p9. Cajero

Definición de la factura de venta

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Al igual que parametrizamos nuestro cajero en cuanto a impresoras, monedero, display, etc; también debemos asignarle unos datos básicos para que nuestros documentos salgan como queremos, es el caso de la definición de la factura de venta, debemos ingresarle ciertos parámetros para que al generarla el sistema la haga de acuerdo a nuestra necesidad.

Para definir la factura de venta, debemos ir por la ruta: Administración punto de venta – Parametrización – Parametrización cajas Documentos.

Al dar clic en Documentos el sistema nos muestra una ventana con dos opciones:

Se marca parámetros para ingresar la información que el sistema nos solicita para nuestros documentos, al marcar esta opción nos aparece una ventana:

En donde vamos a seleccionar el documento que deseemos parametrizar, el este caso la factura, donde es necesario definir los siguientes campos:

  • Tipo: Es la letra que identifica al documento.
  • Comprobante: Es el número de documento a parametrizar.
  • Tipo documento: lo crea el sistema por defecto una vez hayamos elegido el comprobante que vamos a parametrizar.
  • Descripción: Digitar un nombre corto que identifique el documento.
  • Numeración Inicial: Número con el cual va a comenzar el programa la facturación (Consecutivo).
  • Prefactura: Se debe colocar el mismo de la numeración inicial. Corresponde a la prefactura, es una opción del sistema que sirve para casos eventuales como fallas de energía, en la cual el programa guarda la última factura que se esté elaborando y que no quedo contabilizada en el sistema.
  • Tipos de actualización: en esta sección podemos elegir una entre tres opciones:
    • Línea: El sistema actualizará automáticamente y en línea todas las facturas elaboradas por el punto de venta en la contabilidad, por ende, pide el tipo de factura de Siigo donde va a actualizar.
    • Batch: El sistema no contabiliza en línea la factura elaborada por el punto de venta, solo lo hace al final del día cuando se ejecute una opción de envío de movimiento.
    • Rápida: El sistema no contabiliza en línea la factura elaborada por el punto de venta, sin embargo, descarga en Siigo las unidades facturadas, las demás contabilizaciones las realiza cuando se ejecute una opción de envío de movimiento.

  • Título: Aquí se ingresa el título que saldrá en la impresión del documento.
  • Con IVA: Esta opción se marca si los productos facturados tienen IVA, caso contrario no se debe marcar. En caso de marcarse, pregunta descripción y cuenta contable donde se causará el IVA.

  • IVA incluido: Esta casilla se marca en caso que los productos tengan en el precio de venta el IVA incluido.
  • Descuentos: Se debe marcar esta opción en el caso que se manejen descuentos al elaborar la factura de venta. El sistema permite crear hasta tres descuentos para lo cual pide descripción y cuenta contable donde quedara contabilizado.

  • Descuento por producto: Se debe marcar si se maneja un descuento por cada uno de los productos. Caso contrario que se maneje un descuento general para la factura no se debe marcar.
  • Cargos: Se debe marcar esta casilla en el caso que se manejen cargos al elaborar la factura de venta. El sistema permite crear hasta dos cargos para lo cual pide descripción y cuenta contable donde quedara contabilizado.

