q. Seriales

Los documentos que afectan seriales son documentos contables en los cuales se relacionan productos que en su catálogo se encuentre la marcación de “Utiliza seriales”

A continuación, se describe como elaborar una factura de venta con productos que manejan seriales.

Para elaborarla vas por la ruta: Documentos – Factura de venta.

El sistema te habilita una pantalla en la cual seleccionas el tipo de factura a elaborar:

A continuación, el sistema te solicita los datos para la elaboración de la factura de venta:

1. Datos generales o de encabezado:

Estos son:

• Fecha: corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
• Nit: documento del tercero (cliente) al cual se le va a elaborar la factura de venta, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
• Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
• Vendedor: el sistema trae en forma automática, el asociado en el catálogo de terceros.

2. Datos de transacciones

En esta pantalla incluyes cada uno de los productos que se le van a vender al cliente, la bodega y el número de unidades, el valor unitario, entre otros. La selección de los productos se puede hacer por referencia – cuenta contable – código de barras o producto.

Al ingresar la cantidad, el sistema habilita una nueva ventana para ingresar los seriales:

Importante: si en el registro de control fue seleccionada la casilla , el sistema obliga a incluir tantos seriales, como cantidades de producto se han ingresado en la elaboración del documento.

Para ello es necesario seleccionar cada uno de los seriales y el sistema permite esto únicamente si se encuentra en estado “Disponible”; por cada uno de ellos el sistema solicita:

• Número IMEI: si en el programa se definió la utilización de este código, al momento de seleccionar el serial, también solicitara este código, el cual es único e irrepetible
• Garantía (Días): digitar el número de días de garantía que tiene el producto.
• Vencimiento: hace referencia a la fecha de vencimiento de la garantía.

Importante: Siigo calcula en forma automática esta fecha y toma como base la fecha de elaboración del documento, suma el número de días de garantía y el sistema asigna la fecha de vencimiento.

3. Cargos y descuentos

Puedes asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática.

Al momento de terminar de registrar todos los productos que se van a incluir en la factura de venta, grabas con la tecla de función F1 o el ícono .

4. Impuestos

De acuerdo a los parámetros definidos en el registro de control y en la creación del tercero, al momento de elaborar el documento confirmas datos como: Autorretención en renta y Autorretención Régimen simple.

Y los cálculos de Retención de ICA y Retención de IVA.

5. Vencimientos y formas de pago

En la siguiente ventana incluyes información de cómo el cliente va a cancelar la factura, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

Importante: el sistema traerá automáticamente el número de la factura de venta si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

El documento puede ser enviado a vista preliminar y/o impresora.

Abre una ventana donde puedes colocar comentarios:

Y al enviar por vista preliminar, utilizando el formato correspondiente a seriales, detalla el número y total de ítems y si la cantidad es menor a la unidad. Igualmente, si la empresa maneja IVA diferencial (diferentes tipos de IVA), imprime los diferentes porcentajes, y en la parte inferior de cada producto mostrará el número del serial correspondiente.

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