c9. Manejo de documento soporte electrónico

Elaboración documento soporte electrónico

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Para elaborar este documento, vas por la ruta: Documentos electrónicos – Documento soporte electrónico – Elabora tu documento soporte electrónico.

Al momento de ingresar a esta opción te habilita una pantalla en la cual seleccionas el tipo de compra a elaborar:

Importante: puedes elaborar el documento soporte también en moneda extranjera, solo ingresas a cambiar el tipo de moneda y ya registras el documento.

Cuando seleccionas el tipo de documento y si la resolución no se ha actualizado, te muestra el mensaje que la fecha está fuera del rango de la numeración autorizada y no te deja continuar:

Para elaborar este documento, el sistema te solicita los siguientes datos:

1. Datos generales o de encabezado:

En la parte superior de la pantalla te muestra mensaje aclarativo a tener en cuenta:

Luego las opciones de:

  • Fecha: corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
  • Nit: tercero (proveedor) al cual se le elabora el documento, este puede estar previamente creado o desde la aquí puedes crearlo. Y si maneja sucursal, la puedes agregar.

Importante: el sistema revisa la información del tercero y si no tiene el código postal o no está completo, te genera una ventana solicitando que lo ingreses. 

  • Factura No: en estas casillas, digitas el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida.

Importante: si al elaborar el registro de compra en la captura del número de la factura del proveedor se ingresa un número previamente ingresado en otra compra, el sistema mostrará el mensaje informativo con la relación del comprobante interno (P), donde se contabilizó el número de factura del proveedor. Ejemplo:

  • Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
  • Fecha: esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor.
  • : puedes generar tus facturas de compra haciendo uso del XML. Las facturas de compra marcadas como documento soporte van a tener la posibilidad de generar el documento a través del XML que llega de tu vendedor.

Al dar clic, de allí te ingresará a una nueva ventana donde vas a poder llamar el documento XML del documento enviado por tu proveedor, del que vas a generar la Factura de compra, colocas la ruta donde guardaste el archivo XML y digitas los datos que te solicita del proveedor y el sistema de forma automática te traerá los productos de esa factura.

Le asignas a cada uno de esos productos o servicios tus propios códigos, para relacionarlos con los que trajo el XML. Esto solo se hará una vez, ya que el sistema guardará la relación que tú le hayas indicado. También vas a poder relacionar una cuenta contable si el producto o servicio del proveedor lo amerita. Una vez relacionados los códigos de todos los productos que trae el XML, podrás continuar con la digitación de los impuestos como lo haces normalmente, para terminar de elaborar la factura y poder guardarla.

Importante: recuerda que un documento que no está marcado como documento soporte o si el documento este cruzado con documento extracontable, no vas a poder hacer uso de esta funcionalidad.

2. Datos de transacciones

En esta pantalla se incluyen los productos y/o servicios, que están ingresando a la empresa, si son productos, en cuál bodega se van a almacenar, el número de unidades adquiridas y el valor total de las unidades.

La captura que se podrá ingresar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto también la puedes hacer además por producto, por cuenta, por referencia o por código de barras, utilizando la tecla F7.

Si en la captura de los productos / Servicios, necesitas la descripción de más de 50 caracteres, da clic en el botón y te habilitará la ventana para que la ingreses.

3. Cargos y descuentos

Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los cargos o descuentos adicionales y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo a lo parametrizado previamente del documento.

Al momento de terminar de ingresar todos los productos y/o servicios que se van a incluir en el registro del documento soporte, puedes grabar esos datos con la tecla de función F1 o el ícono .

En el caso que manejes la funcionalidad de múltiples retenciones, para el cálculo de la retención en la fuente, el sistema mostrara el cálculo y valor en una ventana posterior. Luego te muestra el cálculo del impuesto Reteiva, con la base y el valor, en caso de que exista. 

Importante: en el documento soporte electrónico, puedes registrar todos los impuestos, a excepción del Impoconsumo. 

4. Vencimientos y formas de pago

Después de esto, incluyes información de cómo la empresa cancela esta compra al proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

Importante: el sistema te traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

Al finalizar, y enviar a la impresión, te presenta la siguiente ventana donde vas a ver el saldo del paquete de los documentos electrónicos, cuando se van a vencer, puedes ver el resumen de las transacciones realizadas para la compra de esos paquetes y seleccionas el ícono de la nube , para enviar a la DIAN.