  • Cargos por productos: Se debe marcar esta opción si se maneja un cargo por cada uno de los productos. Caso contrario que se maneje un cargo general para la factura no se debe marcar esta opción.
  • Cantidad: Se debe marcar cuando se quiera que el sistema pida la cantidad de productos cuando se facture. Caso contrario no.
  • Contabiliza cargos y descuentos por producto: No se debe marcar si se quieren realizar descuentos o cargos, que no queden contabilizados en las cuentas parametrizadas previamente. El programa lo tomara como un menor valor de la venta. Caso contrario que se quieran contabilizar los descuentos y los cargos, se debe marcar esta casilla (para que el sistema nos habilite esta casilla debemos haber marcado anteriormente la casilla de descuentos por producto).
  • Valor unitario: Se debe marcar esta opción para que el programa solicite el campo de valor unitario cuando se esté facturando. Caso contrario no debe marcarse.
  • Redondea cifras: Se debe marcar en caso que no se manejen decimales en los valores de los precios de venta. Caso contrario si se manejan decimales no se debe marcar.
  • Clientes: Al marcar esta opción el sistema pedirá el NIT o C.C. de la persona con la cual se esté realizando la transacción cada vez que se realice una factura. Al no marcarla pide un NIT o C.C. genérico al cual le contabilizara todo el movimiento que se genere en la facturación.
  • Vendedores: Si se marca esta opción el sistema pedirá el código del vendedor al realizar la factura. Caso contrario no se debe marcar.
  • Número de ítems: La cantidad de registros que podemos hacer por factura, Siigo maneja un máximo de 250.
  • Producto, Referencia, Código de Barras: En esta opción se le indica al programa como se quiere llamar en primera instancia el producto que se vaya a facturar.

  • Mensaje: Mensaje que saldrá impreso en el documento (Ejemplo: GRACIAS POR SU COMPRA).
  • Leyenda: Campo en el cual permite escribir una leyenda, que saldrá impresa en la factura (Ejemplo: Las partes eléctricas no tienen garantía).

  • Imprime valor del IVA: Al marcar esta opción el programa imprime el valor del IVA generado en la venta.
  • Cuenta retención descuento tres: Se debe marcar esta opción solamente si se causa la retención en la fuente directamente. Caso contrario no se debe marcar.
  • Imprime valor sin IVA: Al marcar esta opción saldrá impreso el valor bruto.

  • Imprime valor del IVA: Al escoger 1 el programa imprime en la factura la base gravable sobre la cual el programa calculo el IVA. Al escoger 2 imprime el valor del IVA gravable.
  • Número de vencimientos: Se debe colocar el número máximo de vencimientos que puede manejar la factura. (Ejemplo: a un cliente le vendí $1.000.000 de pesos y el me paga $500.000 en efectivo, $100.000 en cheque, $200.000 en tarjeta de crédito, y el resto a crédito, en este caso son 4 vencimientos).
  • Régimen Común: Esta casilla la usamos si somos régimen común y queremos que en la factura nos salga el enunciado “SOMOS RÉGIMEN COMÚN”.
  • Usa generador: De no marcarse el sistema toma el formato de impresión estándar de la factura. Al marcar esta opción permite manejar el generador de documentos para crear un formato de impresión diferente.
  • Máximo de productos deseados: Se debe digitar el número máximo de productos que puede manejar la factura. (debemos tener en cuenta el número de vencimientos y de ítems que hayamos colocado anteriormente (Ejemplo: si en número de ítems pusimos 250 y en número de vencimiento 10 el número máximo de productos debe ser 240).
  • Prefactura: Se usa para el caso de los restaurantes en donde podemos imprimir una pre-cuenta que se le lleva al cliente a la mesa y una vez nos cancele si podemos generar la factura porque no sabemos cómo nos va a cancelar, si en efectivo cheque o tarjeta, etc.

  • Imprime prefactura: si hacemos la marcación el sistema va a imprimir la prefactura, si no somos restaurante lo podemos dejar sin marcar.

