizado previamente del documento.

Importante: en el caso que se maneje la funcionalidad de múltiples retenciones, el sistema no mostrara la retefuente en esta ventana, sino que hará el cálculo y la mostrara en una ventana posterior.

Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en el registro de compra, puedes grabar esos datos, labor que se realizar con la tecla de función F1 o el icono .

En la siguiente ventana te muestra el cálculo de otros impuestos, como el de Reteica y Reteiva, donde muestra la base y el valor.  

4. Vencimientos y formas de pago

Después de esto se incluye información de cómo la empresa cancela esta compra al proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

Importante: el sistema te traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

Luego lo puedes envíar a vista preliminar  o a la impresora .

Permite colocar un comentario y la vista preliminar lo muestra así:

Para cumplir con el artículo 55 de la resolución 00042 de la DIAN, en la impresión del formato moderno se mostrará la siguiente descripción:

• En la parte superior te muestra que este documento es un soporte en adquisición de bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta.

• En la parte inferior te mostrará los datos de la resolución DIAN, ingresados previamente en la parametrización.

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