a. Medios magnéticos

Creación conceptos y asociar cuentas

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Para iniciar con la generación del informe de medios magnéticos vas la ruta: Contabilidad – Informes oficiales – Informe de medios magnéticos.

Al ingresar te muestra la siguiente ventana, donde te lleva paso a paso.

El primer paso para la generación de medios magnéticos corresponde a la creación de conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente, si habías realizado el proceso el año anterior te presentará el siguiente mensaje:

Al marcar si, el sistema copiara los conceptos y formatos creados el año anterior, al marcar no, traerá los conceptos predefinidos por el sistema y será necesario asociar las cuentas contables correspondientes a cada concepto.

Importante: es de aclarar que este mensaje se generara una sola vez. Además, Siigo ya trae los conceptos creados por defecto.

Después de seleccionar el paso 1, te muestra la siguiente ventana:

En ella realizas el ingreso de las cuentas y conceptos. Puedes utilizar los botones que se encuentran en la parte superior y que se explican a continuación:

Con el ícono , podrás crear nuevos conceptos y definir los siguientes campos:

1. Concepto: es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponden al código del concepto con el cual se reporta la información, según las especificaciones dadas en la resolución para el año vigente.

2. Tipo monto: lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar el sistema son:

  • Costos/Deducciones: aplica para los conceptos a reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferente a salarios.
  • Salarios: para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001).
  • Ingresos: conceptos que aplican para reportar en el formato 1007 – Ingresos recibidos.
  • Pasivos: este se utilizar para los conceptos a reportar en el formato 1009 – Saldo cuentas por pagar.
  • Cuentas por cobrar: aplica los conceptos a reportar en el formato 1008 – Saldo cuentas por cobrar.
  • Sin tope general: para aquellos conceptos a reportar sin importar la cuantía, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar (formatos 1001, 1003, 1004, 1005, 1006, 1011, 1012, 2275, 2276).
  • Base de impuestos generados: este se utiliza para los conceptos de IVA generado a reportar validando el tope de ingresos.

3. Descripción: nombre con el cual se identifica el concepto, este texto no se visualizará en la generación de los archivos planos ni los archivos con formatos XML.

4. Formato: el sistema genera un listado de los formatos existentes y donde es necesario seleccionar aquel en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son:

  • 1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
  • 1003 – Retenciones que le practicaron
  • 1004 – Descuentos tributarios solicitados
  • 1005 – Impuesto descontable (IVA)
  • 1006 – Impuesto generado (IVA)
  • 1007 – Ingresos recibidos
  • 1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre).
  • 1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre).
  • 1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados.
  • 1011 – 2275 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional – Rentas exentas – Costos y Deducciones).
  • 1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones).
  • 2276 – Certificación de ingresos y retenciones personas naturales empleados.
  • 9998 – Base del impuesto generado

Importante: existen formatos que en la resolución no tienen conceptos asociados, sin embargo, en Siigo para la correcta generación de los archivos planos, es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos formatos son:

  • Formato 1005 crear el concepto 5555
  • Formato 1006 crear el concepto 6666
  • Formato 1010 crear el concepto 7777
  • Formato 1006 crear el concepto 9998

Para el Formato 1006 – Impuesto Generado se necesita crear un concepto DIAN 9998 y asociarlo al tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 – Base Impuesto Generado (este concepto y este formato solo se definen en Siigo para la correcta generación de la base del impuesto). En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar.

Con el ícono , generas un reporte con la lista de los conceptos de la Dian y el formato al que están asociados. 

Asociación de cuentas 

Una vez se encuentren definidos los conceptos bien sea por que se tomaron los que el sistema trae o por que se copiaron los del año anterior, Siigo te permite asociar a cada uno de ellos las cuentas contables que el sistema tomará para reportar los valores; para este proceso se habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario empezar a ingresar la información y diligenciar cada uno de los datos que el sistema solicita como son:

1. Cuenta contable: la cual es necesario encontrarse previamente creada y con movimiento o saldo.

2. Concepto: digita el código y con esto el sistema trae en forma automática el formato al cual se encuentra asociado dicho concepto.

