Después de registrar o subir por interface el conteo físico, en esta opción se generan contablemente los ajustes correspondientes a las diferencias encontradas entre el saldo del inventario y el saldo del conteo; estos pueden ser solo en cantidades, cuando manejas costeo en Batch, o en valores y cantidades cuando el costeo es en línea.
Para generar el comprobante vas por el buscador de menú o por la ruta: Inventarios – Conteo físico – Comprobante de ajustes.
Seguido, se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario incluir algunos datos como son:
- Fecha: seleccionas la fecha correspondiente a la elaboración del ajuste.
Importante: el programa toma la fecha con la que ingresas al sistema, sin embargo, puedes cambiar el día de elaboración del documento.
- Tipo: hace referencia al tipo de comprobante en el cual se va a registrar el asiento contable.
Importante: se recomienda realizar esta contabilización en un documento Tipo L, el cual es necesario crear previamente.
- Centro de costo: digitas o haces la búsqueda del centro de costos en el cual se realizara el ajuste.
Importante: en Siigo es necesario crear mínimo un centro de costos como principal.
- Nit: relacionas el tercero al cual se le realizará la contabilización de los ajustes de inventarios, por ser un proceso interno de la organización te recomendamos digitar el Nit de la empresa.
- Conteo 1 – Conteo 2 – Conteo 3: el sistema te solicita confirmar sobre cuál de los tres conteos el programa internamente tomará la información para comparar con el saldo en el programa y encontrar las diferencias.
- Tiene relación centros costos – bodegas: lo seleccionas en caso que la empresa en su control interno maneje asociación directa ente los centros de costos y las bodegas, de lo contrario lo dejas en blanco.
- Está seguro: al marcar esta casilla el programa inicia la contabilización del documento, para ello se despliega una ventana en donde asignas el tipo de registro a realizar y que cuentas contables serán afectadas al momento de contabilizar el ajuste:
- Desea llevar el ajuste contra la cuenta de costos de inventario: elegir este campo permite que el sistema automáticamente contabilice el documento a las cuentas contables de inventarios (14) contra el costo de ventas (61), de no seleccionar esta casilla el sistema te solicitara las cuentas de utilidad y pérdida en las cuales se realizara la contabilización de los ajustes de inventario.
Importante: es necesario que las cuentas contables digitadas estén previamente creadas; en caso de llevar el ajuste contra la cuenta de costos, el sistema toma las cuentas de inventarios y costo de ventas que se encuentran asociadas en la apertura de líneas y grupos (Tablas de Inventarios) del producto al cual se le contabiliza.
Al momento de terminar la contabilización del ajuste, el sistema genera en pantalla un informe el cual reporta todos los productos a los cuales se les realizó el ajuste en cantidades, en qué documento y secuencia quedo y que conteo se tuvo en cuenta para el cálculo de las diferencias.
Importante: en este proceso el sistema solo genera el reporte de los productos ajustados; en caso de requerir la impresión, ingresas por el módulo de: Documentos – impresión de documentos previos.