d1. Compras y Cuentas por pagar

Compra cruza con orden de compra

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En Siigo el registro de compra es un documento contable por medio del cual se registra la adquisición de productos, servicios o activos fijos, es decir, realiza la causación de toda transacción comercial. Ejemplo: compras de materia prima y productos, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.

Importante: La Factura de compra sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes de carga tributaria, compras, cuentas por pagar, entre otros; Si la compra cruza con la nota de entrada este último será el encargado de dar el ingreso en cantidades al inventario y la compra de los valores

Para elaborar facturas de compra es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Documentos – Registro de compra.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita una pantalla en la cual es necesario seleccionar el tipo de compra a elaborar:

Si está definido este cruce en los parámetros del documento se habilita la siguiente ventana solicitando el número de la orden de Compra que será cruzada en la elaboración del registro de compra; aquí es posible digitar el tipo y número de la orden de compra o realizar la búsqueda con el icono del documento pendiente por cruzar.

Importante: Al seleccionar el documento cruce (orden de compra) y continuar con enter, el sistema trae en el registro de compra todos los datos digitados en la orden, tanto de encabezado como de transacciones, esta información puede ser modificada de acuerdo a las necesidades del usuario.

Al momento de ingresar a elaborar este documento el sistema solicita los siguientes datos:

1. Datos generales o de encabezado

Estos son:

  • Fecha: Corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
  • Nit: Corresponde al tercero (proveedor) al cual se le elabora el registro de compra, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
  • Fra No: En estas casillas se digita el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida.
  • Centro de costos: Es necesario tener creado mínimo uno como principal.
  • Fecha: Esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor.

2. Datos de transacciones

 En esta pantalla se incluyen los productos que están ingresando al inventario de la empresa, en cual bodega se van a almacenar, el número de unidades adquiridas y el valor total de las unidades.

 Si la compra (Documento Tipo P) cruza con la nota de entrada (Documento Tipo E) el sistema alimenta las cantidades que se ingresan al inventario con el registro de la entrada.

Se realiza la captura del producto, donde se podrá ingresar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto. Después pide bodega, cantidad y valor total del producto.

3. Cargos y descuentos

Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo a lo parametrizado previamente del documento.

Importante: En el caso que se maneje la funcionalidad de múltiples retenciones, el sistema no mostrara la retefuente en esta ventana, sino que hará el cálculo y la mostrara en una ventana posterior.

Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en el registro de compra, es necesario grabar esos datos, labor que se realizar con la tecla de función F1 o el icono.

4. Vencimientos y formas de pago

En la siguiente ventana nos muestra el cálculo de otros impuestos, como el de la retención en la fuente cuando se manejan múltiples retenciones y el de Reteica y Reteiva.  

Después de esto se incluye información de cómo la empresa cancela esta compra al proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

 Importante: El sistema traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

Luego lo envía para escoger si se envía a vista preliminar y/o la impresora.

Permite colocar un comentario y la vista preliminar lo muestra así:

Para cumplir con el artículo 55 de la resolución 00042 de la DIAN, en la impresión del formato moderno se mostrará para el documento soporte la siguiente descripción:

  • Este documento es un soporte en adquisición de bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta.
  • Se mostrarán los datos de la resolución DIAN, ingresados previamente en la parametrización.

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