3. Tipo de suma: por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de valor a incluir, según el caso de acuerdo al tipo de movimiento que requieras reportar en el archivo. Estos son:

  • Suma débitos: genera un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna débitos.
  • Suma créditos: se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito, de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna créditos.
  • Débitos menos créditos: muestra un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros; realiza la resta de la columna débitos menos la columna créditos. Se sugiere para las cuentas de impuestos, el manejo de este tipo de suma.
  • Saldo general: se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna Nuevo Saldo; (valor que resulta de sumar los valores de las columnas saldo anterior y débitos y a ese total restar los valores de la columna créditos).
  • Saldo inicial: da como resultado un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar. Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna saldo anterior.

4. Categoría: este campo te permite clasificar el rango de cuentas seleccionado en una característica específica, estas categorías se habilitan dependiendo del formato. Incluidas las nuevas categorías dispuestas por la DIAN, las cuales una vez definidas se mostrarán en la asociación de cuentas y conceptos. 

En este momento Siigo da la posibilidad de incorporar la asociación de cuentas contables por medio de interfaces, para ello en la parte superior se habilita un cuadro llamado “Exportar plantilla”, el cual te permite generar la plantilla, te solicita la ruta donde será guardada esta información. Aquí se genera un archivo en Excel el cual contiene la estructura que te permite la incorporación de estos datos al programa.

Luego de registrada la información, al volver a la pantalla de Siigo das clic en el botón “importar plantilla” y luego seleccionas la ruta del archivo a incorporar.

Confirmas la incorporación de información dando clic en el ícono .

Con este proceso el sistema carga los datos al programa, generando un listado del proceso realizado, en caso de presentarse inconsistencias el sistema también las reporta.

Al momento de volver a ingresar a Siigo a revisar la asociación de cuentas conceptos, se visualizará los datos incorporados.

Al dar clic en este ícono mantienes la información registrada.

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52 Comments
  • Mairena Noriega says:

    Buenas tardes, es la primera vez que voy a generar la exogena, ustedes tiene un excel de base

    18 mayo, 2022 at 11:04 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Mairena, si sigues el paso a paso del proceso, desde la parametrización, el sistema te genera en Excel los formatos. Después de creación de conceptos y asociar las cuentas, el cálculo de saldos y la generación.

      18 mayo, 2022 at 11:16 am
  • JOSE says:

    HOLA BUENAS TARDES, COMO HAGO PARA BORRAR UNA LINEA O CORREGIR UNO DE LOS CONCEPTOS EN LA ASOCIACION DE CUENTAS

    12 mayo, 2022 at 4:40 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jose, puedes seleccionar la línea con doble clic y luego se habilita en la parte superior el ícono para borrar. Al dar clic el sistem lo borra

      12 mayo, 2022 at 5:00 pm
  • VIVIANA BOLAÑO says:

    QUE CONCEPTOS SE CREAN PARA EL FORMATO 2276

    4 mayo, 2022 at 6:14 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Viviana, en ese formato van los conceptos que hacen parte de el certificado de ingresos y retenciones de los empleados.

      5 mayo, 2022 at 9:05 am
  • Jenny says:

    Buenas Tardes

    Saque un reporte de generación preliminar de formatos, revisando me esta bajando valores del año 2020, como hago para que salga del año 2021

    24 marzo, 2022 at 1:58 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jenny, te ubicas en el 31 de diciembre de 2021, revisas que tengas asociadas todas las cuentas, y corres el segundo paso para que actualice los valores y ahí si generas los formatos.

      24 marzo, 2022 at 2:25 pm
  • ESPERANZA SALAZAR MEJIA says:

    En una de las empresas no me paso el informe del año 2020, que debo hacer. Muchas gracias

    15 febrero, 2022 at 1:23 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Esperanza, si al ingresar no le diste que copiara la información del 2020, te crea el archivo en blanco, puedes descargar la plantilla a excel de los conceptos en el 2020 y subir esa interface en el 2021, en la guia de Creación de conceptos y asociación de las cuentas, te muestra como hacerlo.