Importante: si después de realizar el envío del documento soporte a la DIAN, es rechazado por algún tipo de error, puedes ingresar por entrada de comprobantes a modificar el documento y después de corregido lo puedes volver a enviar. 

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32 Comments
  • diana says:

    buen tarde tengo este error que puedo hacer errores en el envio primitivo JSON no valido: documento

    7 noviembre, 2023 at 5:57 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Diana, en el momento no tenemos errores reportados por este tema, si todavía se sigue presentando tu error después de reenviar el documento, por favor puedes comunicarte al call center para que te colaboren revisando directamente en tu información.

      9 noviembre, 2023 at 12:01 pm
      • ALEJANDRA CASTAÑO says:

        Me aparece el mismo error que nombran anteriormente, ya tienen alguna forma de solucionarlo?

        11 diciembre, 2023 at 4:07 pm
      • Alexandra Garcia says:

        Hola Alejandra, verifica reenviando el documento, si continua la inconsistencia es necesario que te comuniques con el call center, ya que estos errores los revisan directamente en tu información.

        11 diciembre, 2023 at 4:14 pm
  • adriana patricia gale says:

    Buen dia, estoy tratando de realizar un documento soporte y me sale este error ErrorPT-50002 Regla: DSAB19b Rechazo: NIT del Prestador de Servicios no está autorizado por la DIAN

    19 octubre, 2023 at 11:23 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Adriana, verifica los datos del proveedor, los de la empresa, que todos los pasos en la habilitación estén correctos. Especialmente los datos del proveedor.

      23 octubre, 2023 at 9:06 am
  • Christian Arias says:

    Buenas tardes,

    al momento de empezar a realizar mi documento soporte me sale un error de que dice “DOCUMENTO NO AUTORIZADO” que podria hacer para solucionar este error

    28 septiembre, 2023 at 12:30 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola christian, este mensaje te indica que tu usuario no tiene permisos para realizar esta clase de documentos, pide por favor a la persona que tiene la clave de administrador de Siigo que en el registro de claves te asigne acceso a ese documento.

      28 septiembre, 2023 at 5:47 pm
  • SOFIA CRUZ says:

    BUENAS TARDES
    ENVIO UN DOCUMENTO SOPORTE Y ME SALE CON ERROR DEL CODIGO POSTAL COMO PUEDO SOLUCIONAR PARA QUE SE PUEDA ENVIAR EXITOSAMENTE GRACIAS

    31 agosto, 2023 at 3:54 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Sofia, ingresa al tercero y lo repasas para confirmar que tenga el código postal, igual repasa el tercero de la empresa.

      31 agosto, 2023 at 5:29 pm
  • jhon says:

    buenos dias al enviar el documento soporte me arroja el error Z150T, Por favor revise el código postal del emisor de la factura esta en ceros,
    voy al tercero y tiene uno asignado como puedo solucionar este error?

    4 agosto, 2023 at 11:58 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jhon, si en el tercero se puede ingresar el código postal, que ahora no es obligatorio, o sea que puedes dejarlo en el tercero, puede verificar que este correcto, pero no debería afectar el envío. En call center te pueden colaborar verificando en tus datos.

      4 agosto, 2023 at 2:25 pm
  • jhon says:

    Buenos dias al enviar el documento soporte me sale error Z151T como puedo solucionarlo?

    4 agosto, 2023 at 11:56 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jhon, verifica que estas actualizado en los últimos cambios, si esta bien, puede ser algún parámetro, pero esto lo pueden revisar directente en tu información con un asesor en callcenter.

      4 agosto, 2023 at 2:23 pm
  • flor maria says:

    Buena tarde estoy tratando de generar un documento soporte y el documento requiere descuento de retención pero esta opción no me sale disponble que puedo hacer

    3 agosto, 2023 at 4:45 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola flor, revisa que tienes marcado manejo de múltiples retenciones en el registro de control y que las cuentas como base de retención, y la cuenta de retención asociada, igualmente que las cuentas de retención en la fuente tengan los porcentajes.