  • Cuentas Ica anticipo: digitamos la cuenta del anticipo del Ica que debemos tener creada en nuestro Siigo. y la solicitará,siempre y cuando se haya marcado primero en el registro de control en Siigo Pyme.
  • Retenido: digitamos la cuenta del ICA retenido que debemos tener creada en nuestro Siigo.
  • Cuenta de Rete IVA: digitamos la cuenta de la retención de IVA retenido que debemos tener creada en nuestro Siigo.
  • Número Autorización DIAN: Se debe colocar el número de autorización de la DIAN (Número de Resolución).
  • Numeración Autorizada: Se debe colocar la numeración autorizada por la DIAN.
  • Fecha Autorización: Se debe colocar la fecha de resolución de la facturación.
  • Tiempo: Vigencia de la Resolución.
  • Imprime productos en ceros: se usa y se hace la marcación cuando queremos controlar productos tales como empaques y que ese empaque aparezca en la factura, pero sin generar ningún costo. (Ejemplo: vendo un televisor y lo empaco en una caja y quiero tener control sobre las cajas).
  • Actualiza e imprime: esta opción la usamos si queremos que el sistema primero se actualice (salidas de inventario, entradas de dinero, etc.) y después imprima la factura si queremos lo contrario no lo marcamos.
  • Maneja listas de precio del tercero: Al momento de crear nuestros terceros nos pide una lista de precios que le vayamos a asignar a ese tercero, esta opción se marca si queremos que el sistema al momento de facturarle a un cliente especifico muestre el precio que se le da en la lista de precios asignada si no la marcamos tiene en cuenta el precio del producto.
  • Imprime nombre de empresa en 2 líneas: Esta marcación se hace si queremos que el nombre de nuestra empresa salga en dos renglones.
  • Mantenimiento de recetas: Esta opción se habilita si en el registro de control le dimos la opción de restaurante, se usa para hacer modificaciones a las comandas realizadas después de haber hecho la venta.

  • Utiliza cantidades de producto con cinco decimales: Al digitar clic en esta opción el sistema permite manejar el producto con cinco decimales en la cantidad, caso contrario lo maneja con dos.
  • Utiliza precio unitario con cinco decimales: Al digitar clic en esta opción el sistema permite manejar el precio unitario con cinco decimales en la cantidad, caso contrario lo maneja con dos.
  • Muestra prefactura en todas las cajas: esta marcación tiene que ver con la marcación de usa restaurante que vimos anteriormente y es para en el caso que se manejen varias cajas que el sistema muestre en todas las cajas la prefactura de todos los clientes si es así hacemos la marcación de lo contrario no.
  • Utiliza supervisor de cajas: Se usa si tenemos un usuario dentro del cajero con restricciones. (Ejemplo: tengo a un cajero que al momento de facturar 5 televisores facturo 6, nuestro empleado no tiene permisos para cambiar la factura y debe llamar al supervisor para que active la caja con su clave la caja y hacer la corrección.
  • Cambia nombre del tercero: Esta opción se habilita para que cuando al momento de facturar yo le pueda cambiar el nombre de un cliente conservando el mismo nit.
  • Estándar: Si se selecciona estándar la impresión de los documentos la realiza al finalizar todo el documento.
  • Línea: Si seleccionamos esta opción al elaborar la factura de venta, después de seleccionar el primer producto y terminar de digitar el registro, solicitará la impresora o enviará la impresión del encabezado y del registro seleccionado; por cada ítem registrado imprime renglón por renglón. Cuando se realiza una novedad de anulación o modificación esta queda impresa mediante el siguiente registro.
  • Autoretención en renta decreto 2201
  • Cuenta débito: tiene relación con la marcación que hicimos en el registro de control en donde el sistema nos preguntaba si son o no autorretenedores en renta decreto 2201, en la casilla digitamos la cuenta débito que previamente debimos haber creado.
  • Cuenta crédito: tiene relación con la marcación que hicimos en el registro de control en donde el sistema nos preguntaba si son o no autorretenedores en renta decreto 2201, en la casilla digitamos la cuenta crédito que previamente debimos haber creado

Si es necesaria la modificación de algún parámetro de la factura en cajero se puede guardar dando clic en el icono , sin tener que repasar todo el documento. Pero debemos tener en cuenta lo siguiente:

  1. Se mostrará el botón guardar únicamente cuando ya se haya parametrizado en su totalidad el documento la primera vez.
  2. Se activará después de la descripción de la factura.
  3. No se mostrará si es un documento nuevo y no se ha repasado en su totalidad la primera vez.

 

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