      15 febrero, 2022 at 3:53 pm
  • maria says:

    Hola ingreso la parametrizacion de las cuentas del pasivo formato 1009 y no se me trael la informacion que esta en las ccuentas contabñes

    31 agosto, 2021 at 9:50 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Maria, después de parametrizar las cuentas de los formatos vas la segundo paso que es el cálculo de saldos y validación de topes, y ahí si generas el informe, cada vez que hagas modificaciones o agregues mas cuentas, debes volver a realizar el paso dos, del cálculo de saldos, para que el actualice el informe que va a generar. Si ya lo hiciste y no lo genera, revisa que hayas seleccionado el concepto que corresponde con saldo credito, que la cuenta tenga correctos los parámetros.

      31 agosto, 2021 at 10:12 am
  • Ana Lucia Forero says:

    Buenas tardes, alguien me puede decir como hago para que el formato 1009 solo tome los saldos de las cuentas por pagar a los fondos de pensiones y de seguridad social sin que lo tercerice en el concepto 2206

    18 agosto, 2021 at 4:34 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Ana Lucia, este formato toma los datos de las cuentas marcadas con detalle por pagar y muestra cada tercero que tuvo movimiento en la cuenta que se agrega al concepto, si algún tercero que no vas reportar puedes quitarlo del excel que te genera, pero el sistema te va los va a traer porque estan en el movimiento de esa cuenta.

      18 agosto, 2021 at 5:49 pm
  • YHON DIAZ says:

    Buenas noches, ya tengo todo parametrizado pero cuando genero los archivos me salen en blanco, ya corri las bases y exporto a excel y aparece como si solo hubiese parametrizado una parte, pero ya tengo todo

    15 junio, 2021 at 8:44 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Yhon, primero para generar los medios magneticos debes estar en el año 2020, parametrizar los conceptos asociando las cuentas necesarias en el paso 1 y luego corres el paso 2, con esto ya debe salirte los formatos en el siguiente paso, también debes verificar cuando asociaste las cuentas el tipo de calculo que se coloco, en el caso de impuestos como retencion en la fuente, que sea debitos – creditos. En el paso 1 puedes envias a excel las cuentas con los formatos para asi confirmar que todas esten. Si ya realizaste todo esto y sigues con el inconveniente, por favor comunicate a la linea de atención para que un asesor te ayude con la verificación. Bogotá (1)5802606 – Barranquilla (5)322 5103 – Bucaramanga (7)685 5056 Medellín (4)590 5989 – Cali (2)398 9476 – Ibagué (8)273 9852 – Otras ciudades 3168476623.

      16 junio, 2021 at 8:44 am
  • Leonardo Alvarado says:

    Hola, cordial saludo, realicé la parametrización para el 1001, pero antes de generarlo, olvidé incluir las cuentas de retención aplicada, las incluí, pero al generar nuevamente el 1001, no me salen las retenciones practicadas, ¿Cómo puedo solucionar esto?

    25 mayo, 2021 at 10:16 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Leonardo, cuando hagas modificacion o adicion de cuentas en el paso 1, debes volver a correr el proceso de calculo de saldos en el paso 2 y ahí si generar nuevamente el informe. Verifica por favor si es debido a esto que no te salen. feliz día.

      26 mayo, 2021 at 8:21 am
  • SOFIA VILLALBA says:

    por que no me salen los digitos de verificacion de los nit en el formato 1009

    21 mayo, 2021 at 3:30 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Sofia, verifica según normatividad, porque si estas actualizada en el programa, y el sistema no los genera para ese formato puede ser que no sean obligatorios, por favor si ves algo diferente en la norma, nos escribes indicandonos el articulo en el que esta y nosotros revisaremos el tema, gracias.

      22 mayo, 2021 at 10:12 am
  • JULIAN GROSSO says:

    Buen día, para generar el formato 1009 como puedo hacer para que el saldo de las cuentas de la retención de renta me lo genere con el NITde la DIAN de igual forma el saldo de la retención de ICA con el NIT de la entidad correspondiente?

