d1. Compras y cuentas por pagar

Elaboración de compra cruzando con nota de entrada

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En Siigo el registro de compra es un documento contable por medio del cual registras la adquisición de productos, servicios o activos fijos, es decir, realiza la causación de toda transacción comercial. Ejemplo: compras de materia prima y productos, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.

Importante: la factura de compra sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes de carga tributaria, compras, cuentas por pagar, entre otros; Si la compra cruza con la nota de entrada este último será el encargado de dar el ingreso en cantidades al inventario y la compra de los valores

Para elaborar facturas de compra puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Documentos – Registro de compra.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema te habilita una pantalla en la cual seleccionas el tipo de compra a elaborar:

Si definiste cruce con nota de entrada en los parámetros del documento, se habilita la siguiente ventana solicitando el número de la nota de entrada que será cruzada en la elaboración del registro de compra; aquí es posible digitar el tipo y número de la nota de entrada o realizar la búsqueda con el icono del documento pendiente por cruzar.

Importante: Al seleccionar el documento cruce (nota de entrada) y continuar con enter, el sistema trae en el registro de compra todos los datos digitados en la entrada, tanto de encabezado como de transacciones, esta información puede ser modificada de acuerdo a las necesidades del usuario.

Al momento de ingresar a elaborar este documento el sistema solicita los siguientes datos:

1. Datos generales o de encabezado

Estos son:

  • Fecha: corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento.
  • Nit: corresponde al tercero (proveedor) al cual se le elabora el registro de compra, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
  • Factura No: en estas casillas digitas el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida.

Importante: si al elaborar el registro de compra en la captura del número de la factura del proveedor se ingresa un numero previamente ingresado en otra compra, el sistema mostrará el mensaje informativo con la relación del comprobante interno (P), donde se contabilizo el número de factura del proveedor. Ejemplo:

  • Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
  • Fecha: esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor.

2. Datos de transacciones

En esta pantalla incluyes los productos que están ingresando al inventario de la empresa, en cual bodega se van a almacenar, el número de unidades adquiridas y el valor total de las unidades.

Si la compra (Documento Tipo P) cruza con la nota de entrada (Documento Tipo E) el sistema alimenta las cantidades que se ingresan al inventario con el registro de la entrada.

Realizas la captura del producto donde se podrá ingresar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto. Después te pide bodega, cantidad y valor total del producto.

3. Cargos y descuentos

Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo a lo parametrizado previamente del documento.

Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en el registro de compra, puedes grabar esos datos, labor que se realizar con la tecla de función F1 o el icono .

Importante: en el caso que se maneje la funcionalidad de múltiples retenciones, el sistema no mostrara la retefuente en esta ventana, sino que hará el cálculo y la mostrara en una ventana posterior.

En la siguiente ventana te muestra el cálculo de otros impuestos, como el de Reteica  y Reteiva, donde muestra la base y el valor.  

4. Vencimientos y formas de pago

Después de esto se incluye información de cómo la empresa cancela esta compra al proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

Importante: El sistema traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

Luego lo envías para escoger si se envía a vista preliminar o la impresora.

Te permite colocar un comentario y la vista preliminar lo muestra así:

Para el documento soporte y cumpliendo con el artículo 55 de la resolución 00042 de la DIAN, en la impresión del formato moderno se mostrará la siguiente descripción:

  • En la parte superior mostrará el nombre del documento que es un soporte en adquisición de bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta.

  • En la parte inferior mostrará los datos de la resolución DIAN, ingresados previamente en la parametrización.

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