d2. Ventas y Cuentas por cobrar

La factura de venta es un título valor que el vendedor o prestador del servicio entregará o remitirá al comprador o beneficiario del bien y/o servicio; este documento refleja toda la información de la operación comercial.

Importante: La factura sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes de carga tributaria, ventas, cuentas por cobrar, entre otros.

Para elaborar facturas de venta puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Documentos – Factura de venta.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema te habilita una pantalla en la cual es necesario seleccionar el tipo de factura elaborar:

Si al ingresar estás en una fecha diferente a la del calendario, el programa te informa sobre la fecha de elaboración:

• Al dar el botón Si, continuara con la elaboración de la factura.
• Al dar el botón No, a los usuarios que tienen permisos de cambiar fecha, los dejara en la fecha de elaboración, y a los usuarios que no tienen permisos de cambiar fecha, los dejara fuera de la elaboración de la factura.

A continuación, el sistema solicita los siguientes datos para la elaboración de la factura de venta:

1.Datos generales o de encabezado:

Estos son:

• Fecha: corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
• Nit: corresponde al tercero (cliente) al cual se le va a elaborar la factura de venta, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
• Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
• Vendedor: el sistema trae en forma automática el asociado en el catálogo de terceros.

Importante: si en el parametro de la factura indicamos manejo de ingresos recibidos para terceros, el sistema habilitára una ventana adicional. 

2. Datos de transacciones

En esta pantalla se incluyen cada uno de los productos que se le van a vender al cliente, la bodega y el número de unidades, el valor unitario, entre otros. La selección de los productos se puede hacer por Referencia – cuenta contable – Código de barrar o producto, que se podrá ingresar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto.

Si la elaboración de la factura se realiza por cuenta contable y se pretende utilizar una cuenta que esta en la parametrización de la factura en el campo de cargos y descuentos, se mostrará un mensaje informativo indicando que esa cuenta no se puede utilizar:

3. Cargos y descuentos

Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática.

Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en la factura de venta, es necesario grabar esos datos, labor que se realizar con la tecla de función F1 o el icono de la bandera.

4. Impuestos

De acuerdo a los parámetros definidos en el registro de control, en la creación del tercero y al momento de ingresar a elaborar el documento es necesario confirmar datos como: Autoretencion en renta y Autoretención Régimen simple.

Y los cálculos de Retención de ICA y Retención de IVA.

5. Vencimientos y formas de pago

En la siguiente ventana se incluye información de cómo el cliente va a cancelar la factura, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

Importante: el sistema traerá automáticamente el número de la factura de venta si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

El documento puede ser enviado a vista preliminar y/o impresora.

Muestra una opción para colocar comentarios y al enviar por vista preliminar, utilizando el formato de página completa se muestra el código QR para las facturas de venta no electrónicas, también se ve el numero de ítems, el total de items y si la cantidad es menos a la unidad. Igualmente si la empresa maneja Iva diferencial (diferentes tipos de Iva), imprime los diferentes porcentajes. 

También podrás ver en la impresión de la factura de venta las autorretenciones que aplican de acuerdo a tu actividad y a la marcación que hayas realizado en el registro de control.

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