    7 mayo, 2021 at 11:13 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Julian, los formatos se generan con el nit al que se le realizó la transacción, es decir con el Nit que se encuentran registrados en contabilidad, por favor verifica esto y ya con esto deciden si realizas los correctivos o haces las modificaciones de acuerdo a tu necesidad en el formato.

      7 mayo, 2021 at 12:01 pm
  • TANIA DAZA FLOREZ says:

    Hola, porque no me sale el concepto 5001 me dice que no esta creado, que debo hacer para reportar las cuentas de gasto de personal, ya las inclui para el concepto 4444 formato 2276, pero me falta para el concepto 5001 formato 1001 es asi? o estoy errada?

    4 mayo, 2021 at 12:53 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Tania, la informacion de gastos de personal va incluida en el formato 2276, ya no lo reportas en el formato 1001.

      5 mayo, 2021 at 9:04 am
  • jose a castro says:

    buenos días , por que al generar el 1006 no me salen los ivas relacionados con las ventas superiores a 500.000 mil , utilizo el formato 1006 y concepto 6666

    3 mayo, 2021 at 11:54 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Jose, por favor verifica que relacionaste las cuentas de ventas o ingresos al concepto 9998 para la base del impuesto, que todas esas cuentas esten marcadas como si terceros y verifica el tipo de suma en el formato 1006, que normalmente se usa debitos – creditos.

      4 mayo, 2021 at 10:45 am
  • LORENA BERMEO says:

    buen día, con que fecha debo ingresar a parametrizar los medios magneticos y para generar los formatos, si la informacion que voy a repoortar es la correspondiente al año gravable 2020

    29 abril, 2021 at 10:41 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Lorena, debes ingresar con fecha de diciembre 31 de 2020, porque como dices la información a reportar es la de ese año.

      29 abril, 2021 at 11:55 am
  • paula quintero says:

    buenos dias, porque SIIGO no me permite crear los formatos 5247 al 5252 y sus respectivos conceptos? es urgente. gracias

    8 abril, 2021 at 11:43 am
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Paula, el sistema trae para los formatos que aplican a las empresa de personas naturales y jurídicas, pero en el caso de los contratos de colaboración empresarial no se van a manejar estos formatos.

      8 abril, 2021 at 12:02 pm
  • MARIA says:

    Buen día

    Genero los formatos y me arroja información del año anterior,

    21 mayo, 2020 at 5:04 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Maria, es necesario tener en cuenta la fecha con la cual haz ingresado a trabajar en el programa

      20 agosto, 2020 at 12:26 pm
  • WENDI GARZON says:

    Buenas Tardes
    Al generar el formato 1003 me sale en ceros

    17 mayo, 2020 at 9:54 pm
    • Milton Pulido says:

      Hola Wendi!

      En el formato 1003 deben reportarse las retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre que terceros le hayan practicado a la entidad o persona informante. En Siigo es importante validar las cuentas 1355 que estén bien creadas con marcación de Retención, por medio de un informe detallado de terceros validar que haya tenido movimiento y en el paso 2 del proceso Medios magnéticos validar en el concepto el Tipo de Suma y categoría.
      Una vez hayas hecho la validación generas el paso 3 y 4 y te mostrara la información preliminar, de ser necesario con todo gusto te colaboramos en nuestro callcenter Bogotá (1)5802606 – Barranquilla (5)322 5103 – Bucaramanga (7)685 5056
      Medellín (4)590 5989 – Cali (2)398 9476 – Ibagué (8)273 9852 – Otras ciudades 3168476623.

      Feliz día!

      18 mayo, 2020 at 3:01 pm
  • vicente says:

    buen dia: estoy incluyendo cuentas en la asociación contable a conceptos DIAN para el formato 1012 y al hacer la generación preliminar de formatos no me trae las cuentas que cargué, qué puedo hacer para que las tome?