      3 agosto, 2023 at 5:53 pm
  • cristian says:

    Buen dia, que puedo hacer cuando me sale este error DSAU02 Rechazo: El valor bruto antes de los impuestos no corresponde a la suma de los valores de cada Ítem del documento. Por favor repase el valor bruto de cada ítem y reenvíe el documento nuevamente.

    7 julio, 2023 at 8:29 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Cristian, puedes revisar si alguno de los productos o ítems tiene la marcación de IVA incluido, o si es gravado o no y el total no corresponde al valor. Si continúa la inconsistencia, puede ser por otro parámetro y en call center un asesor puede ayudarte a revisar directamente en tu información.

      7 julio, 2023 at 2:22 pm
  • Yadira Urrego says:

    buenas tardes, se puede anular un documento soporte? y cómo se realiza la anulación?

    6 julio, 2023 at 5:59 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Yadira, por ser un documento electrónico y si ya fue enviado, no puedes anularlo, debes hacer una nota de ajuste al documento soporte, con la información a devolver.

      7 julio, 2023 at 2:20 pm
  • Patricia says:

    ¿Es decir que para generar un documento soporte electrónico hay que crear líneas de productos y servicios y no se pueden llamar al documento las cuentas que generalmente utilizamos para reportar los costos y gastos? ¿Cómo se asocian las cuentas?

    3 agosto, 2022 at 11:33 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Patricia, puedes seguir haciéndolo por cuenta, solo con F7, te cambias de producto a cuenta, cuando estés realizando el documento

      3 agosto, 2022 at 12:01 pm
  • Lisseth Mendoza says:

    Buen día
    Realicé el procedimiento como tal, para la elaboración del documento soporte, pero al enviar el documento, me genera el siguiente error:
    ErrorPT-50002 Regla: DSAJ25a Rechazo: El contenido de este atributo no corresponde a ’31’
    Como se puede solucionar??

    Gracias

    2 agosto, 2022 at 12:13 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lisseth, verifica por favor si ya te esta funcionando, revisa que tienes aprobados todos los pasos y sincronizada la resolución.

      3 agosto, 2022 at 9:54 am
  • ALEXADER TAPIERO LOMBO says:

    TENGO actualizado el sietema a 22 de julio, pero no veo habilitada la opcion de DOCUMENTOS ELECTRONICOS llevo rato esperando la llamada de un asesor de siigo, ya realice dos tipos de docuemntos PARA D.S. Y LA CAJA MENOR CON UNA misma resolucion!!!!!!!!!!!!!!!

    2 agosto, 2022 at 11:58 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Alexander, la actualización de Documentos electrónicos salió con la actualización del 1 de agosto, el documento soporte electrónico y para papel o talonario se recomienda dos resoluciones diferentes, ya que después que comiences a realizar el electrónico ya no puedes hacer con ese consecutivo los de papel.

      3 agosto, 2022 at 9:52 am
  • Sonia Cárcamo says:

    Buenos días.
    Una consulta: ¿Hay que solicitar una nueva resolución a la Dian para el documento soporte electrónico, o se va a seguir trabajando con la resolución de documento soporte que veníamos usando?
    Gracias.

    2 agosto, 2022 at 8:23 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Sonia, puedes seguir utilizándola, pero ten en cuenta que en caso de contingencia, no podrías usar esa resolución para documento soporte en talonario o papel, porque estaría asociada al documento soporte electrónico. Por esto se recomienda solicitar una nueva.

      2 agosto, 2022 at 8:59 am
  • MARIBEL PACHECO SANDOVAL says:

    MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.

    1 agosto, 2022 at 3:46 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Maribel nos alegra poder apoyarte, agradecemos tu comentario.

      1 agosto, 2022 at 4:22 pm
  • Tatiana says:

    Para empezar a realizar documentos soporte electrónicos, debemos solicitar un nueva resolución ante la DIAN? o podemos continuar con la misma que traemos?

    1 agosto, 2022 at 11:32 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Tatiana, la recomendación es solicitar una nueva, y la que tienes dejarla para el documento soporte en talonario o papel. Porque si la usas para documento soporte electrónico, después no la puedes usar para talonario o papel en el caso de una contingencia.

      2 agosto, 2022 at 8:55 am