c9. Manejo de documento soporte electrónico

Elaboración nota de ajuste documento soporte electrónico

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Para elaborar tu nota de ajuste al documento soporte electrónico, vas por la ruta: Documentos electrónicos – Documento soporte electrónico – Elabora notas de ajuste a documento soporte electrónico.

Importante: en cada documento tipo U – Nota de Ajuste para documento soporte, solo es posible contabilizar la nota a un solo documento soporte electrónico y se puede realizar devolución total o parcial.

Al ingresar te lleva directamente a seleccionar el tipo de documento configurado para la nota de ajuste:

Importante: si el documento soporte al cual se le aplicara la nota de ajuste fue elaborado en otra moneda, la nota de ajuste debe ir en esa moneda. Igualmente, si estás en una moneda diferente, el sistema te muestra el siguiente mensaje:

Cuando das clic en el documento, te abre una nueva ventana donde vas a seleccionar el documento soporte electrónico, al que le vas a realizar la nota de ajuste.

Después de ingresar el número del documento, el sistema te muestra la siguiente ventana, que trae la fecha de elaboración y el CUDS del documento soporte electrónico.

Al dar enter, el sistema te permite confirmar si vas a traer todos los datos del documento soporte:

Después de confirmar, puedes repasar con enter los datos del encabezado. 

Estos datos son el Nit, centro de costos, prefijo y número de la factura del proveedor; el sistema los trae en forma automática, pues los toma del documento soporte que se digitó y sobre la cual se está realizando la nota de ajuste.

Luego vienen los datos de transacciones:

En esta pantalla repasas los datos de los productos registrados en el documento soporte electrónico, permitiendo digitar el número de unidades a devolver. Esto se puede hacer por Referencia – cuenta contable – Código de barrar o producto, que se podrá ingresar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto.

Importante: en la captura de los productos y/o servicios puedes ingresar descripciones de más de 50 caracteres.

En este proceso te habilita la ventana, donde vas a indicar el motivo de la nota de ajuste:

Al momento de terminar todos los productos que se van a devolver, grabas esta información, con la tecla de función F1 o el ícono .

Importante: en el caso que se maneje la funcionalidad de múltiples retenciones, el sistema no mostrará la Retefuente a devolver dentro de los cargos y descuentos, sino que hará el cálculo y devolverá la retención que se registró en el documento soporte electrónico, mostrando un cuadro adicional.

Te pasa a repasar los campos de la forma de pago y el sistema en forma automática actualiza estos valores de acuerdo al número de unidades sobre las cuales se está realizando el ajuste.

El sistema realiza la contabilización del documento.

Importante: Siigo traerá automáticamente el número de la devolución de compras si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

Después de contabilizar, ya podemos realizar el envío electrónico dando clic en el ícono .

La impresión del documento te muestra la información requerida, como el código QR, el título completo del documento y en la parte inferior el respectivo CUDS.

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10 Comments
  • Diana says:

    Debo hacer un documento soporte aplicando retención en la fuente, pero la retención es asumida. en la contabilización registro la cuenta de gasto por comisión y la cuenta de retención asumida . pero al envío genera error , porque dice que el valor bruto o subtotal no corresponde a la retención. cómo hago para enviar?

    26 septiembre, 2023 at 9:20 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Diana, es necesario revisar la forma en que estas elaborando el documento, el sistema automáticamente no realiza el proceso de retención asumida, si lo haces de manera manual puede ser que no se registre en el orden que necesita el sistema para la cuentas, puedes comunicarte al área de call center para que un asesor te colabore con este registro.

      27 septiembre, 2023 at 8:45 am
  • Maira Castillo says:

    Buenas noches. En los datos de transacción ¿Cómo hago para pasar de producto a cuenta contable? Porque en la búsqueda solo me da la opción de producto pero cuando hice el registro lo hice por cuenta contable.

    29 agosto, 2023 at 7:13 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Maira, cuando estés ubicada en la opción de producto, puedes dar clic a la tecla F7, y el sistema te va cambiando a referencia, código de barras o cuenta.

      30 agosto, 2023 at 9:14 am
  • Viviana Bolaño says:

    Buenas tardes. Como seria la nota de ajuste en el siguiente caso: Hice mi documento soporte el 31 de Julio, pero el Nit quedó errado en la cuenta de gastos y la retención, pero en cuenta por pagar está con el tercero correcto.

    18 agosto, 2023 at 4:08 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Viviana, verifica con el área contable realizar el ajuste, que puede ser a las cuentas con el nit errado contra las mismas cuentas pero con el nit correcto.

      18 agosto, 2023 at 6:39 pm
  • Fabiola says:

    Buenas tardes, Hice un documento soporte el 31 de julio enviado a la DIAN, hubo error en la contabilización de la retención, se hizo nota de ajuste para reversarla pero la fecha de comprobante la toma a fecha actual, no deja en el mes anterior, y aparece la retención en el libro auxiliar de julio. es normal ?

    11 agosto, 2023 at 2:25 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fabiola, si realizaste la nota con fecha de julio, pero estando ya en Agosto, el sistema no permite realizarla en el mes anterior porque en la Dian se debe presentar en orden cronológico así que la registra en la fecha actual, pero contablemente si te pudo quedar en Julio.

      11 agosto, 2023 at 2:31 pm
  • Fabiola says:

    Buenas tardes, contabilice la ReteFuente por error, al realizar la nota d e ajuste la DIAN la rechaza por este motivo: Valor de la Nota de Ajuste es superior al valor del documento referenciado necesito que no salga en el libro auxiliar la retefuente. que hacer?
    Gracias.

    8 agosto, 2023 at 5:35 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Fabiola, de acuerdo a lo que entiendo, te rechaza la nota de ajuste por el valor de la retención que enviaste, si necesitas volver a enviarla debe ser con la retefuente, o no quieres que salga, tendrías que hacer una nota ajustando ese valor, reintegrandolo. Esto también se verá reflejado en el libro auxiliar.

      9 agosto, 2023 at 8:29 am