    8 mayo, 2019 at 12:13 pm
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Hola Vicente, en cuanto a tu pregunta, te sugerimos generar el informe de asociación de contable de conceptos DIAN que esta en el paso 1, para ello sólo ingresars al paso 1 y das clic en el icono de excel para que allí puedas validar los conceptos y cuentas asociados a dicho formato 1012 ; y seguidamente despues de haber echo la revisión realizas la corrección y ejecutas el paso 2 y 3

      10 mayo, 2019 at 11:52 am
  • adriana maria quintero roman says:

    buenas tardes, con que concepto asocio el formato 1005 y 1006.

    2 mayo, 2019 at 3:19 pm
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Adrina gracias por contactarnos, para dar respuesta a tu pregunta te contamos que para los Formato 1005 debes asociar el concepto 5555 y para el formato 1006 se debe asociar al concepto 6666
      Esperamos de esta manera poderte colaborar

      10 mayo, 2019 at 12:01 pm
  • adriana maria quintero roman says:

    buenas tardes mi nombre es adriana quintero, pregunto con que concepto asocio el formato 1006 y 1005.
    gracias

    2 mayo, 2019 at 3:16 pm
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Adrina gracias por contactarnos, para dar respuesta a tu pregunta te contamos que para los Formato 1005 debes asociar el concepto 5555 y para el formato 1006 se debe asociar al concepto 6666 Esperamos de esta manera poderte colaborar

      10 mayo, 2019 at 12:01 pm
  • LUISA FERNANDA says:

    Mi Plantilla no tiene las dos ultimas columnas Tipo de Fondo y Codigo de Fondo, tampoco tiene la hoja de Fondos

    10 abril, 2019 at 12:19 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Luisa… gracias por utilizar nuestros servicios. Para que puedas generar medios magneticos es necesario que te encuentres en versión 9.1 actualizada con los ultimos cambios; la razón por la cual no puedes visualizar esas columnas es por que tu licencia no esta actualizada con los ultimos cambios, el detalle de como realizar este proceso lo encuentras en el siguiente enlace Actualización. Buen dia

      11 abril, 2019 at 3:29 pm
  • Claritza Espinosa says:

    Tienen la información en archivos PDF ?Gracias

    9 abril, 2019 at 4:32 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Claritza, gracias por consultar nuestros contenidos de capacitación. En este momento el contenido de este enlace esta en video el cual te permite pausar, adelantar o devolver para orientarte en el paso a paso.

      9 abril, 2019 at 5:14 pm
  • paula says:

    hola que pena como creo el formato 1046 que no esta

    24 enero, 2019 at 10:20 am
    • Claudia Patricia Estevez says:

      Paula te contamos que el formato 1046- Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas en Contratos de Asociación para Explotación y Exploración Minera, no lo tenemos y tendrías que elaborarlo de manera manual

      28 enero, 2019 at 11:15 am
  • Luis says:

    como no tiene un concepto entonces siigo tiene el 4444 usa ese para amarrar las cuentas

    11 mayo, 2018 at 12:06 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Luis. la estructura de Siigo esta diseñada para que todo formato tenga conceptos asociados. A nivel normativo no todos los formatos tienen conceptos y por ello Siigo requiere que se utilice un concepto comodin el cual no sera visible pero ejemplo en el Formato 2276 de Ingresos y Retenciones sugerimos utilizar el concepto 4444

      16 mayo, 2018 at 8:07 am
  • Dairo Bernal Carreño says:

    Las retenciones en la fuente practicadas en el formato 1001 ¿Como se parametriza en la asociación de cuentas?

    10 mayo, 2018 at 2:36 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Dairo, la forma de asociarlas las cuentas contables en cualquier formato es la misma, es decir, debes digitar o realizar la búsqueda de la cuenta contable, asociar el código y luego de forma automática el sistema te trae el formato correspondiente al concepto

      16 mayo, 2018 at 8:03 am
  • LIZ YENNY SIERRA says:

    Como se parametriza formato 2276?

    27 abril, 2018 at 11:36 am
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Liz la parametrizacion de los formatos se realiza de la misma forma, hablamos que en el formato 2276 – Se reporta la información contenida en el Formulario 220 – Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados.

      10 mayo, 2018 at 10:40 am